Un(e) Assistant(e) de Direction

FONCTION

Mission

L’Assistant(e) de Direction doit coordonner et assurer le suivi administratif des activités, projets ou campagnes de la Direction des Associations de la Mutualité : FPS, Centres de Planning Familial, Retravailler, Latitude Jeunes, l’ASPH, Ecoles de promotion sociales FPS, toutes actives dans le domaine de la santé et de la citoyenneté.


Activités

  • Vous garantissez le suivi et la mise à jour de documents administratifs nécessaires à la réalisation des missions spécifiques de la Direction (organisation du travail, réglementations, communication, subsides, …) ;
  • Vous centralisez et prétraitez les demandes d’informations adressées à la Direction ;
  • Vous rédigez, dactylographiez et mettez en page certains courriers, rapports et documents confidentiels pour la Direction ;
  • Vous organisez, tenez le classement et la mise à jour des dossiers et fichiers de manière telle que chaque collaboratrice puisse rapidement retrouver ce dont elle a besoin ;
  • Vous traitez le courrier entrant et y donnez suite;
  • Vous assurez la coordination administrative de la Direction (rédaction d’ordres du jour, des PV, prise de notes, suivi de documents, etc.);
  • Vous assurez le suivi de différentes communications internes et communiqués de presse auprès du personnel, des responsables de secteurs et de la Direction;
  • Vous assurez un support logistique de réunions auxquelles vous êtes associé(e) et, occasionnellement, pour certains événements internes;
  • Vous assurez l’accueil (téléphonique, visiteurs) de manière professionnelle afin de transmettre une image positive du service et de la Mutualité ;
  • Vous gérez l’agenda et organisez les activités de la Direction afin de lui permettre de travailler efficacement.
  • Vous assurez la gestion de différentes commandes (livres, documents, traiteur, etc.) ;


PROFIL

Compétences

  • Avoir le sens de l’organisation, de la coordination et de la planification des tâches ;
  • Faire preuve d’assertivité ;
  • Etre muni(e) d’une aisance relationnelle pour faciliter la collaboration avec les collègues et mettre à l’aise les publics rencontrés.
  • Comprendre rapidement les instructions, procédures et données.
  • Faire preuve de réflexion critique et être orienté(e) solutions ;
  • Etre capable de prendre des initiatives au-delà des demandes explicites, en tenant compte des opportunités et des contraintes de l’environnement ;
  • Faire preuve de rigueur et d’autonomie dans son travail ;
  • Communiquer par écrit et oralement ses idées et informations de façon claire et concise ;
  • Etre doté(e) d’une bonne résistance au stress.


Connaissances

  • Maîtriser couramment les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook et Power Point);
  • Faire preuve de connaissances des associations et du réseau de partenaires Solidaris ;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’orthographe.


Conditions d’accès

  • Etre titulaire d’un graduat assistant(e) de Direction ;
  • Bénéficier d’une expérience d’au moins 3 années dans une fonction similaire ;
  • Avoir le permis B est obligatoire ;
  • Disposer d’un véhicule est un plus.


CONTRAT ET RÉMUNÉRATION

Nous vous offrons un contrat à durée indéterminée et un Barème Niveau 4 de la CP 329.02 Communauté Française au sein d’une équipe en pleine évolution et d’un environnement de travail agréable. D’autres avantages extra-légaux tels que des chèques repas, congés d’ancienneté, assurance hospitalisation et le remboursement des frais de déplacement sont également inclus.


CANDIDATURES

Renseignements 

Secrétariat FPS : 04 340 68 12  ou 04 341 64 05.


Postuler

Posez votre candidature auprès de Michaël Darmont, chargé de missions Recrutement & Développement, par e-mail uniquement par mail via le bouton POSTULER (documents requis : lettre de motivation et CV actualisé) au plus tard pour le 27/11/2018.

Infos : épreuves de sélection et entretien planifiés le 4 décembre.

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