Expert-Directeur

Appel interne et externe à candidature / Consultation de la base de données des candidatures spontanées


CRITÈRES DE RECEVABILITÉ

Diplôme(s) requis

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de
type long (Master/Licence) ou de son équivalence reconnue par le
‘Service de la reconnaissance académique et professionnelle des
diplômes étrangers d’enseignement supérieur’ de la Communauté
Française au moment de la candidature.


Expérience(s) professionnelle(s) requise(s) (nombre d’années, domaines d’expérience(s))

  • Vous disposez obligatoirement d’une expérience professionnelle probante dans les domaines suivants :
    • minimum 2 ans dans le domaine du management ;
    • minimum 6 ans dans au moins un des domaines suivants : coordination, gestion, inspection, certification, audit ou animation des programmes relevant des fonds structurels européens ;
  • Une expérience dans le domaine de la gestion financière, comptable et budgétaire est un atout ;
  • Une expérience professionnelle dans la mise en oeuvre de projets dans le domaine du secteur public ou de programmes européens constitue un atout important ;
  • Une expérience professionnelle dans la mise en oeuvre de projets FSE constitue un atout ;
  • Une connaissance approfondie de systèmes de gestion des données constitue un atout.


Situation d’emploi

  • En ce qui concerne les membres du personnel du Ministère de la Communauté française :
    • Le membre du personnel statutaire retenu est mis en congé pour mission d’intérêt général dans son emploi d’origine.
    • Le membre du personnel contractuel retenu bénéficie d’un avenant à son contrat.


IDENTITÉ ADMINISTRATIVE

Niveau : 1

Catégorie du grade : Expert


Echelle barémique :

Echelle barémique : 150/1
Traitement annuel (indexé au 01/10/2018) :
Brut indexé minimum : 74.902, 76€
Brut indexé maximum : 93.193, 9€
Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction dans les
domaines susmentionnés pourra être valorisée


Avantages :

  • Titres‐repas d’une valeur de 6,60€ par jour presté (avec retenue de 1,24€) ;
  • Pécule de vacances et prime de fin d’année ;
  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile‐travail ;
  • Indemnité vélo (20 centimes par kilomètre) ;
  • Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le service social (la prime de base est gratuite) ;
  • 27 jours minimum de congés par an ;
  • Possibilités de formations au sein du ministère de la Fédération Wallonie‐Bruxelles ;
  • Restaurant et cafétéria au sein du Ministère de la FW‐B.


Affectation :

Entité administrative : Secrétariat général – Direction générale de la
Coordination et de l’Appui – Service général du Pilotage et de la
Coordination des Politiques transversales – Direction des Relations
internationales ‐ Agence Fonds Social Européen

Lieu de travail : Place communale d’Auderghem 8‐ 1160 Bruxelles

Type de recrutement : Contrat à durée indéterminée en tâches spécifiques

Régime de travail : Temps plein (38h/semaine)


IDENTITÉ FONCTIONNELLE :

Mission(s) de l’entité (Direction, Service,…) :

  • L’Agence Fonds Social Européen (FSE) est un service administratif à comptabilité autonome de la Communauté française de Belgique dont le rôle est de gérer les aides européennes en matière de développement des ressources humaines.
  • L’Agence FSE a été créée par l’accord de coopération du 2 septembre 1998 relatif à la coordination et à la gestion des aides octroyées par la commission européenne dans le domaine des ressources humaines et à la création d’une agence F.S.E. entre le Gouvernement wallon, le Gouvernement de la Communauté française et le Collège de la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles‐Capitale
  • L’Agence FSE :
    • assure la coordination générale des programmes, détermine la méthodologie générale de mise en oeuvre des programmes et en assume le suivi réglementaire, financier et budgétaire ;
    • coordonne l'intégration des portefeuilles et projets dans les axes et programmes européens, offre une assistance technique aux opérateurs et cabinets, gère et suit les projets, de l'appel à candidature à la clôture comptable des dossiers ;
    • contrôle la conformité de dossiers ;
    • contrôle la conformité sur place des pièces justificatives, dont les pièces comptables, coordonne la définition des pistes d'audit et en assure le suivi, représente administrativement l’Autorité de gestion auprès des services d'Audit externes et de certification ;
    • assure le reporting et les relations fonctionnelles avec les Services de la Commission Européenne dans le cadre d’une gestion partagée des Programmes
    • assure la circulation de l'information entre opérateurs de terrain, l'Agence, responsables européens et décideurs, produit et diffuse une lettre d'information, des brochures thématiques, des documents d'information, offre une assistance thématique aux opérateurs en organisant des ateliers, des séminaires, etc.


