Un(e) Directeur(trice) administratif(tive)

L’asbl L’Equipe gère 8 services psychiatriques dont un hôpital de jour de 20 lits ainsi que des services ambulatoires et résidentiels. L’association travaille dans un contexte d’importants changements aussi bien d’organisation interne que d’évolutions institutionnelles. Elle existe depuis plus de 50 ans et compte plus de 150 membres du personnel.

Elle engage

Un(e) Directeur(trice) administratif(tive)

CDI 38h/sem possédant un diplôme de licencié/master et ayant des compétences aussi bien relationnelles que de gestion acquises suite à une expérience professionnelle probante de préférence dans le domaine médico-social.

Concrètement les tâches à accomplir correspondent aux Rôles et Fonctions suivants :

  • Le Directeur administratif de l’ASBL "L’EQUIPE" est directement et exclusivement responsable devant le Conseil d’Administration de l’Association et son Bureau.
  • Il est désigné comme représentant de l’employeur et exécute les directives données par le CA dans son ensemble ou en vertu de délégations particulières.
  • Il en contrôle la réalisation et, pour ce faire, a autorité sur tout le personnel non médical. Y sont fonctionnellement associés les projets (Club 55, Prélude,…) gérés par l’ASBL Juan-Luis VIVES et cela, en vertu de la convention d’agréation annexée à l’acte constitutif de l’ASBL Juan-Luis VIVES.


En tant que Directeur administratif, ses compétences s’étendent aux domaines suivants :

A. Gestion générale

Les différents aspects de la gestion générale de l’association constituent le « cœur » du travail quotidien.
1. Il est chargé de la direction de l’activité administrative journalière de l’Association ainsi que de la coordination de l’ensemble des services. Pour ce faire il est en contact avec la secrétaire de direction, les responsables des ressources humaines, de l’informatique, des achats, des finances, de la comptabilité, des projets spécifiques, la conseillère en prévention et les coordinateurs des différents services.

Il instruit les affaires, dirige l’administration ainsi que le service maintenance et est –en tant que représentant de l’employeur-, le chef du personnel de l’ASBL.

Il assure les services généraux et hôteliers destinés aux patients.

Il propose au Bureau et/ou au CA toutes les mesures qui lui paraissent utiles pour améliorer le fonctionnement de l’association et des services qu’elle gère.

Il organise la communication institutionnelle en concertation avec le Directeur médical pour les domaines qui le concernent.


2. Le Directeur administratif se concerte régulièrement avec le Directeur médical et les Coordinateurs des services, pour les aspects qui les concernent.

Il veille à mettre en place les mesures favorisant les conditions et un climat de travail optimaux.
A cet effet, il rencontre régulièrement avec le Directeur médical les équipes ou les représentants de chacun des services.

Si sa présence l’amène à avoir connaissance de questions médicales ou psycho-sociales qui concernent les patients, il est tenu de respecter le secret professionnel.

Il gère, en collaboration avec le Directeur médical, les éventuels différends qui peuvent survenir au sein des équipes.


3. Il exécute les décisions prises par le Conseil d’Administration et son Bureau et prépare, pour ces instances les décisions à prendre.


4. Il prépare les ordres du jour des Bureau, CA, AG, en concertation avec le Directeur 
médical de l’Asbl.
Il assiste aux Bureau, CA et AG avec voix consultative. Il rédige les projets de procès- verbaux.


5. Il représente d’une manière générale l’ASBL et est chargé des contacts extérieurs ainsi que des démarches auprès des Autorités, des Administrations, des Fédérations hospitalières, et d’autres institutions de soins ou pas (Plateforme de Concertation en Santé Mentale, projets uniques bruxellois de réforme de la santé mentale pour adultes et adolescents, Fédération des Structures Psycho-Socio-Thérapeutiques, Conseil consultatif,…). Il assure, le cas échéant, ces démarches et représentations avec le Directeur médical.

Il veille à ce que soient correctement remplies toutes obligations résultant des législations qui nous concernent (RGPD, trajet de réintégration, application des CCT,…) et des conventions de partenariat ainsi que celles conclues avec l’INAMI, la Commission communautaire française, le Ministère de la Santé publique, ou tout autre pouvoir subsidiant.


6. Il représente l’Asbl, avec le Directeur médical, pour la négociation de conventions fonctionnelles et/ou avec les pouvoirs subsidiants.


7. Il est responsable de l’exécution des conventions confiées en sous-traitance à des organismes extérieurs.


8. Il rassemble -en collaboration avec le Directeur médical- toutes les données qui devront figurer dans le rapport annuel général des activités, organise leur présentation et soumet le projet au CA ; après approbation par celui-ci, il assure la publication et la diffusion du rapport annuel.


