2 chefs de projets « démarches en ligne » sein de l’e-WBS

Le Service Public de Wallonie recherche deux chefs de projets « démarches en ligne » sein de l’e-WBS


Description de fonction :

La dématérialisation des démarches est une tendance lourde de l’évolution des services publics, qui est perçue comme une source de gains, pour l’usager et pour le service public en général. Elle consiste à rendre les démarches accessibles en ligne, notamment au travers de formulaires électroniques intelligents.

Dans l’optique de pouvoir répondre aux demandes découlant du Contrat d’administration de la Fédération Wallonie-Bruxelles, il s’agit d’engager deux chefs de projet « Démarches en ligne ».


Mission :

Le chef de projet est chargé d’organiser et de suivre la réalisation de plusieurs chantiers liés à la dématérialisation des démarches administratives, et plus particulièrement :

  • La coordination et l’animation du réseau d’acteurs en charge du référentiel des démarches administratives pour la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
  • Le support aux administrations dans la dématérialisation de leurs démarches et formulaires ;
  • La gestion de projets transversaux liés à la mise en place du guichet unique virtuel.

Le chef de projet sera intégré au sein d’une équipe pluridisciplinaire sous la direction « Production et Gestion » d’eWBS et travaillera en collaboration avec les autres membres d’eWBS et les agents des services administratifs avec lesquels eWBS collabore.


Les activités correspondantes sont :

Référentiel des démarches administratives :

  • Collaborer avec les administrations pour réaliser l’inventaire des démarches qu’elles offrent aux usagers, en suivant une méthodologie élaborée par eWBS. Les accompagner dans le suivi de la gestion des informations collectées (mise à jour au fil du temps, évolution des démarches).
  • Collaborer avec les administrations pour maximiser l’utilisation de ces informations dans les systèmes d’information à destination des usagers (portails transversaux et thématiques).
  • Participer à l’analyse des besoins de l’outil de gestion de l’information sur les démarches administratives.

Simplification des démarches administratives et des formulaires associés :

  • Gérer le plan de dématérialisation des démarches pour la Fédération Wallonie-Bruxelles : identification des démarches à rendre accessibles par voie électronique, organisation des priorités et des feuilles de route ; élaboration et mise à jour des indicateurs pertinents.
  • Réaliser ou accompagner des agents de l'administration dans la réalisation des analyses de simplification de formulaires et de documents administratifs (formalisation des besoins, propositions en termes de lisibilité, de structuration, de recours aux sources authentiques, élaboration de maquettes, etc.).
  • Encadrer l'ensemble du circuit de simplification et de dématérialisation des démarches vis-à-vis des usagers :
    • En collaboration étroite avec les administrations bénéficiaires et les prestataires informatiques, mise en œuvre des chantiers de dématérialisation des démarches.
    • Suivi des projets, évaluation et reporting des actions de dématérialisation.
    • Gestion des contacts avec les parties prenantes et encadrement de leurs interventions.
    • Suivi de la méthodologie de dématérialisation, en particulier sur les aspects de lisibilité et de simplification.
  • Transférer les connaissances et les bonnes pratiques autour de la lisibilité et la simplification des démarches et des formulaires en ligne via :
    • La mise en place et l’animation de communautés de pratiques
    • L’animation de formations à destination des agents administratifs.
    • La conception et le suivi de la mise en œuvre de modules de formation, dont un volet e-learning
  • Evaluer la pertinence d’actions de simplification au moyen d’une méthodologie existante de calcul de gains de charge administrative (SCM light) et au regard des outils et méthodologies portés par eWBS .
  • Coordonner les projets transversaux liés au développement du guichet unique et à l’intégration des démarches en ligne dans le guichet, dans les aspects de gestion de projet, et/ou dans les aspects de définition et de suivi des exigences fonctionnelles (product owner).


De manière plus générale :

  • Contribuer à la mise en œuvre du plan d’action de simplification administrative et d'e-gouvernement
  • Veiller au respect des règles et méthodes existantes en matière de gestion de projets et de marchés publics
  • Collaborer avec les acteurs informatiques et les prestataires externes
  • Opérer une veille permanente sur la simplification administrative, l’administration électronique et la lisibilité des démarches

Lieu de travail : Bruxelles.

Les agents travailleront principalement au sein du Ministère de la fédération Wallonie-Bruxelles, situé boulevard Léopold II, 44 à 1080 Bruxelles. En tant qu’agents d’un service commun qui offre son support à 44 administrations et organismes d’intérêt public de Wallonie et de la Fédération Wallonie-Bruxelles, ils/elles seront amené.e.s à effectuer des visites ou missions ponctuelles en d’autres lieux, en particulier à Namur.


Employeur détail :

La question de la simplification administrative et de l’eGouvernement a une dimension stratégique qui la place au cœur de la modernisation des services publics par sa dimension transversale et systémique : elle doit permettre de renforcer par leur qualité, leur modernité et leur sens du partenariat efficace, les services publics.

