ASSISTANT·E de direction en gestion des RESSOURCES HUMAINES

Région
Bruxelles (BE)
Publication
lundi 18 septembre 2017
Date limite
vendredi 13 octobre 2017
Réf
FO1703F
Type de contrat
Fixe
Temps de travail
Temps plein

EMPLOYEUR

Le Collège des médiateurs fédéraux (le Médiateur fédéral ci-après) organise un concours de recrutement pour la sélection d’1 assistant·e de direction statutaire francophone bilingue (F/N).

La réserve de recrutement a une durée de validité de 2 ans.

L’entrée en fonction est prévue durant le premier trimestre 2018.

Le Médiateur fédéral est une institution indépendante, collatérale du Parlement, instaurée par la loi du 22 mars 1995, qui est chargée de recevoir les réclamations des citoyens à l’encontre des autorités administratives fédérales. Il tente de résoudre les cas individuels, mène des investigations impartiales sur le bon fonctionnement de l’administration, promeut la bonne administration et veille au respect des droits des personnes par les services publics. Le « Centre Intégrité », créé auprès des médiateurs fédéraux, examine quant à lui les dénonciations d’une atteinte suspectée à l’intégrité au sein d’une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel. Le Médiateur fédéral émet toute recommandation qu’il juge utile pour renforcer la bonne administration et fait rapport au Parlement.

Le Médiateur fédéral dispose d’un cadre organique de collaborateurs nommés à titre définitif et/ou de chargés de mission. Au niveau B (niveau non universitaire), ce cadre est composé de 12 assistants administratifs et/ou de direction.


CONTENU DE LA FONCTION

En qualité d’assistant·e de direction, vous apportez votre soutien au pilier logistique du Médiateur fédéral sous la direction de l’administrateur et l’autorité des médiateurs fédéraux.

Votre travail, au sein d’une équipe, comprend en tout ou partie les tâches reprises ci-après :

  • Vous assurez la gestion journalière des ressources humaines :
    • vous gérez les dossiers du personnel statutaire et contractuel :
      • contrats de travail, arrêtés, documents sociaux
      • rapports de stage et d’évaluation
      • suivi de la carrière et des incidents de carrière
      • distinctions honorifiques dans les Ordres nationaux
    • vous gérez les salaires, dont :
      • la détermination et le suivi de l’ancienneté pécuniaire des collaborateurs
      • la détermination et le contrôle des allocations et indemnités allouées au personnel
      • la rédaction des instructions à l’organisme de paiement (Persopoint) pour le paiement des salaires et la vérification de leur exécution
  • vous apportez conseil, information et assistance en ce qui concerne l’application des statuts et le respect de la législation
    • vous collaborez à l’élaboration et à l’amélioration de la réglementation et des procédures internes et veillez à leur correcte application
    • vous contribuez au recrutement statutaire et contractuel des collaborateurs du Médiateur fédéral
    • vous organisez l’exécution du plan de formation des collaborateurs du Médiateur fédéral
  • Vous apportez un soutien administratif à l’administrateur afin de lui permettre d’accomplir ses activités dans des conditions optimales :
    • vous collaborez à la rédaction et à la traduction de rapports et notes du Médiateur fédéral (rapport annuel, rapports budgétaires, …), réglementations et notes de service
    • vous assurez le secrétariat de réunions
    • vous veillez au traitement efficace des flux de dossiers, d’information et de communication :
      • avec les instances parlementaires et la Cour des comptes
      • avec les autres contacts externes du Médiateur fédéral
      • entre le comité de direction et les membres du personnel
      • Vous planifiez et gérez votre développement personnel, en concertation étroite avec l’administrateur.


Plus d’informations concernant la fonction ?

Marc De Mesmaeker, administrateur auprès du Médiateur fédéral, rue de Louvain 48 boîte 6, 1000 Bruxelles, 02/289.27.08 ou le service du personnel, 02/289.27.38.


PROFIL :

Afin d’assumer de façon efficace et efficiente la fonction décrite ci-avant, vous possédez les compétences suivantes :

Compétences comportementales

  • vous avez de bonnes capacités de communication tant verbale qu’écrite
  • vous avez un esprit de synthèse et d’analyse
  • vous avez le souci et le respect du client : vous traitez les dossiers des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective; vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs
  • vous avez un esprit critique et constructif
  • vous avez le sens de l’organisation et travaillez de manière autonome; vous pouvez faire face aux imprévus
  • vous êtes capable de travailler en équipe: vous vous intégrez dans le team, vous partagez vos connaissances et informations de manière transparente, vous encouragez l’esprit d’équipe
  • vous avez le sens de la perfection et êtes orienté(e) vers le résultat: vous mettez tout en oeuvre pour générer des résultats de manière ciblée et avec une efficience maximale, en respectant les délais impartis
  • vous êtes résistant·e au stress et flexible dans l’organisation de votre travail
  • vous êtes intègre; vous agissez en conformité avec les valeurs de l’institution et en toute confidentialité; vous respectez vos engagements et évitez toute forme de partialité
  • vous agissez dans le respect de l’indépendance du Médiateur fédéral.


Compétences techniques

  • vous possédez une très bonne connaissance de la législation sociale et du statut des agents de l’Etat fédéral
  • vous avez une large connaissance en matière de gestion salariale
  • vous avez une bonne perception de la fonction d’ombudsman en général
  • vous avez une connaissance suffisante du néerlandais (voir Conditions pour être nommé·e en tant que stagiaire) ; la connaissance de l’allemand, de l’anglais et/ou d’autres langues est un atout supplémentaire
  • vous maîtrisez la gestion documentaire
  • vous maîtrisez les techniques d’accueil et de communication
  • vous maîtrisez les applications Word et Excel et avez une pratique courante d’autres outils informatiques (Outlook, Powerpoint, …).