9. Il est mandaté par le CA pour siéger au CE, CPPT, DS et CC.


10. Il observe et applique strictement les lois et règlements sur les marchés publics pour les commandes et contrats à passer avec des tiers.


11. En cas de nécessité, il s’entoure des conseils de professionnels (avocat, courtier en assurance, architecte, …. )


12. Il tient à jour les divers contrats de tiers et en particulier des d’assurances et veille à leur ajustement éventuel.


13. Il élabore avec le DM les plans de gestion stratégique et les positionnements de l’association qui seront à valider par le CA.


14. Il se tient informé de l’actualité politique et sociale du pays et plus particulièrement de la Région de Bruxelles-capitale et des différentes institutions qui la composent. Il interpelle et informe le CA si nécessaire.


B. Gestion du personnel

D’une manière générale, en tant que chef du personnel, il propose aux Bureau et CA toutes mesures utiles au bon fonctionnement de l’Asbl et veille à l’observation des législations et réglementations sociales. Il peut mandater tout ou partie de la gestion du personnel à un responsable interne des ressources humaines. Dans ce cas les rôles et fonctions de ce responsable RH seront explicités.

1. Il est responsable de l’application du règlement de travail de l’Asbl.
A ce titre, il instruit les manquements du personnel et applique éventuellement les sanctions et/ou mesures disciplinaires qui s’imposent :

  • en concertation avec le Directeur médical et sur information des Médecins-directeurs et Coordinateurs concernés pour ce qui concerne le personnel des équipes psycho-socio-thérapeutiques et le personnel logistique. Il informe la délégation syndicale si nécessaire.
  • en concertation avec le Directeur médical et après avis du Bureau et du CA pour les responsables (coordinateurs) des structures


2. Il préside les réunions paritaires et soumet aux Bureau et CA les points soulevés qui, par leur nature, requièrent leur décision. 
Il se concerte avec l’ensemble des Coordinateurs pour les questions qui relèvent de leur compétence et/ou de leur expérience.
Par ailleurs, il informe régulièrement les Bureau et CA de l’état des relations paritaires au sein de l’Asbl.


3. Il gère le cadre du personnel tel qu’arrêté par le Conseil d’administration et soumet toute proposition de modification du cadre aux Bureau et Conseil d’administration, en concertation avec le Directeur médical, après avoir recueilli l’avis préalable du Conseil médical pour ce qui concerne le cadre du personnel médical et socio-thérapeutique.


4. Il gère les contrats et les conventions de service pour l’Asbl.


5. Dans les limites du cadre autorisé par le CA, il organise la sélection et le recrutement du personnel employé engagé à durée indéterminée, après accord de principe du Bureau et/ou du CA :


5.1. Pour le personnel employé destiné à l’encadrement des patients, il agit en 
concertation avec le Directeur médical et le Bureau sur base des candidatures proposées par les Médecins-directeurs et les Responsables de structures.

5.2. Pour le personnel employé de l’administration, il agit en concertation avec le 
Directeur médical et le Bureau.

5.3. Pour le personnel logistique de l’Asbl, il agit en concertation avec le Coordinateur concerné s’il s’agit de personnel attaché à un service particulier.


6. Pour autant qu’il n’y ait pas d’augmentation de cadre du personnel arrêté par le CA, il est habilité à recruter par contrat de remplacement ou à durée déterminée :

  • le personnel employé destiné à encadrer les patients, en concertation avec le Directeur médical et sur proposition des Médecin-directeur et Coordinateur concernés
  • le personnel employé destiné à l’administration, en accord avec le Directeur médical
  • le personnel ouvrier


7. Il veille au suivi des périodes d’essai du personnel et peut rompre, le cas échéant, le 
contrat avant la fin de la période d’essai :

  • Pour le personnel socio-thérapeutique nouvellement engagé, il agit en concertation avec le Directeur médical, et sur base du bilan transmis par les Médecins-directeurs et les CC
  • Pour le personnel de l’administration qu’il dirige, il agit en concertation avec le Président de l’Asbl L’Equipe et, le cas échéant, avec le Directeur médical
  • Pour le personnel ouvrier, il peut agir seul en prenant avis du ou des responsable(s)concerné(s).


8. En application du Règlement de travail il peut être amené à proposer au Bureau et/ou 
au CA, en concertation avec le Directeur médical pour le personnel médical et sociothérapeutique, une mesure de licenciement à l’encontre d’un membre du personnel. Pour ce qui concerne le personnel médical, l’avis du Conseil médical doit être sollicité.
Il exécute les éventuelles décisions de licenciement (hors période d’essai visée ci-dessus) prises par le Bureau et/ou le CA et en informe les instances concernées (délégation syndicale, responsables hiérarchiques…).
Pour ce qui concerne la faute grave, la décision doit être prise en accord avec le président du CA ou son représentant.


