Secrétaire (h/f)

Le client est un hôpital qui a pour objectif la recherche.

Description

Dans le cadre d’une unité de recherche en cancérologie, vous faites partie d’une équipe d’assistants administratifs et vous êtes rattaché à un ou plusieurs médecins. Vous assurez un support administratif général de ses activités de recherche, comprenant notamment les tâches suivantes :

• Gestion de l’agenda (prise de RDV, téléconférences, …);
• Gestion du téléphone et des contacts;
• Suivi du courrier et des e-mails;
• Gestion de tout type de dossiers;
• Organisation de réunions et prise de note pour établir le PV, organisation de séminaires et d’événements divers;
• Organisation des voyages scientifiques/séminaires/symposium : financement, logistique, planning, diapositives, contrats et notes de frais;
• Gestion et organisation des formations;
• Mise à jour du CV des médecins;
• Préparation des présentations PowerPoint;
• Classement papier et électronique;
• Aide administrative (commande matériel, timbre….);
• La fonction implique de pouvoir passer continuellement d’un sujet à l’autre et de gérer des échéances parfois très courtes. Les activités de recherche des médecins se déroulant dans un contexte international, de nombreux courriers et contacts sont traités en anglais;
• Vous travaillez en collaboration étroite avec un ou plusieurs médecins mais faites preuve d’une grande autonomie dans la manière de gérer vos activités;
• Vous faites partie d’une équipe et à ce titre, vous assurez le remplacement de certain(es) collègues en cas d’absence;
• Factures et documents de débit à payer;
• Encodage des paiements;
• Encodage des recettes;
• Dossiers voyages : au niveau de la gestion administrative des dossier en vue des ordres de paiement;
• Facturation consultance - vérification.

Votre profil

• Bachelor secrétaire ou traduction ou linguistique;
• Français/anglais;
• Word/Excel (vérification - tableau avec calcul) /POWERPOINT;
• Structuré;
• Autonomie;
• Ordonné;
• Précis;
• Bonne gestion du stress et bonne organisation;
• Accepter de travailler en équipe.

Nous offrons

• Accessible en transport en commun;
• Une entreprise qui offre des possibilités de développement;
• Un employeur stable avec une ambiance de travail positive.