Administratief meedewerker (h/f)

De klant is het residentiële handelsmerk van een Belgische vastgoedbedrijf.

Functiebeschrijving

Wij zijn op zoek naar een Sales Administrator - Residential.

• Coördinatie van het administratieve beheer, met inbegrip van bepaalde specifieke benaderingen en het nemen van initiatieven, om het ontwikkelingsteam (residentiële) te ontlasten en hen zo toe te laten in een performante omgeving te werken. Voorbeelden: agendabeheer volgens de prioriteiten en interne en externe verplichtingen, organiseren van vergaderingen (opstellen, vertalen van de notulen, opvolgingsvergaderingen plannen en organiseren…);
• Beheren van de informatiestroom, het digitaal klassement, opvolging van de administratieve processen in een omgeving met velerlei projecten in ontwikkeling;
• Administratieve opvolging van ontwikkelingsprojecten tijdens de verschillende fases (tussen aankoop en voorlopige oplevering) en ondersteuning aan het ontwikkelingsteam;
• Administratieve voorbereiding van de koperdossiers (reserveringen, compromis, aktes); • Volgen en bijhouden van de klantinformatie en de ‘verkooplijsten’;
• Administratieve voorbereiding van de facturatie, invoeren van de klanten en de bestelbonnen in SAP (SD/FI);
• In ontvangst nemen en optimaal beheren van de telefonische oproepen en voorstel van een eerste oplossing aan de gesprekspartners;
• Vertrouwelijke behandeling van de binnenkomende en uitgaande correspondentie om de uitwisseling van professionele informatie, binnen de opgelegde termijnen en met respect voor de kwaliteitsvereisten te kunnen waarborgen;
• Typen, opstellen en wijzigen van presentaties;
• Bijwerken van specifieke templates verbonden aan de ontwikkelingsactiviteiten;
• Voorbereiding van documenten voor vergaderingen.

Functie-eisen

• Bachelor van het type directiesecretariaat of gelijkwaardig;
• Ervaring: 5 tot 8 jaar in een gelijkaardige functie, liefst in de residentiële vastgoedsector;
• Taalvaardigheden: goede tweetaligheid Nederlands/Frans en kennis van het Engels;
• Informaticavaardigheden: zeer goede kennis van Microsoft Office;
• Kennis van SAP SD/FI is een belangrijke plus;
• Administratieve capaciteiten: nauwkeurigheid, discipline, organisatie en stiptheid;
• Goede praktische aanpak (problem solver);
• Betrokkenheid, goed inzicht van de taken en de personen;
• Beschikbaarheid, vermogen om gemakkelijk van de ene taak naar de andere over te gaan, proactief;
• Teamgeest met een vermogen om ook autonoom te kunnen werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een boeiende en afwisselende functie;
• Een competitief loon;
• Beschikbaar met openbaarvervoer.