Assistant(e) Formalités Marques

Company details

Solvay is an international industrial Group active in chemistry where teamwork and responsible behavior are fundamental to the way we work. We produce a broad range of products and solutions that contribute to improving quality of life. We are among the world leaders in most of our markets. For almost one hundred and fifty years we have blended the best talents across all disciplines and countries by fostering the spirit of collaboration. Now, join us and be part of a world class team.

Fonction

Le travail consiste principalement à la préparation des dossiers en vue des dépôts de marques, en la réalisation de dépôts de marques, et de leur suivi au niveau administratif, le suivi des renouvellements jusqu’à leur expiration, y compris la gestion de tous documents administratifs nécessaires pour la réalisation de ces opérations.

•  préparation et dépôt des dossiers de dépôts de marques, sur base des instructions données par les conseils en marques
•  préparation des instructions et contrôle de l'exécution aux agents locaux pour effectuer le dépôt dans leur pays. 
•  pré-lecture du courrier entrant pour codification et encodage dans le logiciel de gestion MIS IAM (CPA Memotech), y compris l’encodage des tâches à réaliser par les conseils en marques.
•  encodage des contrats de marques dans les outils électroniques et préparation de la mise en signature des contrats de marques
•  suivi administratif des dépôts en respectant de manière stricte les délais imposés
•  émission des échéances y compris pour les conseils en marques
•  préparation et suivi des renouvellements et/ou abandons des marques, sur instruction des et après validation par les conseils en marques, préparation des demandes d’inscription des changements
•  émission de rapports de portefeuille et de rapports statistiques
•  commande et suivi des traductions, notarisation, et/ou légalisation des documents y compris des pouvoirs.
•  veille en matière législative relative aux formalités marques
•  classement et archivage des dossiers
•  réalisation de pré-recherche de disponibilité de marques, dénominations sociales, ou noms de domaine, après formation et sur instruction des conseils en marques
•  réalisation de pré-examen des avis de surveillance, après formation et sur instruction des conseils en marques
•  préparation/mise en signature de documents
•  réception et envoi correspondance 
•  organisation voyages +  notes de frais pour les conseils
•  réservation salles de réunion 

Profil

•  bachelier administratif, assistanat, gestion, juridique ou expérience équivalente
•  expertise comme assistante Formalités Marques de 3 ans minimum
•  maîtrise: - des formalités marques - de base de données gestion des marques - des outils informatique Word, Gmail, Excel (niveau de base) - maîtrise des outils Travel (voyages et note de frais) 
•  rigueur, fiabilité, rapidité, respect des délais, bonne organisation, bon relationnel, sens du service client, esprit d’équipe, collaboration, capacité de travailler à distance  
•  gestion des priorités et délais urgents, sens de l’organisation et rigueur indispensables, notamment pour suivre de nombreux dossiers en parallèle dans le respect des échéances.  
•  souplesse d’esprit et ouverture aux divers systèmes législatifs (> 100 états). Aptitude à aborder des domaines juridiques nouveaux et très évolutifs 
•  Connaissance approfondie du français et de l’anglais opérationnel.