Assistant(e) de direction/RH

7 jours restants

Région
Bruxelles (BE) Ixelles
Publication
mercredi 2 mai 2018
Date limite
samedi 2 juin 2018
Type de contrat
Intérim
Temps de travail
Temps plein

Pour un de nos clients, spécialisé dans les solutions RH, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) pour le support et assistanat de la direction.

Assistanat de direction 40%

Assurer la gestion de l’agenda de la Direction
Assurer la gestion des courriers de la Direction
Organiser les RDV internes et externes
Organiser les réunions de la Direction
Organiser les déplacements de la Direction
Réaliser des courriers pour de la Direction
Apporter un support auprès de la Direction notamment sur Excel, Powerpoint et Word
Prendre les notes nécessaires durant les réunions et réaliser les comptes rendus
Coordination de l’activité : suivi de certains dossiers/projets transverses
Réceptionner et distribuer le courrier


Gestion et Reporting 20%

Suivi Budgétaire du service (Gestion du compte de charges du service).
Gestion des contrats et dossiers clients/fournisseurs : création et gestion des demandes
d’achat (DEAI), suivi de leur validation, suivi des commandes, émission de la facturation,
gestion du recouvrement de niveau 1 (relance).
 

Assistanat de l’équipe 20%

    Assurer le support logistique :
o Support dans l’organisation des déplacements
o Gestion des notes de frais de l’équipe


Assurer le support administratif :
o Réception, distribution, archivage du courrier de l’équipe
o Communication et mise à jour du planning de présence de l’équipe
o Organisation des RDV internes des managers de l’équipe
o Organisation des réunions d’équipe opérationnelles
o Organisation des réunions/séminaires/évènements d’équipe et proposition d’idées
innovantes en termes de lieu et d’agenda
Gérer les besoins en fournitures de l’équipe (recueil des besoins, choix du prestataire)

Classer et archiver tous les documents du département
Intégration au groupe et communication 20 %

Intégration des nouveaux collaborateurs (aspects logistiques, annonces, agenda, réception
outils et badges, parcours d’intégration, visite des locaux, peut participer à l’accueil RH).
Communication aux collaborateurs (relais des fonctions du groupe/de la filiale ou du directeur
d’agence)
Point de contact privilégié des collaborateurs / relais pour tous sujets vis-à-vis du groupe et
assistance vis-à-vis des procédures internes.

Profil

Qualifications requises/compétences clés par domaine :
 Excellente capacités relationnelles et de la simplicité dans les rapports interpersonnels
 Excellentes capacités de communication orale et écrite
 Excellente capacité d’organisation et d’anticipation
 Capacité à respecter la confidentialité impérative
 Capacité à gérer des tâches multiples tout en étant régulièrement sollicitée
 Rigueur
 Esprit d’initiative
 Anglais courant, excellent Français et bon Néerlandais


Conditions d’accès/études, parcours professionnel
Avoir une expérience similaire significative dans le support à des managers seniors dans un
environnement multi culturel, le suivi des budgets, la coordination d’agendas et la préparation de
voyages.

Offre
 Salaire entre 2300€ et 2600€ (Temps plein)
 Remboursement du transport
 Chèque repas
 

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