Secrétaire de direction

Recruteur
SMart
Région
Saint-Gilles (BE)
Publication
mardi 8 mai 2018
Date limite
mardi 22 mai 2018
Réf
180503-SD-DSI
Secteur
Autre
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

SMart, coopérative d’accompagnement et de gestion de projets, est à la recherche d’un(e) secrétaire de direction sous la responsabilité de l’administrateur délégué.

Nos membres sont des travailleurs autonomes qui souhaitent obtenir un revenu régulier ou occasionnel en échange de prestations dans des secteurs très divers : artistique, intellectuel, artisanal, … pour le compte d’une multitude de clients.

Stimuler les collaborations et créer une communauté solidaire constituent le cœur des missions de l’entreprise SMart.

Dans son développement, SMart cherche à s’enrichir d'un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) en qualité de secrétaire de direction.

Description du poste

Au sein de l’équipe du Secrétariat Général composée de quelques collaborateurs qui agissent en soutien direct de l’administrateur délégué, le/la secrétaire de direction assistera l’administrateur délégué afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de son planning, organisation de ses déplacements, communication, préparation des réunions, accueil, ...) et ce, en étroite collaboration et sous la supervision de l’attaché de direction.

Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

 Le/la secrétaire de direction sera amené à réaliser diverses tâches administratives de support pour le compte de l'administrateur délégué et notamment :

  • Suivre des dossiers administratifs ou autres et effectuer le classement de ceux-ci (incl. classement virtuel)
  • Rédiger et dactylographier divers courriers et documents
  • Rechercher l’information tant interne qu’externe en relation avec le dossier à traiter et sur les intervenants
  • Etablir les réponses en accord avec l’administrateur délégué et/ou son conseiller/adjoint
  • S’assurer de la bonne présentation (exactitude, clarté et présentation attractive) et d’une bonne réception desdits dossiers et/ou des réunions y afférentes

Le/la secrétaire de direction contribuera à la bonne organisation, au suivi et à la gestion de l'agenda de l’administrateur délégué et de ses déplacements à savoir :

  • Etablir et mettre à jour des listes de tâches sur base des informations transmises
  • Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
  • Suivre les délais, alerter au besoin le responsable en cas de nécessité
  • Gérer les contacts de l’administrateur délégué
  • Assurer une communication fluide entre les différents interlocuteurs en respectant la discrétion et la confidentialité requises

Compétences recherchées

Vous devrez être en capacité de/d’ :

  • Accueillir différents partenaires
  • Organiser le planning des responsables de la structure
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Préparer et organiser des réunions
  • Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
  • Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
  • Saisir des documents numériques
  • Réaliser la gestion administrative du courrier entrant et sortant
  • Filtrer des appels téléphoniques

Profil souhaité

  • Vous avez un niveau bachelier en secrétariat de direction ou une expérience équivalente
  • Vous justifiez d’une expérience de travail dans une fonction analogue (5 ans minimum)
  • Vous faites preuve d’autonomie dans votre travail et savez développer une relation de travail constructive avec vos collègues
  • Vous faites preuve de discrétion et avez le sens des responsabilités et de la confidentialité
  • Vous êtes capable de vous adapter à de multiples situations professionnelles
  • Vous maîtrisez le français à l’oral et à l’écrit et justifiez d’une très bonne orthographe » et « Vous avez une bonne connaissance de l’anglais et du néerlandais (niveau B1 selon le Cadre européen commun de référence pour les langues - CECRL) 

Nous vous proposons

  • Un contrat à temps plein (38h semaine) à durée indéterminée
  • D’intégrer une coopérative innovante dans le secteur de l’économie sociale et solidaire
  • Un environnement de travail stimulant où il vous sera possible de perfectionner vos connaissances et compétences dans l’exercice de vos fonctions
  • Des avantages extra-légaux (chèques-repas, remboursement des frais de GSM, pension extra-légale)

Modalités de candidature

Si vous souhaitez plus de renseignements sur cette offre, contactez Yvon Jadoul : jay@smartbe.be.

Pour postuler, merci d’envoyer votre lettre de motivation et votre CV avant le 22/05/2018 par mail : jobs@smartbe.be avec en référence dans l’objet de votre mail : 180503-SD-DSI.

Une épreuve écrite sera prévue à la fin du mois de mai pour les candidats présélectionnés.

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