un(e) secrétaire de direction (h/f)

Recruteur
Région
Bruxelles (BE)
Salaire
• Salaire mensuel brut : entre min. 2.189,00 € et max. 3.658,05 € (en fonction de l'expérience util
Publication
mardi 12 septembre 2017
Date limite
vendredi 27 octobre 2017
Réf
Secrétaire DG
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
Fixe
Temps de travail
Temps plein

Oxfam est une organisation internationale de développement qui mobilise le pouvoir citoyen contre la pauvreté.

 

Votre fonction

En qualité de secrétaire de direction vous êtes chargé(e) d’assurer les tâches administratives du Secrétariat Général, du Conseil d’Administration (CA) et de l’Assemblée Générale, et de soutenir le Secrétaire Général et le CA dans leur travail quotidien.

Vos tâches :

  • Tâches administratives diverses :
  1. Gérer la boîte électronique générale d’Oxfam-Solidarité,
  2. Répondre au téléphone et traiter le courrier entrant et sortant,
  3. Rédiger des lettres et des rapports en français et en néerlandais,
  4. Réaliser des traductions : français-néerlandais et/ou néerlandais-français,
  5. Gérer l’agenda du Secrétaire Général, planifier des réunions et fixer des rendez-vous,
  6. Faire le suivi de factures et établir des ordres de paiements,
  7. S’occuper des aspects logistiques lors de missions à l’étranger du Secrétaire Général (billets d’avion, réservations d’hôtel, demandes de visa, avances mission),
  8. Organiser le classement et l’archivage du Secrétariat Général,
  9. Assurer les publications obligatoires de l’asbl dans le Moniteur Belge,
  10. Participer à l’élaboration du budget du Secrétariat Général et en faire le suivi.
  • Coordination du rapport annuel :
  1. Rassembler et centraliser les informations nécessaires,
  2. Assurer la traduction, l’impression et la diffusion du rapport annuel.
  • Assurer le suivi et le traitement des legs en faveur de l’organisation.
  • Assurer le suivi et le traitement des obligations de solidarité (contributions du public à l’organisation) :
  1. Gérer et entretenir la base de données,
  2. Assurer les remboursements anticipés et entreprendre les démarches nécessaires en cas de décès d’un titulaire.
  • Coordination d’événements sociaux :
  1. Envoyer les invitations et suivre les inscriptions,
  2. Assurer l’encadrement logistique.

 

Votre profil

  • Vous adhérez aux valeurs et à la mission d’Oxfam-Solidarité,
  • Vous avez un diplôme de bachelier ou équivalent par expérience,
  • Vous avez au moins 3 années d’expérience dans une fonction d’administration et/ou de secrétariat,
  • Vous vous exprimez aisément en français et en néerlandais, tant à l’écrit qu’à l’oral; vous avez une bonne maîtrise de l’anglais,
  • Vous êtes polyvalent(e) et résistant(e) au stress,
  • Vous êtes discret(-ète) et fiable,
  • Vous êtes flexible (vous êtes prêt(e) à assister au moins 1 fois par mois à des réunions en soirée),
  • Vous possédez de bonnes capacités organisationnelles,
  • Vous êtes capable de planifier et d’organiser vos tâches en fonction des priorités,
  • Word, Excel, Access et Powerpoint n’ont plus de secret pour vous,
  • Vous êtes sociable et disposez d’un très bon contact humain.

 

Oxfam vous propose :

  • Un contrat à temps plein (38h) et à durée indéterminée,
  • Entrée en fonction : le plus vite possible
  • Lieu de travail : siège d'Oxfam-Solidarité, Rue des Quatre-Vents 60, 1080 Bruxelles,
  • mensuel brut : entre min. 2.189,00 € et  max. 3.658,05 € (en fonction de l'expérience utile), 13ème mois, chèques-repas et congé extra-légaux.

 

Etes-vous la personne que nous recherchons ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation avec la référence “Secrétaire SG” jusqu’au 1er octobre 2017 par mail à jobs@oxfamsol.be.

Nous accordons beaucoup d’importance à votre motivation : précisez, dans votre lettre, pourquoi vous souhaitez travailler pour le secteur des ONG et plus particulièrement pour Oxfam.

Pour Oxfam, l’égalité des chances est importante. Les candidats sont donc sélectionnés sur base de leurs qualités et compétences, sans tenir compte de l’âge, l’origine ou le sexe. 

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