Responsable de service - soutien aux facultés et instituts - FUCaM Mons

Recruteur
UCLouvain
Région
Mons (Ville), Hainaut
Publication
jeudi 11 avril 2019
Date limite
mercredi 8 mai 2019
Réf
SF23107
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais, Français

Pour le Service de soutien aux facultés et instituts (SAFI) - campus FUCaM Mons
Site principal :  Mons

Contrat à temps plein pour une durée indéterminée - Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur administratif de l’UCLouvain à Mons et sous la responsabilité fonctionnelle des doyen·ne·s des facultés LSM et ESPO, le/la Responsable de service SAFI veille au bon fonctionnement du service.

Il/elle veille également à la bonne organisation du support aux facultés et aux instituts de recherche présents à Mons.

Il/elle favorise la fluidité des processus administratifs au sein des facultés, des écoles et des instituts de recherche présents à Mons, en lien avec les services centraux. À ce titre, le service SAFI est à la jonction de plusieurs entités de l’université multisite et le rôle du/de la Responsable de ce service est d’assurer la continuité des processus administratifs en lien avec une multitude d’acteurs de l’institution.

Il/elle organise et répartit le travail au sein du service pour rencontrer les objectifs confiés au service.

Il/elle assure des tâches de secrétariat facultaire, en ce compris la gestion des parcours annuels des étudiantes et des étudiants, la gestion du portefeuille de cours, gestion des modifications de programme, gestion du doctorat, jurys, horaires.


Activités :

  • Exercer l’autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les membres du personnel du SAFI
  • Organiser le travail, coordonner et superviser les tâches de l’équipe, en veillant (1) à mettre en place l’organisation nécessaire à la mise en œuvre du calendrier académique ; (2) à identifier des répondants spécifiques qui seront en lien privilégié avec les entités concernées (facultés, écoles, instituts, services centraux) ; (3) à apporter un soutien aux projets académiques développés sur le site
  • Favoriser la fluidité des processus administratifs au sein des facultés et des écoles
  • Dans le cadre de sa mission, contribuer activement aux projets et à la gestion de dossiers en collaboration étroite avec les acteurs concernés
  • Participer et, le cas échéant, en s’y faisant représenter, au Bureau et Conseil des facultés LSM et ESPO et des écoles concernées (COMU, PSAD, AGES) et apporter ainsi un appui à la définition de la politique de l’enseignement au sein des facultés et des écoles
  • Participer aux réunions de la commission de coordination des services à Mons et contribuer ainsi aux projets transversaux sur le site
     

Ce descriptif est susceptible d’évolution.

Qualifications et aptitudes requises :

  • Diplôme universitaire (master)
  • Excellente connaissance de la langue française et de l’anglais (C1)
  • Capacité de gestion d’équipe
  • Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)
  • Sens du contact, de l’écoute et de la concertation
  • Leadership et esprit d'équipe
  • Adaptabilité aux situations nouvelles (réactivité et proactivité)
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Rigueur, dans le respect des textes, des procédures et des échéances
  • La connaissance du néerlandais est un atout
  • La connaissance de l’UCLouvain et de son organisation est un atout

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