9. Il assure le suivi de la gestion des salaires, assurances groupe / hospitalisation, des documents sociaux et attestations diverses. En particulier il reçoit les certificats médicaux et les dates de congé de tout le personnel (via le Coordinateur ou le Directeur médical, selon le cas).


10. Il assure la tenue d’un dossier individualisé du personnel


C. Gestion financière

1. Il est responsable du bon fonctionnement de la comptabilité et de la trésorerie tenues par le Responsable financier.
Après concertation avec les Coordinateurs, il arrête les projets de budget préparés par structures par le Responsable financier et les soumet pour accord aux Bureau et CA. 
Il s’assure de leur suivi régulier et rend compte du contrôle budgétaire, trimestriellement devant le Bureau et semestriellement devant le CA.

Il organise la vérification des dépenses et des pièces comptables y afférentes et prend toutes dispositions utiles à cet effet avec le Responsable financier.


2. Il donne au Responsable financier les autorisations de paiement des factures et des transferts bancaires pour les comptes ouverts au nom des ASBL. 
Il veille à la mise à disposition des coordinateurs des services, les moyens financiers nécessaires au fonctionnement quotidien.


3. Il surveille les placements à terme en collaboration avec le Responsable financier


4. Il arrête chaque année les comptes de l’exercice précédent et les soumet à l’approbation du Bureau et du Conseil d’Administration avec la collaboration du Responsable financier.


5. Il veille à ce que soient remplies toutes les obligations administratives et fiscales imposées par la législation et les règlements aux associations sans but lucratif.


D. Gestion immobilière

Il assure en bon père de famille la gestion courante du patrimoine immobilier de l’Association et des 50 logements de Prélude. Pour ce faire, il est secondé par une équipe de maintenance pour les interventions courantes de réparation mais il sera aussi amené à gérer des projets plus importants de construction et/ou de rénovation dont il aura la responsabilité. 
Il représente le maître de l’ouvrage pour les travaux confiés aux architectes et 
entreprises externes, assure le suivi des chantiers suivant le cas en concertation avec les Coordinateurs des services et la maintenance et agit dans le cadre de la délégation de pouvoir et de signature lui concédés par le Bureau et/ ou le Conseil d’administration.

Avec l’aide du CPPT et de la médecine du travail, il veille à la sécurité et à l’hygiène des locaux tant pour les patients que pour le personnel, dans le respect de la législation qui concerne ces points.
Pour satisfaire ces deux points, il a accès à tous les locaux appartenant à l’Asbl après en avoir averti qui de droit.
Il représente l’Asbl vis-à-vis des tiers fournisseurs de biens et de services.


E. Gestion informatique

Gestion du matériel 
Après étude concertée des besoins, il est seul habilité à passer commande de matériels et logiciels informatiques pour l’Asbl, dans les limites budgétaires fixées et à représenter l’Asbl auprès des sous-traitants.

Gestion des réseaux
Il est seul habilité à demander l’intervention des fournisseurs externes, en-dehors des interventions de maintenance prévues contractuellement.

Il veille particulièrement à organiser la sauvegarde régulière des données centrales de gestion. Il supervise avec l’aide des responsables de projets spécifiques et informatiques le développement et l’implémentation au sien des services des nouveaux logiciels (DPI, gestion des dossiers administratifs, gestions des horaires, RGPD,…).


F. Gestion des achats

Dans les limites budgétaires fixées et en respectant les règles des marchés publics 
il organise la gestion des achats notamment en matière de :

  • fournitures informatiques (hard et software) et bureautiques 
    (téléphonie, fax, copieurs,…)
  • matériel de cuisine et d’hôtellerie
  • fournitures de mobilier et matériels divers, ainsi que toutes fournitures immeubles par destination
  • fournitures de bureau

Il est habilité à conclure des contrats de services avec les fournisseurs.


Package salarial

• Une rémunération en fonction du niveau de responsabilité et du financement public
• Assurance groupe
• Assurance hospitalisation
• Congés : au-delà des 20 jours légaux et des 10 fériés, 6 jours de congés supplémentaires offerts par l’employeur et 4 jours supplémentaires de CCT
• 5 jours de formation permanente et intervention financière dans les inscriptions
• Horaires flexibles
• Aménagement des fins de carrière
• Place de parking réservée ou gratuité en transport en commun ( > 4 Km)

Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion


Intéressé(e) ?

Date limite d’envoi des candidatures (lettre de motivation et CV)
le 16 mars 2018 
par e-mail via le bouton POSTULER
ou courrier postal : 
à l’attention du Président du Conseil d’Administration de L’Equipe ,
Dr Alain De Wever,
au 60 rue de Veeweyde
à 1070 Bruxelles.

Renseignements complémentaires : tél. 02/556.28.30.

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