ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Région
Bruxelles (BE)
Publication
mercredi 11 juillet 2018
Date limite
samedi 11 août 2018
Niveau d'expérience
0 à 2 ans d'expérience
Type de contrat
Intérim
Temps de travail
Temps plein

Pour un de nos clients, spécialisé dans la prise en charge interne et externe de gestion documentaire, nous cherchons actuellement un(e) assistant(e) administratif(ve) pour une première mission de consultance de longue durée à Bruxelles.
Dans le cadre de la migration des plans de lignes à haute tension vers le nouvel outil de gestion de plans, vous assistez l'équipe en place dans le contrôle qualité et le nettoyage des métadonnées.

En support à l'équipe de Plan managers, vous assurez la remise en ordre des plans et de leurs métadonnées, en vue de leur import dans la nouvelle base de données . Dans ce contexte, vos tâches quotidiennes consisteront à :
- Vérifier le fichier de données Excel pour la migration de chaque lot de plans vers la nouvelle base de données, et compléter les données manquantes
- Rechercher les erreurs, effectuer les vérifications additionnelles nécessaires et remonter les problèmes ou incohérences
- Une fois la migration effectuée, vérifier la qualité des données exportées et effectuer les rectifications, si nécessaire
- Contrôler la qualité (lisibilité/intégrité) des plans et recréer un nouveau fichier au besoin à partir de l'original
- Effectuer des recherches dans les archives papier et numériser si nécessaire certains plans pour lesquels il n'existe pas encore de version digitale ou dont la qualité est mauvaise
- Assister les utilisateurs dans l'utilisation de l'outil de gestion documentaire et effectuer des recherches ponctuelles

Les deux termes qui vous qualifient sont MOTIVATION et  RIGUEUR!
Les tâches purement administratives, et dans un premier temps répétitives ne vous font pas peur!

Compétences requises pour ce poste :

- Rigueur, précision, grand sens de l'observation et du détail
- Capacité à suivre une procédure à la lettre
- Esprit critique, repérer les exceptions où la procédure ne s'applique pas
- Débrouillard, aimer chercher et croiser l'information pour garantir la qualité
- Bonne gestion des priorités (plusieurs projets en parallèle)
- Autonomie dans le cadre donné
- Sens de la communication et du travail en équipe
- Fiabilité

Nous vous offrons une première mission de longue durée, dans un premier temps sur Bruxelles, et la possibilité ensuite d'enchainer d'autres missions sur Bruxelles ou le Brabant Wallon.
L'occasion d'apprendre les métiers de la documentation dans une équipe qui tourne, avec un Document Controller senior qui pourra vous amener petit à petit à une autonomie dans la gestion documentaire. Vous serez encouragé(e) à échanger avec la communauté des professionnels de l'information et à partager vos nouvelles connaissances et expériences.
Les clients sont des grandes entreprises actives, entre autres, dans les secteurs de la construction, l'énergie et l'électricité, le pharmaceutique, les banques et les assurances.
Tout cela au sein d'un environnement de travail dynamique et flexible ou nous encourageons la créativité et la pro-activité.

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