Objectifs de la fonction :

  • Contribuer au respect et à la mise en oeuvre des engagements des entités fédérées parties prenantes à l’accord de coopération du 2 septembre 1998 ;
  • Coordonner et contribuer à la mise en oeuvre des Programmes européens dont l’Agence assure la gestion (par exemple : FSE, IEJ, AMIF, FEM) ;
  • Assurer, sous le contrôle du Comité de gestion, la gestion
    journalière de l’Agence ;
  • Diriger l’Agence FSE ainsi que son service transversal dont les
    missions sont les suivantes :
    • Coordination générale de l’Agence FSE
    • Coordination budgétaire, financière et informatique ;
    • Coordination méthodologique ;
    • Secrétariat, courrier et expéditions ;
  • Coordonner et encadrer le travail des services de l’Agence, à savoir :
    • Service gestion ;
    • Service animation thématique ;
    • Service inspection.
  • Assurer les tâches relatives au rôle de Directeur(trice) ‐ responsable d’équipe afin d’encadrer les collaborateurs ;
  • Assurer la représentation de l’Agence FSE notamment lors des événements publics (Appels à projets, séminaires techniques pour les porteurs de projets, événement annuel du plan de communication).


Domaines de résultats (tâches et responsabilités) :

En tant que EXPERT‐Directeur (H/F/X) vous pouvez être amené(e) à :
1. Assurer la coordination interne :

  • assurer la coordination des travaux de tous les services de l’Agence FSE ;
  • assurer une cohérence et une approche intégrée dans le traitement des programmes et des matières FSE, AMIF, FEM, IEJ, … ;
  • assurer une complémentarité, une synergie dans les activités développées par les services de l’Agence FSE ;
  • répondre aux demandes et interpellations du comité de gestion de l’Agence FSE, des autorités publiques (Gouvernement Wallon, Collège de la COCOF, Gouvernement de la Fédération Wallonie Bruxelles), des administrations publiques, des opérateurs, de la Commission européenne ou de toute autre instance.

2. Assurer la coordination externe :

  • préparer, (faire) assurer le secrétariat et le suivi du Comité de Gestion de l’Agence FSE ;
  • préparer, (faire) assurer le secrétariat et le suivi du Comité de Suivi des programmes européens dont l’Agence est autorité de gestion ;
  • préparer les rencontres annuelles avec la Commission européenne ;
  • coordonner les rapports d’activités semestriels et annuels des programmes FSE, AMIF, FEM, IEJ, etc. à transmettre à la Commission européenne ;
  • préparer et coordonner la participation au Comité FSE convoqué par la Commission européenne ou de toute autre comité ou groupe de travail initié par la Commission européenne dans le cadre des programmes suivis par l’Agence ;
  • préparer et coordonner toute autre forme de rapports prévus par les Règlements Européens actuels et futurs ;
  • préparer et assurer la participation de l’Agence FSE aux Comités de Suivi des Audits convoqués par l’Autorité d’Audit des Programmes
  • préparer et assurer la participation de l’Agence FSE aux réunions des programmes opérationnels relevant de l’accord de partenariat belge ;
  • Assurer la représentation et la communication de l’Agence FSE tant vis‐à‐vis des autorités publiques (Commission européenne, Gouvernements) que des porteurs de projets (ou futurs porteurs de projets) ou des citoyens.