CONDITIONS DE PARTICIPATION

1. Diplôme requis à la date du 13 octobre 2017

Un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (bachelier de transition ou diplôme de candidature, ou bachelier professionnalisant ou graduat), après au moins 2 années d’études.

Si vous avez obtenu le diplôme requis dans une langue autre que le français, vous devez nous adresser, conjointement à votre diplôme, la preuve de votre connaissance approfondie du français par le biais d’un certificat linguistique, conformément aux lois sur l’emploi des langues en matière administrative.

Si vous avez obtenu le diplôme requis dans un pays autre que la Belgique, vous pouvez participer à la sélection si vous nous fournissez, conjointement à votre diplôme, l’attestation d’équivalence de votre diplôme auprès du Ministère de la Communauté française.

Vous n’êtes pas certain·e que votre diplôme ou la langue dans laquelle vous l’avez obtenu vous donne accès à la sélection ? Informez-vous avant la date limite d’inscription auprès de Marc De Mesmaeker, administrateur auprès du Médiateur fédéral, rue de Louvain 48 boîte 6, 1000 Bruxelles, tél. 02 289 27 08, ou auprès du service du personnel : tél. 02 289 27 38.


2. Expérience requise à la date du 13 octobre 2017

Vous possédez au moins 4 années d’expérience professionnelle utile, dont :

  • au moins 2 années dans la gestion journalière des ressources humaines
    ET
  • au moins 2 années dans le secteur public.


OFFRE

Conditions de travail

Vous êtes engagé·e au grade d’assistant·e de direction (niveau B) avec le barème correspondant B8/1. Pour déterminer votre rémunération, il sera tenu compte de votre expérience professionnelle utile.

Le traitement de départ dans l’échelle barémique B8/1, en tenant compte d’une expérience professionnelle utile de 4 années, évolue de 3.574,80 EUR à 5.820,92 EUR (salaire mensuel brut, adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).


Avantages

  • assurance hospitalisation gratuite
  • indemnité de déplacement ou remboursement d’abonnement pour les déplacements domicile-lieu de travail en transport public
  • allocation de scolarité
  • restaurant d’entreprise.


PROCEDURE DE SELECTION

Attention :

  • chaque partie de la procédure de sélection reprise ci-après (points 1, 2 et 3) est éliminatoire; si vous ne remplissez pas les conditions de participation (cf. screening, point 1) ou si vous ne réussissez pas l’une des épreuves (points 2 et 3), vous ne serez pas invité(e) aux épreuves suivantes de la procédure de sélection;
  • l’ordre des épreuves (points 2 et 3) peut être changé par le Médiateur fédéral;
  • nous ne tenons pas compte de votre candidature si vous ne vous présentez pas à l’une des épreuves ou partie d’épreuve.


1. Screening des conditions de participation

Vous ne serez admis·e à la sélection que si vous avez le diplôme et l’expérience professionnelle utile requis. Le screening de l’expérience professionnelle pertinente se fait sur la base du formulaire d’inscription en notre possession à la date limite d’inscription. Veuillez décrire à cet effet de la manière la plus complète possible votre expérience par type de fonction exercée, en mentionnant chaque fois les dates de début et de fin de l’exercice de la fonction ainsi que les tâches et responsabilités qui vous étaient dévolues.


2. Epreuve écrite

Durée : maximum 2 heures.

Cette partie permettra d’évaluer non seulement vos connaissances dans le domaine d’activités à travers des cas pratiques, mais également vos capacités rédactionnelles.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 24 points sur 40.


3. Interview

Durée : maximum 1 heure.

Vos compétences techniques et comportementales correspondant aux exigences de la fonction seront évaluées durant l’interview, de même que votre motivation, vos intérêts et affinités pour le domaine d’activités. Les renseignements fournis dans votre formulaire d’inscription seront utilisés à titre complémentaire durant l’interview.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 36 points sur 60.


Classement

Le classement des lauréats sera établi sur la base de la somme des points obtenus lors de l’épreuve écrite (partie 2) et de l’interview (partie 3). En cas d’égalité entre lauréats, celui qui aura obtenu le meilleur score à l’interview sera prioritaire. En cas de score identique à l’interview, le jury tranchera.

Si vous ne pouvez pas être affecté(e) immédiatement, vous vous trouverez sur une liste (réserve de recrutement) dans laquelle l’employeur puisera chaque fois qu’une place sera déclarée vacante pour cette fonction. Cette réserve de recrutement est valable 2 ans.


Feedback

Après réception de votre résultat, vous pouvez demander, à chaque phase de sélection, un feedback écrit dans les trois mois à Marc De Mesmaeker, administrateur auprès du Médiateur fédéral, rue de Louvain 48, boîte 6, 1000 Bruxelles


Pas satisfait·e de la procédure de sélection ?

Vous pouvez vous adresser au Médiateur fédéral, rue de Louvain 48, boîte 6, 1000 Bruxelles.


POSTULER

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 13 octobre 2017 inclus.

Vous envoyez le formulaire d’inscription FO1703F/1, dûment complété et signé et copie de votre ou de vos diplôme(s), attestation(s) et certificat(s), (la date de la poste faisant foi) à l’adresse suivante :

Le Médiateur fédéral, Recrutements
Attn Marc De Mesmaeker, Administrateur
Rue de Louvain 48, boîte 6
1000 Bruxelles