Attaché·e – Responsable du Service de gestion administrative des stagiaires en formation

Depuis 1994, Bruxelles Formation organise et gère la formation professionnelle des adultes francophones en Région bruxelloise. Le Service public de la formation professionnelle travaille avec un réseau de partenaires et dispose d’un centre d’information sur l’offre de formation (bf.carrefour) ainsi que de 9 centres de formation. Au total, l’organisme emploie près de 500 personnes et forme, avec ses partenaires, plus de 19.000 personnes par an.

Pour mener à bien ses missions, Bruxelles Formation recherche régulièrement de nouveaux talents prêts à partager leurs connaissances et leur savoir-faire. Si vous possédez une expertise acquise sur le terrain et si vous êtes sensible à notre démarche, vous pouvez rejoindre nos rangs.

Pour sa Division Production, Bruxelles Formation recrute de

Attaché·e – Responsable du Service de gestion administrative des stagiaires en formation

Votre mission

Sous l’autorité du responsable de la Division Production de la Formation, et en étroite collaboration avec le service Processus Métiers & Outils ainsi que les différents Pôles/Divisions/Services de Bruxelles Formation et les partenaires de Bruxelles Formation, vous serez en charge de :

La gestion du dispositif de gestion administrative des stagiaires :

  • Traduire les dispositifs légaux et réglementaires en documents de référence (ex : règlements d’ordre intérieur), instructions, circulaires et procédures administratives opérationnelles ;
  • Élaborer les procédures, les protocoles et les instructions du dispositif de gestion administrative des stagiaires, y compris la Formation professionnelle individuelle en entreprise (FPIE), la FPI en établissement d’enseignement et la mobilité interrégionale ; en réaliser les mises à jour et les optimalisations avec l’appui du Service juridique de Bruxelles Formation ;
  • Veiller à l’application des dispositions légales et règlementaires de la gestion administrative des stagiaires définies tant pour Bruxelles Formation que pour les partenaires ;
  • Assurer le suivi des évolutions des dispositifs de mobilité interrégionale et FPI en établissement d’enseignement ;
  • Contribuer à la veille juridique des dispositions règlementaires en collaboration avec le Service juridique de Bruxelles Formation ;
  • Faire appliquer les protocoles d’accord (ACTIRIS, FOREM, VDAB,…) au sein des cellules du service, des centres de Bruxelles Formation et auprès des partenaires ;
  • Contribuer, voire piloter certains projets : « contrat parcours », dossier unique du chercheur d’emploi,…
  • Contribuer à la simplification administrative du dispositif de gestion administrative des stagiaires ;
  • Détecter les risques d’anomalie du dispositif et formuler des recommandations d’amélioration ;
  • Élaborer et contrôler les protocoles de flux des données, notamment entre Bruxelles Formation et Actiris.

La coordination de la communication et de l’information de la gestion administrative des stagiaires :

  • Communiquer l’information relative à la gestion administrative des stagiaires auprès des pôles (directeurs, gestionnaires pédagogiques, agents relais,…) et des partenaires ;
  • Représenter Bruxelles Formation lors de réunion et de groupes de travail, tant internes qu’externes (ex : Actiris, Synerjob,…) ;
  • Animer les rencontres mensuelles avec les agents de la gestion administrative des stagiaires des pôles et des partenaires).

L’encadrement de l’équipe du service Gestion Administrative & Juridique des Stagiaires, composée des cellules Gestion de la Paie des Stagiaires, Gestion Administrative des Stagiaires, et du Helpdesk Support Technique et Administratif :

  • Assurer la gestion opérationnelle des activités du service en cohérence avec les orientations stratégiques ;
  • Fixer les objectifs de l’équipe et en assurer le suivi ;
  • Animer les réunions de service ;
  • Assurer le reporting des réalisations du service ;
  • Définir et gérer les ressources du service (humaines, financières, logistiques,...) ;
  • Contribuer à la montée en compétences des différents membres de l’équipe.

Vos compétences & connaissances

  • Disposer d’une certaine facilité à la compréhension, à l’analyse de textes juridiques et à leur transcription administrative ;
  • Être capable de traiter, d’analyser et de synthétiser un grand nombre de données afin de formuler des recommandations opérationnelles aidant à la prise de décision ;
  • Posséder d’excellentes capacités rédactionnelles, y compris sur des aspects juridiques et techniques ;
  • Faire preuve d’initiative, de rigueur et de capacités organisationnelles et d’autogestion (respect des objectifs et des délais, coordination de différents acteurs, vue d’ensemble…) ;
  • Avoir les aptitudes et les attitudes nécessaires pour conduire une équipe ;
  • Être doté d’un talent de communicateur dans le cadre de collaborations multi-partenariales ;
  • Avoir une bonne résistance au stress et faire preuve de flexibilité.

Atouts

  • Avoir une bonne connaissance des dispositifs de la formation professionnelle, de leurs évolutions et enjeux ;
  • Avoir une expérience de simplification administrative et de digitalisation.

Les conditions de recrutement

  • avoir une excellente maîtrise du français, langue véhiculaire de l’Institut,
  • posséder une expérience probante en rapport avec la fonction visée,
  • être porteur·se d’un master ou diplôme de l’enseignement de type long à orientation sciences humaines ou administratives, etc.

La sélection

Après une présélection sur la base des dossiers de candidature :

Une épreuve écrite/informatisée éliminatoire portant sur une étude de cas en lien avec la fonction.

Une épreuve éliminatoire portant sur les caractéristiques de votre personnalité et leur adéquation avec la fonction.

Un entretien avec le jury.

Le contrat

L’engagement s’effectuera sous le régime du contrat de travail d’employé à temps plein à durée indéterminée.

La rémunération mensuelle brute sur la base d’un temps plein (38 heures par semaine) s’élève à 3.241,53 € à l’indice actuel des prix à la consommation. À cela s’ajoutent 35 jours de congés annuels, un horaire flexible, des lunch pass et une intervention de l’employeur dans les frais de déplacements domicile-lieu de travail en transport en commun.  

Comment postuler

Si cet emploi vous intéresse et si vous remplissez les conditions de participation ci-avant, faites parvenir votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae actualisé détaillé) pour le 19 mai 2019 au plus tard. Nous ne prendrons en compte que les dossiers ayant été déposés via notre formulaire en ligne.

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