Conseiller au Cabinet du Recteur

Recruteur
ULB
Région
Ixelles
Publication
jeudi 4 avril 2019
Date limite
samedi 4 mai 2019
Réf
2019/24
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais, Français, Néerlandais

Le Rectorat recrute : Un.e Conseiller.ère au Cabinet du Recteur

Contexte:

  • Le cabinet du Recteur assure un support direct au Recteur dans l’exécution de ses missions au service de l’Université. Composé de 5 membres, le cabinet est amené à travailler sur l’ensemble des dossiers du Rectorat, en lien direct avec l’équipe des Vice-Recteurs et l’ensemble des parties prenantes internes et externes de l’Université.

La fonction de conseiller.ère au cabinet du Recteur comportera les missions reprises ci-dessous:

Mission 1: Assurer des missions administratives propres à la fonction et assurer la préparation et le suivi administratif des réunions du Recteur:

  • Rédiger des courriers et courriels pour le compte du Recteur ;

  • Rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux de la Coordination facultaire et des réunions de l’équipe rectorale ;

  • Collecter ou préparer les notes préparatoires utiles aux différentes réunions quotidiennes du Recteur, en particulier pour les réunions du CREF, de l’ARES, de la CDU et du FNRS ;

  • Assurer le suivi de dossiers disciplinaires pour le compte du Recteur ;

  • Assister le Chef de cabinet dans le suivi de dossiers spécifiques ;

  • Coordonner l’archivage des documents du Rectorat.


Mission 2 : Assurer la veille des travaux politiques liés aux matières de l’Université dans les différents niveaux de pouvoirs (Europe, État Fédéral, FWB, RBC, communes).


Mission 3 : Assurer un back-up des autres membres du cabinet en cas d’absence et toute autre tâche utile au bon fonctionnement du Rectorat.


Profil:

  • Diplôme de Master ou réussite du concours d’accession

  • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle

  • Les candidatures présentant un diplôme supérieur à celui requis ne pourront pas être retenues.


Connaissances et compétences requises :

  • Excellente maîtrise des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et de logiciels spécifiques;

  • Manipulation aisée des outils de recherche (web, bases de données);

  • Une bonne connaissance du fonctionnement de I'ULB et des instances liées à l'enseignement supérieur et à la recherche est un atout;

  • Capacité à lire un volume important d'informations, à les comprendre, les analyser et les synthétiser;

  • Connaissances juridiques de base;

  • Orthographe, grammaire et syntaxe irréprochables;

  • Excellentes capacités rédactionnelles et orales;

  • Connaissances des autres langues : anglais et néerlandais sont recommandés.


Qualités souhaitées :

  • Sens de l'accueil et de la communication;

  • Diplomatie, respect des convenances (protocole), discrétion;

  • Respect de la confidentialité;

  • Organisation et sens de la planification;

  • Grande disponibilité;

  • Capacité d'adaptation

  • Capacité d'analyse, de réflexion et d'anticipation;

  • Sens des responsabilités;

  • Rigueur et minutie;

  • Autonomie.

 

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