Responsable administratif(ve) – Campus de l’Ourthe

Région
Liège (Ville) (BE)
Publication
samedi 9 juin 2018
Date limite
mercredi 4 juillet 2018
Niveau d'expérience
> 10 ans d'expérience, Non communiqué
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

Responsable administratif(ve) – Campus de l’Ourthe

Description générale 

Le responsable administratif est une véritable plaque tournante veillant à un soutien logistique (gestion du site dans son intégralité) aux différentes activités organisées sur le plan de la formation initiale, continuée, de la recherche et du service à la collectivité.

En tant que responsable administratif(ve) d’une ou plusieurs catégorie(s), vous êtes en charge d’une équipe administrative pluridisciplinaire dont vous coordonnez et répartissez les tâches en toute autonomie.

Vous êtes la personne garante du bon fonctionnement administratif quotidien en concertation avec la ou les direction(s) de catégorie, de sections, … tout comme des responsables des services transversaux.

Vous êtes membre invité du collège de direction de la ou les catégorie(s) concernée(s).

Principales tâches et responsabilités

Responsable de l’équipe administrative de la ou les catégorie(s) :

  • Coordination des différents services :
  • Participation et suivi des réunions de l’équipe de direction de la ou les catégorie(s) concernée(s), CPPT, …
  • Coordination des activités de la ou les catégories comme : inscriptions, organisation de la rentrée, Journées Portes Ouvertes, organisation des stages, défense TFE, séance de remise des diplômes, réceptions diverses, gestion des horaires, mise à disposition des locaux, …
  • Lien avec les Services Transversaux au sein de la Haute Ecole
  • Lien organisationnel entre le(s) DC, les DA/DS, les chargés de missions, les enseignants, …  et le staff administratif
  • Conseil de l’équipe de direction dans ses domaines d’action (améliorations, révision de procédures…)

Gestion d’équipe :

  • Participation au recrutement, Intégration de nouveaux membres dans l’équipe, aux entretiens de fonctionnement, à l’évaluation et la formation des membres du personnel administratif de l’équipe
  • Coordination, planification et suivi du travail de l’équipe administrative : création, mise en place et suivi d’instructions de travail, procédures administratives,
  • Optimisation des outils de travail, de l’aménagement des espaces, de l’amélioration de l’équipement, …
  • Rôle de veille par rapport au respect des différentes échéances et procédures
  • Organisation de réunions de coordination de l’ensemble de l’équipe administrative
  • Garant du bon fonctionnement administratif (back up, équilibre des charges de travail, s’assurer de la solidarité dans l’équipe)
  • Gestion du temps de travail de l’équipe (horaires, congés, récupération, …)
  • Gestion des conflits de l’équipe administrative
  • Encadrement et accompagnement de l’équipe : motivation, ouverture au changement, team building …

Titres/expérience

Master ou 2+ avec une expérience de 10 ans (par promotion en interne)
Expérience professionnelle de 5 ans minimum en dehors de la HE
Expérience en gestion d’équipe est un atout

Compétences

  • Prérequis pour la fonction :
    • Capacité de leadership et de gestion d’équipe
    • Capacité à décider en concertation
    • Polyvalence, pragmatisme et rigueur
    • Esprit critique et de synthèse
    • Capacités rédactionnelles
    • Capacité d’analyse, d’initiative, d’anticipation et de réactivité dans la résolution de dossiers
    • Capacité à utiliser les outils informatiques et à évoluer avec les nouvelles technologies
  • Compétences à développer :
    • Connaissance des logiciels internes de gestion : Proéco – Helmo Gestion – Horairix – Dinclock
    • Connaissances des matières relatives à l’enseignement supérieur
    • Connaissance du fonctionnement administratif de la ou les catégorie(s)
    • Connaissance du fonctionnement institutionnel de la Haute Ecole

Qualités humaines et relationnelles

  • Sens de la communication et du contact
  • Maîtrise émotionnelle
  • Sens du rapport humain, de la concertation, diplomatie, négociation
  • Capacité à motiver son équipe
  • Flexibilité / disponibilité
  • Souci de la collecte et du transfert de l’information dans le respect de la confidentialité
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans le respect de la hiérarchie
  • Sens de l’équité et de l’écoute
  • Capacité d’auto-formation
  • Ouverture d’esprit
  • Capacité à déléguer

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