UN(E) EMPLOYE(E) spécifique (Agent administratif responsable du service Population/Etat-Civil)

La Commune de Fernelmont recherche

UN(E) EMPLOYE(E) spécifique (Agent administratif responsable du service Population/Etat-Civil) au grade d’employé B1
A.P.E sous contrat à durée indéterminée pour le service Population-Etat civil.


Mission

L’agent responsable du service Population/Etat-Civil (m/f) coordonne et gère quotidiennement les matières du service et supervise les agents de son service. Il assure et met en place les réglementations en matière d’Etat civil, de Registre de  Population (Registre National,  registre des étrangers, pièces d’identité, permis de conduire, casier judiciaire, élections, etc.), de cimetières et d’agriculture. Il est en contact quotidien avec le citoyen.

Lieu d’activité : Administration communale rue Goffin 2 à 5380 Noville-les-Bois.


Profil

  • Vous êtes porteur au minimum d'un diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou d’un diplôme de type universitaire ou assimilé en droit ou sciences juridiques.
  • Vous disposez d’une expérience professionnelle suffisante dans les domaines visés par la fonction au sein d’une administration publique.
  • Vous serez titulaire d’un passeport APE à la date d’engagement.
  • Vous avez de bonnes connaissances en droit administratif.
  • Vous disposez des compétences permettant la réalisation des tâches suivantes :
  • Assurer la gestion de l'organisation quotidienne du Service Population/ Etat-Civil, en garantissant la qualité du service délivré à l’usager :
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs aux déclarations de naissance, reconnaissances, choix du nom, déclarations de mariage, déclarations de décès (enregistrer les données dans le registre des naissances, mariages, décès; vérifier les conditions et pièces, dresser les actes, encoder les données dans le Registre Central des actes d’état civil);
    • Délivrer les extraits des registres d’état Civil;
    • Dans le cadre des mariages établir les carnets de mariage et veiller à l’organisation de la cérémonie (agenda, cadeaux, seconder l’Officier de l’Etat civil);
    • Pour les décès, délivrer les autorisations d’inhumer, dossiers et autorisations d’incinérer et permis de transporter les dépouilles mortelles et cendres;
    • Transcription des jugements de divorce, d’adoption, ou d’actes d’Etat civil dressés à l’étranger et en assurer le suivi;
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs à la demande d'obtention de la nationalité belge;
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs aux déclarations de cohabitation légale, et cessations de cohabitation légale, déclaration de transgenres, changement de nom,  de prénom(s), rectifications;
    • Clôturer les registres d'état civil, établir les tables annuelles;
    • Veiller à la bonne conservation des Registres d’état civil (archivage, consultations autorisées);
    • Connaître l’utilisation des modules du programme Saphir;
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs aux cimetières (gestion des concessions de sépultures, plan des cimetières, invitation à payer selon tarif, octroi des concessions, renouvellement des concessions, tenue à jour de la liste des Sépultures d’Importance Historique Locale, affichage entretien, abandon des sépultures, affichage renouvellement, règlement communal, encoder les données, tenue d’un registre des cimetières); veiller à la mise en conformité des cimetières, contact avec les familles et collaboration avec le fossoyeur et autres services techniques; commander des columbarium, veiller à recevoir les permis d'inhumer, autorisations d'incinérer émanant d’une autre commune; délivrer les autorisations d'exhumer;
    • Assurer le suivi des Noces à célébrer et des Centenaires à fêter (établir la liste annuelle, prévoir dates, envoi des invitations, cadeaux, livrets, ...);
    • Délivrer les documents officiels au guichet de la population, cartes d’identité, passeports, permis de conduire, extraits de casier judiciaire, autorisations, etc.;
    • Superviser les changements de domicile, assurer le suivi sur la tenue des Registres de Population;
    • Accueil des citoyens et répondre aux  démarches administratives et sociales (attirer l'attention de l'usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à effectuer);
    • Assurer le suivi des Emails reçus, appels téléphoniques;
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs aux débits de boissons alcoolisées;
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs aux dénominations de rues et numérotation des bâtiments;
    • Assurer le suivi des dossiers relatifs aux matières agricoles: Commission locale de Constat des dégâts aux cultures (organisation, membres, convocation, constats, procès-verbaux);
    • maladies élevages (directives de l’Afsca, informations aux détenteurs);
    • Enregistrer les déclarations d’abattage;
    • Assurer le suivi administratif de la Commission communale de l'Agriculture (convocations, rapports…);
    • Informer des campagnes de dératisation, collectes des déchets agricoles;
    • Assurer le travail des employé(e)s absent(e)s lorsque cela s'avère nécessaire/organiser le remplacement;
    • Classer les documents, les dossiers;
    • Encaisser des paiements;
    • Organiser les élections (respect de l’agenda électoral, arrêt et établissement de la liste des électeurs, répartition des électeurs, convocations électorales, Locaux (accès aux bureaux de vote, isoloirs) et matériel électoral nécessaire, instructions, procurations électorales, affichages, bulletins de vote, dans le cadre d’élections communales: mise en place d’un Bureau Electoral communal et accompagnement de ce Bureau dans sa mission;
    • Rédiger les délibérations pour le Collège ou Conseil communal et actes administratifs;
    • Assurer régulièrement les permanences du Service (mardi, samedi);
  • Encadrer et motiver le personnel du service afin de garantir la continuité du service public tout en atteignant les objectifs (gestion des congés, évaluation, besoins de formations, réunions, etc.);
  • Se tenir au courant des nouvelles réglementations, consignes, afin de répondre adéquatement aux demandes;
  • Faire appliquer la législation, informer des changements législatifs et former le personnel;
  • Organiser le développement des ressources et compétences du service afin d’en améliorer l’efficience;
  • Budgétiser les recettes et les dépenses des services;
  • Représenter (la réputation) de l'autorité dans les actes de délégation de signature (certificats, actes d'état civil, cartes d'identité, passeports, permis de conduire);
  • Représenter (la réputation) l'image de la Commune en respectant ses valeurs, sa culture, ses formules.
  • Vous êtes à la fois autonome et appréciez le travail en équipe dans le cadre d’une structure hiérarchisée.
  • Vous respectez les consignes et accomplissez votre travail de manière rigoureuse.
  • Vous êtes orienté vers l’amélioration continue et êtes ouvert au changement.
  • Vous êtes ponctuel, efficace et vous avez envie de progresser dans votre domaine.
  • Vous disposez de l’esprit d’initiative.
  • Vous communiquez aisément de manière orale ou écrite.
  • Vous maitrisez les fonctionnalités des logiciels utiles pour l’exercice de la fonction (Word, Excel, Access) et s’adapter facilement à tout nouvel outil informatique.
  • Vous faites preuve de droiture et de réserve dans l’exercice de votre fonction.
  • Vous êtes disposé à effectuer des prestations le samedi.