3. Assurer la coordination réglementaire, budgétaire et financière :

  • Superviser la préparation du budget de l’Agence FSE pour présentation au Comité de gestion
  • assurer le bon engagement des crédits européens, ainsi que des crédits publics nationaux
  • veiller au respect des rythmes de dépenses prévus par la règlementation européenne ;
  • mettre en place un reporting budgétaire des programmes gérés par l’Agence à l’attention de l’Autorité de gestion.

4. Assurer la gestion des engagements des crédits européens :

  • coordonner les données financières y relatives ;
  • valider les données financières transmises par le service gestion ;
  • assurer la bonne collaboration entre les services de l’Agence et la cellule en charge de la certification en vue de l’utilisation optimale des moyens budgétaires européens ;
  • s’assurer de l’introduction dans les bases de données européennes les décisions financières relatives aux programmes ;
  • assurer le suivi des réglementations européennes en matière de financement.

5. Assurer la gestion des engagements de crédits publics :

  • s’assurer de l’introduction des demandes d’ordonnancement de crédits auprès des administrations compétentes ;
  • assurer la gestion de l’intendance ;
  • centraliser le paiement des frais encourus par le personnel de l’Agence FSE ;
  • centraliser le paiement des salaires des agents contractuels ;
  • en lien avec les opérateurs bénéficiaires finaux, veiller à :
    • la préparation des ordres de paiements (ou de recouvrement) sur base des données transmises par le service de gestion
    • la transmission des ordres de paiements (ou de recouvrement) au Comptable
    • l’exécution des paiements aux opérateurs bénéficiaires finaux ou, le cas échéant au Service du Contentieux de la Communauté française
    • l’enregistrement des paiements dans le livre comptable et dans la base de données
  • en lien avec les administrations ou autorités publiques nationales, veiller à :
    • l’introduction des demandes de paiements
    • assurer le suivi des demandes de paiements
  • en lien avec le Service d’Audit des Programmes européens de la Communauté française, veiller à :
    • la préparation des déclarations de créance à soumettre au Service en vue de certification
    • l’introduction des déclarations de créances certifiées dans les bases de données de l’Agence FSE
  • en lien avec les services nationaux et communautaires d’inspection, veiller à :
    • la préparation des tableaux financiers d’engagement et de consommation par programme européen
  • en lien avec les services de la Commission européenne, veiller à :
    • l’introduction des déclarations de créances certifiées par le Service d’Audit des Programmes européens dans les bases de données
    • assurer le suivi du traitement des déclarations de créances introduites auprès de la Commission européenne
  • en lien avec les anciennes programmations, veiller à :
    • assurer la clôture financière des anciennes programmations
    • l’introduction des demandes de paiement final auprès de la Commission européenne
    • assurer le paiement (ou recouvrement) du solde restant dû auprès des opérateurs bénéficiaires finals
    • Assurer la remise des comptes de l’Agence pour approbation par le Comité de gestion

6. Assurer la coordination informatique :

  • S’assurer de la maintenance permanente du parc informatique
  • faire apporter à la base de données de l’Agence FSE les modifications demandées par les services de gestion, d’inspection, d’animation ou, le cas échéant, par l’autorité d’audit, et validées par la Direction ;
  • Faire apporter à la base de données de l’Agence FSE les modifications nécessaires à l’évolution des systèmes comptables pour répondre aux évolutions règlementaires
  • s’assurer de la création les formulaires informatiques à transmettre aux opérateurs bénéficiaires finals
  • définir un plan de formation à l’utilisation du parc informatique, pour l’ensemble des services de l’Agence FSE et en fonction des missions propres à chaque service
  • définir un plan de développement du parc informatique

