Tweetalige (NL/FR) Administratief(ve)/Commerciël(e) Assistent(e)

Région
Brabant Wallon
Publication
lundi 3 décembre 2018
Date limite
jeudi 17 janvier 2019
Niveau d'expérience
0 à 2 ans d'expérience
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

Uw functie:  Als tweetalige (NL/FR) administratief(ve)/commerciël(e) assistent(e), verzorg je de ondersteuning van de buitenploeg en klanten.    

Op commercieel vlak :

 - behandelen van telefoonoproepen, analyse en organiseren van commerciële afspraken  

- Uitwerken van commerciële voorstellen en beantwoorden van offerteaanvragen  

- Opvolgen van onderaannemers  - Ontwerpen van nieuwe documenten voor mailing

- Opvolgen van offertes - Het registreren van bestelbonnen en kadercontracten in het beheerssysteem  - Plannen van opdrachten en het voorbereiden van de dossiers van de agenten

- Opvolgen van het opsturen van de rapporten en verslagen van de activiteiten, en de validatie door de klanten  

- Facturatie, opvolgen van de laattijdige betalingen en de geschillen.  

- Actualiseren van de klantgegevens - Opstellen van nieuwe type documenten en het aanpassen van offertes, kadercontracten, technische beschrijvingen  

Op het vlak van het intern beheer :

- Beheer van de briefwisseling en het organiseren tot bestemmeling

- Opstellen en versturen van de nota’s of interne documenten en archivering  

- Beheer en validatie van de imputatie van de prestaties, maandelijkse opvolging van de vakantie, versturen van de benodigde documenten voor de uitbetalingen van de lonen

- Opstellen en actualiseren van de verschillende lijsten van de balansen, de productie, de staat van de bestellingen en van de uitgaven

- Opvolgen van de bevoegdheden voor het beheer van de bankverrichtingen, voorbereiden van de data voor de validatie van de verantwoordelijken

- Bijhouden van de mappen met de raden van bestuur en de algemene vergaderingen

- Verzekeren van de relatie tussen het personeel van Apave Belgium , de leveranciers en de diensten van Apave  

- Verzekeren van de goede opvolging van alle leveranciers en het verwittigen van de directie indien nodig  

- Voorbereiden van de nieuwe werknemers, toekennen van het materiaal en de PBM’s , medische opvolging  

-Opvolgen van de technische kwalificatie dossiers van de werknemers van Apave  

Op boekhoudkundig vlak:  

- Validatie, registratie van de facturen van de leveranciers en invoeren in het banksysteem voor goedkeuring van de verantwoordelijke  

- Voorbereiden van de documenten: facturen, creditnota’s van klanten en leveranciers voor de boekhouding

- Voorbereiding van de documenten voor de maandelijkse verslaggeving

- Ontvangen, debiteren en crediteren van bankgegevens, digitale behandeling  

- Opsturen van de maandelijkse klantenfacturen aan de contactpersoon  

Op kwaliteitsvlak :  

- Relatie met de verantwoordelijke kwaliteit Apave in het kader van de audits en de accreditatiedossiers

- Opstellen van de kwaliteitsdocumenten en interne en externe audits  

- Opvolgen van de verplichte verklaringen t.o.v. de Belgische administratieve autoriteiten, missies onder accreditatie, nieuwe agenten, hernieuwen van de goedkeuringen - Registratie en opvolging van de klachten klanten - Beheer van materiaal, dotatie, opsturen naar kalibratie  

- Openen, archiveren en afsluiten van de klantendossiers  

Uw profiel :  

 U praat vlot nederlands en frans

   U bent stressbestendig en reageert overwogen in probleemsituaties U kan zich organiseren en deadlines respecteren: U bent reactief en beantwoord klantenvragen binnen de aanvaardbare termijnen  

 Naast uw klantvriendelijkheid, kan je ook

   prioriteiten bepalen en afspraken nakomen U beheerst de standaard informatica toepassingen  U heeft affiniteit voor technische materie, zoals bijvoorbeeld elektriciteit (strekt tot aanbeveling)

Emplois similaires

Emplois similaires