Office Manager Junior trilingue NL/FR/EN

Région
Bruxelles ou Zaventem
Publication
vendredi 6 avril 2018
Date limite
lundi 21 mai 2018
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

Nous recrutons pour Bruxelles et pour Zaventem!

En 2017, nous avons eu le plaisir de proposer un Centre d’Affaires et espace de Coworking entièrement neuf à proximité du Parlement Européen à Bruxelles. Et nous allons encore plus loin:  nous avons doubler notre surface. De plus, nous ouvrons également un superbe centre d’affaires à Zaventem. Tout est mis en marche, c’est désormais à vous de nous rejoindre et de le gérer !

Une première expérience dans les services de réception générale ou dans l’industrie hôtelière peut être un plus mais n’est pas obligatoire. Ce poste pourrait très bien aussi être votre premier emploi.

En tant qu’Office Manager, vous serez principalement jugé(e) sur les critères suivants :

  1. Parfaite présentation et une excellente attitude d’accueil
  2. Trilingue : un niveau professionnel en néerlandais, français et anglais  
  3. Votre capacité à développer d’excellentes relations avec les clients

Vos principales responsabilités

GÉRER VOTRE COMMUNAUTÉ

En tant qu’Office Manager, vous assurez l’exécution impeccable des services de toutes sortes :

  • Vous êtes le premier contact pour tous les clients et visiteurs. Rien ne vous rend plus heureux/se au quotidien qu’un client ou un visiteur satisfait. Vous êtes prêt(e) à vous dépasser à tout moment pour votre communauté.
  • Vous êtes un(e) expert(e) de l’accueil : vous assurez un accueil chaleureux et professionnel pour tous les clients et visiteurs, jour après jour, laissant une première impression agréable avec un grand sourire et assurant votre présence à la réception pour être professionnel en tous temps.
  • Vous accompagnez nos visiteurs vers leur bureau ou salle de réunion et les assistez d’une manière professionnelle
  • Vous êtes fier/ère de votre site et le gardez propre, en bon état en cas de visite ou tout simplement par soucis de bien être pour nos clients. Rien n’échappe à votre attention lorsqu’il s’agit de garder œil sur  la zone de réception, les bureaux, les espaces communs et les salles de réunion. Tout doit être impeccable.
  • Vous êtes le visage et représentez les affaires de nos clients : accueil d’un visiteur, gestion du courrier (postal et paquets), gestion des appels, soutien administratif simple, commande de dîner, contrôles quotidiens de l’étage, cuisine, machine à snacks & boissons, coin copie, salle de réunion.
  • Vous êtes fier/ère de construire et de maintenir une relation parfaite avec le client en gérant immédiatement toutes ses demandes : les membres de votre communauté peuvent se concentrer sur leur travail pendant que vous gérez toutes leurs opérations quotidiennes de bureau.

    GÉRER VOS SALLES DE RÉUNION

  • Gérer les réservations, la mise en place des salles
  • Gérer les demandes de traiteur, de rafraîchissements, de pause-café et de matériel
  • Assurer un accueil professionnel et accompagner les visiteurs

    TÂCHES GÉNÉRALES DE GESTION

  • Responsable de l’exécution quotidienne des politiques de santé et de sécurité dans le Centre
  • Préparer les procédures d’emménagement/déménagement d’un client
  • Assurer le classement général, la mise à jour de procédures et préparation de factures
  • Assister les demandes de renseignements commerciaux et visites
  • Gérer/créer de nouvelles lignes téléphoniques dans IP Web Office Manager
  • Comprendre et respecter toutes les procédures, règles et accords pertinents de l’entreprise
  • Respecter les instructions et indications communiquées par mail et sur les écrans d’affichage

    Votre profil et vos compétences

  • Parfaite présentation et de solides compétences d’accueil, notamment une attitude calme et flexible lors de situations sous haute pression
  • Trilingue (à l’écrit et à l’oral) : capacité à communiquer parfaitement en néerlandais, français et anglais.
  • Excellentes compétences interpersonnelles : vous aimez simplement aider vos clients dans leurs opérations quotidiennes
  • Capacité à être multitâches dans un environnement exigeant
  • Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Outlook
  • S'investir pour votre communauté : l’assister lors de problème  et le résoudre en temps voulu.
  • Une personne dynamique ouverte au changement et visant l’excellence
  • Vise à accomplir des résultats

Emplois similaires

Emplois similaires