7. Garantir la Coordination méthodologique :

  • coordonner l’élaboration et la rédaction des plans, programmes européens et compléments de programmation comprenant notamment l’organisation des évaluations; l’élaboration, la rédaction et le suivi des plans à soumettre aux autorités compétentes, notamment la Commission européenne (dont le plan d’évaluation et le plan de communication) ; participation aux négociations intra‐belge et avec la Commission ; introduction des nouveaux programmes ou modifications de programmes existants dans la base de données de la Commission ;
  • Assurer la rédaction, l’actualisation et la mise en oeuvre effective de la description de fonction et des procédures à mettre en place en tant qu’autorité de gestion des programmes FSE, AMIF, FEM, etc.
  • coordonner la rédaction et le suivi des Guides administratifs et financiers de l’Agence FSE ;
  • Assurer une veille des législations publiques (nationales et communautaires) en lien avec la gestion des programmes européens et le Semestre européen
  • formaliser des Procédures de sélection par programme européen comprenant notamment l’élaboration de propositions à soumettre aux autorités compétentes ; l’organisation des procédures de sélection ; l’organisation des expertises liées aux procédures de sélection ; la synthèse et la présentation des résultats des expertises aux comités d’accompagnement ou de pilotage de chaque programme
  • gérer et assurer le suivi des évaluations des programmes européens comprenant notamment la définition des plans d’évaluation ; le lancement des appels d’offres liés à l’attribution des marchés d’évaluation ; l’organisation des procédures d’attribution des marchés ; l’animation des comités techniques d’évaluation ; la participation aux réunions partenariales en matière d’évaluation organisées par la Commission européenne
  • assurer le suivi des programmes européens comprenant notamment, en cohérence avec la SEE, la stratégie Europe 2020 et le Semestre européen, le suivi de l’exercice d’additionnalité par programme européen ; le suivi des indicateurs de contexte, de réalisation, de résultats et d’impacts par programme européen
  • assurer la coordination générale des rapports d’activités de l’Agence FSE


En tant que responsable d’équipe, vous assurez la gestion des
ressources humaines et de l’activité, à savoir :


1. Répartir l’activité en fonction des compétences et des
potentialités :

  • réaliser un programme d’activités et le traduire en plan d’action
  • définir et mettre en place des procédures et en assurer leur application
  • évaluer la charge de travail collective et individuelle
  • répartir les tâches et fixer des objectifs aux membres de l’équipe
  • évaluer l’atteinte des objectifs
  • partager l’expertise, les connaissances auprès de son service
  • accompagner les agents dans l’acquisition des compétences professionnelles nécessaires au bon fonctionnement du service
  • favoriser la collaboration et le travail d’équipe
  • motiver les membres de l’équipe
  • responsabiliser ses collaborateur(trice)s

2. Participer au recrutement/sélection du personnel :

  • informer le comité de gestion des besoins en personnel
  • participer à la réalisation des profils de fonction
  • participer aux jurys de sélection

3. Evaluer les agents :

  • mener les entretiens de fixation d’objectifs et d’évaluation
  • entériner l’attribution de la mention d’évaluation

4. S’assurer du bon fonctionnement du service :

  • identifier les difficultés en termes de fonctionnement du service et mettre en place des alternatives
  • se tenir au courant des évolutions en termes de missions de service et en assurer l’application
  • assurer le suivi administratif des agents (congés, évaluation, télétravail, etc.)

5. Gérer les conflits :

  • mettre en place les conditions de bien‐être au travail
  • gérer en première ligne les situations problématiques et/ou conflictuelles

6. Assurer l’interface entre l’équipe et les différents interlocuteurs
internes et externes :

  • organiser/participer aux réunions de service et/ou de travail en interne et/ou en externe
  • se présenter comme la personne de référence du service
  • collaborer avec les coordinateurs et les correspondants en personnel
  • s’intégrer dans un réseau de personnes ressources avec lesquelles le service est en relation
  • faire rapport de l’activité au Comité de gestion
  • favoriser les échanges d’information et communiquer les décisions

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.

 

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