Collaborateur administratif (h/f)

Recruteur
FANC
Région
Bruxelles
Publication
mercredi 27 février 2019
Date limite
samedi 13 avril 2019
Réf
RF36036
Niveau d'expérience
0 à 2 ans d'expérience
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Français, Néerlandais

Company details

L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire est un organisme d’intérêt public créé en 2001 par la loi du 15 avril 1994 relative à la protection de la population et de l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire.

L’Agence compte actuellement environ 160 membres du personnel.

Nous sommes à la recherche d'un collaborateur technico-administratif.

Fonction

Vous rapporterez directement au chef de service Protection de la Santé.

Vous gérez les activités suivantes:

 Gestion des dossiers d’autorisation (60%)

  • Réceptionner les types spécifiques de demandes d’autorisation et vérifier leur exhaustivité en suivant les procédures propres au service;
  • Demander les renseignements manquants;
  • Echanger et fournir des renseignements sur des dossiers ou des procédures de demande selon les procédures spécifiques propres au service;
  • Assurer la mise à jour et le suivi électronique des dossiers (SharePoint, CRM);
  • Rédiger les projets de décisions selon les procédures spécifiques propres au service;
  • Préparer et mettre en œuvre des campagnes ciblées, et en assurer le suivi;
  • Etablir des listes, des statistiques et des rapports.

Organisation et suivi des réunions et événements (20%)

  • Etablir l’ordre du jour;
  • Envoyer les convocation;
  • Collaborer à la coordination et l’organisation des réunions et événements dans le respect des procédures établies, ex. : inscriptions, catering, réservation des locaux nécessaires, badges, accueil, …;
  • Préparer et distribuer la documentation nécessaire;
  • Accueillir les participants;
  • Assurer le suivi des paiements en collaboration avec la comptabilité.
  • Veiller au bon déroulement des événements;
  • Assurer la prise de notes lors des réunions;
  • Etablir les procès-verbaux et gérer l’entièreté du cycle jusqu’à leur approbation;
  • Assurer le suivi de la liste d’actions et dresser rapport si nécessaire.

Gestion des dossiers d’enforcement (7,5 %)

  • Préparer les campagnes d’enforcement et les auditions, et en assurer le suivi.

Appui des processus du service (7,5 %)

  • Aider à l’optimisation des processus dans l’optique de la simplification administrative et de l’augmentation de l’efficacité.

Information, communication (5%)

  • Contribuer à la rédaction et à la diffusion de documents d’information, de brochures et de contenu sur le site web.

Profil

  • Vous avez un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Bachelor), de préférence en office management, ou équivalent par expérience;
  • Une expérience dans un contexte médical constitue un atout;
  • Vous avez un bonne connaissance de Microsoft office : Word, Excel, Outlook, CRM et Sharepoint;
  • Vous êtes communicatif et discret;
  • Vos points forts sont l’administration, l’organisation et le suivi de vos dossiers;
  • Vous êtes résistant au stress;
  • Vous vous exprimez correctement en français et en néerlandais et vous avez une bonne connaissance de l’anglais.

Offre

  • Rémunération selon l’expérience et conforme au marché. Evolution annuelle selon un barème ;
  • Chèques-repas ;
  • Assurance de groupe (pension complémentaire, capital décès, rente complémentaire d’invalidité) entièrement à charge de l’employeur ;
  • Assurance d’hospitalisation entièrement à charge de l’employeur ;
  • Transport en commun gratuit entre le domicile et le lieu de travail ;
  • Communications téléphoniques (mobiles) et connexion internet à charge de l’employeur ;
  • Laptop ;
  • L’AFCN est située à 150 mètres de la gare de Bruxelles-Central.

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