Part-time Directiesekretaresse Nl/FR

Région
BRUXELLES
Publication
jeudi 28 mars 2019
Date limite
dimanche 28 avril 2019
Réf
1600F2UNQ-BE
Contact
Unique Brussel Max Office
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
CDD
Temps de travail
Mi-temps

Vlaamse federatie

Kantoren gelegen in Brussel Centrum



Functiebeschrijving

De uitdaging :

- beheer van de agenda van de voorzitter en de algemeen coördinator

- centraal beheer van de agenda’s van de Algemene Vergadering (AV), de Raad van Bestuur (RvB) en het Directiecomité (DC)

- centraal beheer van de agenda van alle vergaderingen

- centraal beheer van inkomende vragen (mails, post en telefoons)

- administratieve ondersteuning en operationele ondersteuning

- centraal beheer van de formele documenten

- centraal beheer van het archief i.s.m. het secretariaat

- centraal beheer van de SharePoint i.s.m. het secretariaat

- centraal beheer van de adresbestanden van relevante contactpersonen en stakeholders i.s.m. het secretariaat

- back-up van de stafmedewerker communicatie voor de externe communicatie vanuit de voorzitter en de algemeen coördinator

– Ondersteuning van de formele activiteiten vanuit de federatie, bv. recepties, symposia, academische zitting, bijzondere activiteiten, gezamenlijke feesten e.a.

- dagelijkse samenwerking met de medewerkers van het onthaal en het secretariaat



Functie-eisen

Jij bent

- een bachelor in office management of gelijk-waardig door ervaring

- administratief sterk ervaren, punctueel en oog voor detail

- sterk in planning en organisatie - hands-on

- integer, loyaal en discreet

- een collega die sterke dienstverlening vooropstelt

Jij beschikt over

  • - sterke administratieve kennis
  • - sterke kennis en ervaring in het werken met de verschillende toepassingen in MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, …)
  • - kennis en ervaring in het werken met SharePoint
  • - de vaardigheid voor de analyse van problemen en het formuleren van oplossingen
  • - goede sociale en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
  • - sterke interpersoonlijke vaardigheden
  • - de vaardigheid om flexibel en zelfstandig te werken, ook in teamverband
  • - talenkennis: sterk in professioneel tweetalig (Nederlands/Frans) spreken en schrijven en voldoende basiskennis van het Engels
  • - een werkervaring, minimaal 5 jaar in een gelijkaardige of aanverwante functie, is aanbevolen



Arbeidsvoorwaarden

Wat bieden wij jou

- een generalistische functie met verantwoordelijkheid

- een organisatie met een stevige basis

- samenwerking met een gedreven team

- mogelijkheid tot het volgen van opleidingen

- mogelijkheid voor een aantrekkelijke work-life balance

- een interessante verloning die zich meet met vergelijkbare functies in de sector en aangevuld met een breed pakket aan extralegale voordelen (o.a. hospitalisatie- en groepsverzekering, maaltijdcheques, woon-werkverkeer ...)