En février 2013, les Gouvernements wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles ont créé le service e-Wallonie-Bruxelles Simplification (eWBS). La simplification administrative se définit comme l'ensemble des démarches destinées à faciliter et simplifier les formalités administratives qu'un usager est tenu d'exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités.

Fonctionnellement,  le service eWBS est rattaché auprès du Secrétariat général du Service Public de Wallonie et auprès du Secrétariat général du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles et relève directement de l’autorité hiérarchique des Secrétaires généraux.

Ce service commun est né de la fusion de services existants en Wallonie (Commissariat EASI-WAL) et en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Quels sont les rôles de ce service commun, conçu comme un véritable « consultant interne » ? :

  • proposer, poursuivre et coordonner pour la Wallonie et la Fédération Wallonie-Bruxelles les mesures en vue de lutter contre la complexité administrative et les contraintes administratives imposées aux usagers des services publics et donc à améliorer le service rendu à ces usagers ;
  • aider, mobiliser et inciter les administrations et les organismes publics de la Région wallonne et de la Communauté française à mettre en œuvre les mesures proposées.

L'équipe se compose d'environ 35 personnes, d'orientations diverses, issues du secteur public et du secteur privé. 


Profil recherche

Diplôme :

Être titulaire d'un diplôme de niveau universitaire ou enseignement supérieur de type long équivalent donnant accès au niveau A :

  • sciences humaines;
  • sciences politiques;
  • sciences économiques;
  • gestion;
  • ingénieur civil;
  • ingénieur industriel en électricité finalité informatique;
  • maître en informatique, en informatique et sciences humaines…


Expérience professionnelle :

Expérience de minimum 6 années :

  • soit dans le suivi et la rédaction d'analyses « business » en lien avec des projets informatiques
  • soit dans la prise en charge des aspects liés aux usagers dans le cadre de projets informatiques : expérience usager, lisibilité, rédaction et communication
  • soit dans la gestion de projets informatiques (la pratique de la méthodologie Prince 2 est un atout)


Expérience professionnelle constituant un plus :

  • Expérience concrète dans les domaines de la simplification administrative ou de l'e-gouvernement dans le secteur des administrations publiques
  • Expérience concrète en matière de révision/amélioration des formulaires, simplification et lisibilité de textes et documents 
  • Expérience concrète dans la dématérialisation de documents « papier »
  • Expérience dans la formation et/ou l’e-learning
  • Expérience en matière de marchés publics


Compétences techniques :

  • Bonne capacité de synthèse et d’identification des éléments essentiels au travers de réunions d’analyses ou d’examens de documentation;
  • Forte capacité d'analyse;
  • Bonne capacité à appréhender des contextes différents tels que ceux liés aux TIC et à capter les besoins du métier et les prioriser;
  • Bonne connaissance des principes de l’ergonomie, de l’expérience usager et de l’écriture pour le Web;
  • Capacité d’apprentissage de l’utilisation de logiciels de prototypage (ex. : Balsamiq, un outil de réalisation en ligne type Google Forms, …);
  • Connaissance des logiciels bureautiques classiques (traitement de texte, tableur, mail,…).
  • Connaissance de la politique du Gouvernement wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles en matière de simplification administrative et d’e-gouvernement;
  • Connaissance de l’administration wallonne et de la Fédération Wallonie-Bruxelles.


Compétences comportementales :

  • Sensibilité à la logique de l’usager (notion de qualité du service offert aux usagers);
  • Intérêt certain pour l’action sur les démarches administratives et les formulaires en ligne;
  • Polyvalence et capacité à travailler dans une équipe pluri-disciplinaire;
  • Autonomie dans le travail;
  • Compétences et aisance en matière de communication (écrite et orale);
  • Grandes capacités de rigueur, d'analyse et de structuration de l'information;
  • Maîtrise, aisance et ouverture à l'égard de nouveaux outils informatiques.


Comment postuler valablement?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à la direction de la Sélection pour le 4 avril 2018 au plus tard via le formulaire en ligne.
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION et un CV annexés au formulaire en ligne
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée au formulaire en ligne ;

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives. Sur la base de la description de fonction ou au travers de tests de présélection, la Commission de sélection pourra limiter à 6 le nombre de personnes à auditionner.

La sélection des candidatures évaluera les compétences techniques et comportementales du candidat, ainsi que sa motivation, au regard de compétences requises pour exercer la fonction, telles que contenues dans la description de fonction.

Les actes de candidatures se feront en ligne. Si vous éprouvez des difficultés concernant votre candidature en ligne, vous pouvez nous contacter au 081/24.96.40. 


Conditions d’engagement et de rémunération

La personne sera engagée dans le cadre d’un contrat d’expert à durée indéterminée.

L’expert bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade A5/1 (à partir de 48.132.81 € annuel brut indexé pour 6 ans d’ancienneté); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Possibilité de télétravail et mise à disposition d’un GSM de service avec un défraiement de 30 euros par mois.


Informations complémentaires

  • Concernant la fonction : 081/40.98.00
  • Concernant les dossiers de candidature : Direction de la Sélection – 081/24.96.40

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