Traitement et carrière

Nous vous offrons un contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine).

La rémunération est fixée sur base de l’échelle B1 (baccalauréat de type court - minimum mensuel brut 2.513,84 €) et de l’expérience professionnelle valorisable.


Conditions de recrutement

Nul ne peut être recruté s'il ne remplit pas les conditions suivantes:

1° être belge, lorsque les fonctions à exercer comportent une participation directe ou indirecte, à l’exercice de la puissance publique et aux fonctions qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de la Commune, ou, dans les autres cas, être belge ou citoyen de l’Union Européenne ou être en possession d’un permis de travail ou d’un permis de séjour;
2° avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer;
3° jouir des droits civils et politiques;
4° être de bonnes conduite, vie et mœurs;
5° justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer;
6° être âgé de 18 ans au moins;
7° le cas échéant, être porteur du diplôme ou du certificat d’études en rapport avec l’emploi à conférer;
8° réussir un examen de recrutement.

L’agent doit satisfaire durant toute la carrière aux conditions visées aux points 1°, 2°, 3° et 4° ci-dessus.


Examen de recrutement

La procédure de sélection se compose de deux épreuves :

La première épreuve se présente sous la forme d’un examen écrit éliminatoire destiné à évaluer les connaissances générales et professionnelles, en relation avec la fonction.

Seuls les candidats qui ont réussi la première épreuve participeront à la deuxième.

La deuxième épreuve se présente sous la forme d’un entretien approfondi mené par les membres de la commission et qui permet:

  • d'évaluer la personnalité du candidat;
  • de s’informer sur ses motivations;
  • d'évaluer ses compétences en analysant formations et expériences ;
  • d'évaluer son niveau de raisonnement notamment par l’analyse de cas pratiques.


Les conditions de réussite sont établies comme suit :

  • avoir obtenu 50% dans chacune des épreuves
  • avoir obtenu 60% pour l’ensemble des deux épreuves


Formalités relatives à l’introduction des candidatures

Le dossier de candidature comprendra :

  • une lettre de motivation,
  • un curriculum vitae,
  • une copie du diplôme requis,
  • un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois,
  • une copie du passeport APE (si possible).


Les candidatures doivent être introduites par courrier électronique via le bouton POSTULER (CV version Word) ou par pli simple à l’attention du Collège communal (Rue Goffin 2 à 5380 Noville-les-Bois) pour le 30 avril 2018 au plus tard, la date de l’envoi du courrier électronique ou la date du cachet de la poste faisant foi.

Pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser au service du personnel au 081/83 02 72.

Les candidatures incomplètes à la date de clôture ne seront pas prises en compte à l’exception du passeport APE qui pourra être remis au moment de l’engagement.

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