COLLABORATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(TIVE)

Recruteur
TRACE
Région
Libramont-Chevigny (Ville), Neufchâteau
Publication
mercredi 8 août 2018
Date limite
samedi 22 septembre 2018
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
Intérim
Temps de travail
Temps plein

Traite évalue et suit les dossiers formations régionaux en soutenant administrativement les conseillers et le manager régional:

  • enregistre des inscriptions aux formations liées aux entreprises du secteur
  • reçoit des demandes de formation, les analyse, les interprète, les vérifie et les traite administrativement
  • contacte les personnes concernées si les données sont incomplètes
  • confirme les inscriptions aux personnes concernées
  • encode toutes les données dans le système informatique interne
  • suit l'ensemble du flux de documents et communications
  • assure les notifications administratives aux structures de concertation régionales et nationale

Finalise rapports de visite/chantiers des conseillers sécurité bien-être

Intervient en tant que pivot administratif pour des dossiers spécifiques

Assure la communication (quotidienne) interne et externe:

  • donne des informations de première ligne aux clients via téléphone, email, lettre ou les renvoie vers la personne de contact
  • gère les mails entrants traitement et dispatching (sécurité bien-être)
  • gère les agendas et suivi des tâches des conseillers sécurité bien-être
  • assure les mailings nécessaires au niveau administratif (promotion, confirmations, e-mails…)
  • soutient l'équipe régionale lors de l’organisation d'événements et d'actions, au niveau tant logistique qu'administratif
  • Organise pratiquement le fonctionnement journalier du bureau et de l'équipe régionale
    • détecte des problèmes pratiques et les signale
    • reçoit des plaintes (première ligne) ; les gère ou les transmet
    • gère l’organisation pratique du bureau (p.ex. réservation des salles de réunions, commande de matériel de bureau et de promotion)
    Participe à des groupes de travail ponctuels

Votre mission:

  • Coopérer : interne et externe
  • Communiquer : développer et entretenir une relation de confiance avec les parties externes concernées, toujours accueillir aimablement les clients internes et externes dans toutes les circonstances
  • Orienter client
  • Etre fiable
  • Etre flexible
  • Structurer son travail, travailler de manière autonome
  • Etre rigoureux, précis, respecter les procédures
  • Discerner, analyser: pouvoir établir des priorités entre les différentes activités
    pouvoir différencier ce qui est à traiter ou à soumettre aux conseillers et/ou Manager
  • Persévérer : parfois contacter à plusieurs reprises des personnes externes et insister pour recevoir les données et documents nécessaires
  • Résoudre des problèmes

CONNAISSANCES, EXPERIENCE
 
Au départ :

  • Niveau d'enseignement bachelier ou secondaire supérieur
  • Expérience pratique d’au moins 3 à 5 ans dans une fonction administrative similaire
  • Connaissance générale du Secteur de la Construction est un plus
  • Sensibilisation aux métiers de la Construction, à la formation, à la sécurité et au bien-être des ouvriers
  • Connaissance usuelle Suite Office

Apprentissage

  • Connaissance des CCT sectorielles, des règlementations et procédures (ISO) internes et/ou dérivés
  • Connaissance des centres de formation et des acteurs de terrain
  • Connaissance pratique des logiciels spécifiques à l’organisation

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