Un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps plein

Faculté : Services généraux
Département : Service de l'Administrateur général
Grade : premier agent spécialisé filière administrative
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)


Tâches

Au sein du Service de l'Administrateur général, vous aurez les missions suivantes:

  • Préparer et assurer le suivi des réunions du Conseil d’administration, du Conseil rectoral, des Conseils de gestion, ainsi que des réunions diverses internes ou externes:
  • Fournir à l’Administrateur général des dossiers complets, enrichis de toutes informations utiles et complémentaires pour une bonne analyse des dossiers;
  • Planifier avec les différents Directeurs des Services généraux les dossiers à introduire au Conseil d’administration ou au Conseil rectoral;
  • Introduire sur la plateforme Agora les dossiers qu’il porte au Conseil d’administration;
  • Classer et archiver dans des dossiers, toutes les décisions et PV du Conseil d’administration, les PV des réunions de travail du Conseil rectoral et du Comité de gestion mais également toutes les réunions internes et externes afin de pouvoir ressortir les informations de manière rapide à l’occasion de prochaines études à réaliser sur les différents points abordés lors de ces réunions.
  • Collaborer étroitement avec la conseillère au sein du Service de l’Administrateur général pour l’analyse des dossiers.
  • Gérer l’information reçue par la constitution de dossiers ou fichiers pour le traitement ultérieur des sujets abordés (crédits extraordinaires accordés, engagements budgétaires, sources de financement des boursiers, …) et veiller à l’actualisation de cette information.
  • Assurer le secrétariat de direction courant (tenue de l’agenda, organisation des rendez-vous et réunions, ouverture du courrier et suivi, …). Élaborer des tableaux et graphiques pour les présentations orales de l’Administrateur général.


Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat/graduat en secrétariat de direction OU d'un baccalauréat/graduat équivalent couplé d'une expérience probante à connotation administrative.

Compétences et qualités requises (critères déterminants)

Vous disposez des compétences et qualités suivantes:

Savoir-être

  • Rigueur / fiabilité / précision,
  • Engagement et flexibilité,
  • Respect des délais,
  • Sens du travail en équipe,
  • Souplesse et faculté d'adaptation,
  • Autonomie (en ce compris le sens de l’organisation),
  • Esprit d'initiative.

Savoir faire

  • Très bonne maîtrise de l’expression écrite et orale en français,
  • Connaissances avérées en XLS, Word et Powerpoint.

Atouts:

  • Très bonne connaissance de l’Université de Namur et du milieu universitaire.


Renseignements complémentaires

Madame Laurence VIESLET, conseillère au Service de l'Administrateur Général

E-mail: laurence.vieslet@unamur.be (Merci de NE PAS ENVOYER DE DOSSIER DE CANDIDATURE via cette adresse: cfr procédure décrite ci-dessous)

Téléphone: 081/72.40.09


Remarques

Modalités d’organisation

40% du temps de travail sera assuré au bénéfice de la cellule de gestion du patrimoine (CEGEPA) pour des tâches de secrétariat et de suivi de dossiers propres à cette cellule, nécessitant une sensibilité aux chiffres. Ce temps de travail intègre également un support ponctuel aux autres membres du service de l’administrateur général.


Modalités de sélection:

  • test de mise en situation (Word, Power Point, exercice de précision);
  • entretien RH;
  • entretien avec une commission de recrutement.


Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation doit être adressée à la Direction du Service des Ressources Humaines, par mail via le bouton POSTULER pour le 27 janvier 2019 au plus tard.

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