(Tijdelijke) Office Assistant M/V

Recruteur
Région
ROTSELAAR
Publication
mardi 3 octobre 2017
Date limite
vendredi 3 novembre 2017
Réf
BC78AUNQ-BE
Contact
Unique Leuven Office
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
Temporaire
Temps de travail
Mi-temps

Ons bedrijf is actief in een technische sector en heeft een hoofdzetel gelegen te Rotselaar.

Functiebeschrijving

  • Verantwoordelijk voor de algemene ondersteuning in de organisatie
    •Verantwoordelijk voor de ondersteuning van het sales team met als doel bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen en de jaarbudgetten van de Business Units.
    •Verantwoordelijk voor ad hoc ondersteuning van andere afdelingen zoals Supply Chain, Human Resources, Financiën, Productie, enz..

    KERNTAKEN & -VERANTWOORDELIJKHEDEN

    1.Algemene ondersteuning (bevat o.a.)
    •Telefonisch onthaal •Briefwisseling, archivering, beheer algemene mailboxen en faxen
    •Ontvangst bezoekers & organisatie van de meeting rooms
  • Operationeel houden van de kantoren (kantoren, keuken, meeting rooms, enz..)
  • Beheer van consumables kantoor, cafetaria, enz…
  • Organisatie businessreizen
    •Opstellen inkoopopdrachten
  • Beheer van de customer businesspartner fiches in het ERP systeem

    2.Ondersteuning van het sales team
  • Agendabeheer sales engineers
  • Verleent tele-ondersteuning aan de sales engineers tijdens diens buitendienst activiteiten
  • Beantwoordt telefonische vragen van klanten
  • Onderhoudt telefonische contacten met klanten en/of prospecten en draagt zo bij tot het in stand houden en uitbouwen van klantenrelaties
  • Beheer en/of registratie bezoekrapporten van de SE
  • Bereidt klantenbezoeken voor de sales engineer voor en volgt deze verder op
  • Behandelt interne en externe documentatie aanvragen
  • Werkt interne en externe offerteaanvragen uit
  • Informeert de sales engineer en de business unit manager voortdurend over de stand van zaken : evolutie van offertes, klanten navragen, projecten, klachten enz..
  • Volgt de uitvoering van gemaakte afspraken op (b.v. retour demo producten) alsook verschillende deadlines op (b.v. beslissing i.v.m. offerte, …) en rapporteert hier tijdig over aan de betrokken sales engineer
  • Verzorgt de dagelijkse klantenfacturatie op basis van de geboekte leveringsnota's 3.Ondersteuning van de supply chain afdeling
  • Verzorgt op vraag van de supply chain manager het inboeken van de binnenkomende orders
  • Neemt op vraag van de supply chain manager contact met de toeleveranciers

    4.Ondersteuning van de personeelsafdeling
  • Dagelijkse administratie van de prestaties van de werknemers/uitzendkrachten (ziekte, verlof, ADV, klein verlet,…)
  • Opstellen van de aan de arbeidsovereenkomsten aanverwante documenten (ter beschikkingstellen van bedrijfswagen, tankkaarten, maaltijdcheques, ICT materiaal, sleutels, enz…)
  • Organisatie personeelsevents

    5.Ondersteuning van de financiële afdeling
  • Verzorgt op vraag van de finance & administration manager het inboeken van boekhoudkundige stukken
  • Verzorgt op vraag van de finance & administration manager de debiteurenopvolging (telefonisch en/of schriftelijk)


Functie-eisen
Know-how

  • Opleiding :
  • Minimaal Middelbaar onderwijs
  • Ervaring :
  • minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
  • ervaring in een technische omgeving is een pluspunt

    Technical Competences
  • IT : - zeer grondige kennis gangbare MS Office tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
    - SAP Business One is een pluspunt
  • Talen: - zeer goede kennis van het Nederlands en Frans
    - goede kennis van Engels en/of Duits, minstens gesproken taal

    Generieke competenties
  • Integriteit
  • Verantwoordelijkheidszin en resultaatgerichtheid
  • Klantgerichtheid
  • Betrokkenheid
  • Samenwerking

    Functiespecifieke competenties
  • Communicatie
  • Nauwgezet
  • Flexibiliteit
  • Stressbestendigheid
  • Opvolgen
  • Plannen, organiseren, structureren


Arbeidsvoorwaarden
Je werkt van 8u30 tot 17u, op vrijdag tot 16u, in ons kantoor te Rotselaar.
Verloning in functie van ervaring.