Management Assistant (h/f)

Recruteur
AFCN - Agence Fédérale de Contrôle Nucléaire
Région
Bruxelles centre
Publication
mardi 10 avril 2018
Date limite
vendredi 25 mai 2018
Réf
RF29319
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

 

L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire est un organisme d’intérêt public créé en 2001 par la loi du 15 avril 1994 relative à la protection de la population et de l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire.

L’Agence compte actuellement environ 160 membres du personnel.

Description de la fonction

Vous rapporterez au chef de départment Sécurité & Transport.

Vous gérez les activités administratives du département:

  • Traiter le courrier postal entrant du département, en assurer l’enregistrement et la distribution effective dans les meilleurs délais
  • Traiter le courrier électronique entrant et sortant du chef de département et ce dans le respect des règles de confidentialité
  • Filtrer les communications téléphoniques du chef de département et de ses adjoints
  • Gérer l’agenda (Outlook) du chef du département et de ses adjoints, préparer les documents utiles aux réunions
  • Formater des documents dans les outils MS
  • Relire et corriger des textes courts (par ex. mise en page, présentations, lettres), essentiellement en français, néerlandais et anglais
  • Effectuer des traductions courtes en français, néerlandais et anglais
  • Effectuer certaines recherches d’informations, en assurer un classement pertinent ainsi que leur archivage
  • Assurer le suivi des congés et des autres absences des adjoints du chef de département
  • Planifier, organiser et suivre les missions du chef de département et de ses adjoints
  • Préparer et envoyer, après validation par le chef de département et/ou ses adjoints, de la communication aux parties prenantes du département et/ou des services

Vous assurez la gestion administrative des dossiers du Chef de département:

  • Ouvrir et constituer des dossiers pour le chef de département et ses adjoints (par ex. rassembler les informations)
  • Compléter les dossiers avec les informations/documentations nécessaires
  • Suivre certains dossiers en rappelant au Chef de département et ses adjoints les échéances, les to do’s, l’introduction du statut dans le système, l’envoi des réponses, etc

Vous organisez des réunions et des évènements:

  • Envoyer les invitations
  • Réserver le matériel informatique, le lieu et commander le catering
  • Préparer la documentation (par ex. constituer le dossier, joindre le rapport de la réunion précédente)
  • Accueillir les participants
  • Veiller au bon déroulement pratique de l’événement

Vous assurez l'assistance administrative:

  • Dans la production de rapports
  • Dans le formatage de documents
  • Faire des copies et préparer des informations
  • Faire du classement

Vous assurez le suivi des réunions du département:

  • Prendre des notes lors des réunions de département ou de service
  • Rédiger les rapports
  • Assurer le suivi de la liste d'actions
Profil
  • Vous avez un diplôme supérieur de type court avec trois années d’expérience pertinente ou diplôme de l’enseignement supérieur de type long sans expérience préalable
  • Vous êtes communicatif et discret
  • Vos points forts sont l’administration, l’organisation et le suivi de vos dossiers
  • Vous maîtrisez les outils MS Word, Excel, Outlook, Powerpoint, sharepoint, ...
  • Vous êtes résistant au stress
  • Vous vous exprimez correctement en néerlandais, en français et en anglais
Offre

Rémunération selon l’expérience et conforme au marché. Evolution annuelle selon un barème.

Des avantages extralégaux tels que:

  • Chèques-repas
  • Assurance de groupe (pension complémentaire, capital décès, rente complémentaire d’invalidité) entièrement à charge de l’employeur
  • Assurance d’hospitalisation entièrement à charge de l’employeur
  • Transport en commun gratuit entre le domicile et le lieu de travail
  • Communications téléphoniques (mobiles) et connexion internet à charge de l’employeur
  • Laptop
  • Une formation rigoureuse

L’AFCN est située à 150 mètres de la gare de Bruxelles-Central.

Seules les candidatures envoyées via le formulaire d'application en ligne seront prises en compte!
(Vous recevrez une confirmation de candidature via email.)
Souci technique? Contactez le service informatique au + 32 2 739 62 28.

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