Management Assistant du CEO - Gare du Midi

Company details Notre client est un bureau d"ingénierie spécialisé sur l"infrastructure et la technologie ferroviaires. Depuis plus de 25 ans, la société est une véritable référence en matière d"étude, de gestion de projets et de supervision de chantiers. Expertise technique, flexibilité et solutions créatives sont les maîtres-mots. Dans leur nouveau modèle organisationnel inspiré des idées et réflexions de toute l"équipe, le focus est mis sur la collaboration en mode projet, autonomie et innovation Fonction Grâce à votre professionalisme, votre sens de l"organisation et vos talents administratifs, vous pourrez facilement gagner la confiance du CEO et des membres du top management.

Les outils digitaux, les nouvelles tendances en la matière (cloud, mobile devices, ...), et les logiciels de bureau couramment utilisés n"ont aucun secret pour vous.

• Vous apportez votre support au Chief Executive Officer (CEO)

Vous organisez son agenda et définissez les priorités avec bon sens.

Vous gérez les appels téléphoniques entrants, ses e-mails, ses rendez-vous et sa correspondance.

Vous programmez et organisez les réunions

• En tant que Senior Management Assistant, vous vous construisez un réseau interne et externe (entre autres avec les stakeholders), ce qui favorise une coopération fluide et professionnelle.
• Grâce à votre image professionnelle, vous représentez positivement la société. 
• En collaboration avec le CEO, vous vous assurez du bon suivi des dossiers qu"il doit présenter aux différents organes de direction ( Comité Executif, Comité de Direction, Audit, ....)
• Vous collectez les informations nécessaires pour répondre aux questions, à la correspondance, aux e-mails, etc.; vous garantissez des réponses adéquates et ponctuelles
• Vous organisez le secrétariat de manière autonome et coordonnez diverses activités administratives au sein du service. Vous formulez des propositions d"amélioration et contribuez à garantir un fonctionnement optimal.
• Vous supervisez une personne, déterminez les priorités en ce qui concerne les tâches à exécuter et assumez la responsabilité ultime de la qualité du support administratif.
• Vous passez les commandes dans SAP (une formation sera donnée à cet effet).

Profil

• Vous êtes en possession d"un Bachelor ou justifiez d"une expérience probante
• Vous avez au moins 8 ans d"expérience dans un poste similaire
• Vous avez de l"expérience et une affinité pour les outils et les méthodes de travail digitales ( Cloud, mobile,...)
• Vous avez une bonne connaissance des logiciels de bureau actuels (MS Office)
• Vous maitrisez parfaitement le français et le néerlandais. La connaissance de l"anglais est un atout
• Vous êtes autonome, sûr(e) de vous, résistant(e) au stress, vous êtes assertif(ve)
• Vous êtes flexible, pragmatique, structuré(e) et organisé(e); vous êtes en mesure de préparer un planning de travail efficace et de vous adapter aux délais, aux priorités changeantes, aux ressources disponibles et aux commentaires ou instructions reçues.
• Vous êtes communicatif(ve), amical(e), dynamique
• Vous comprenez le caractère sensible et confidentielle de certaines informations et vous les traitez avec prudence et de façon discrète en accord avec le CEO.

Offre

• Vous travaillez dans un environnement ouvert, où la communication et l"autonomie sont stimulées dans une ambiance collégiale. Vous collaborez à des projets importants en termes de mobilité durable pour toute la société.
• Un bon équilibre vie privée-vie professionnelle
• Un contrat à durée indéterminée, un salaire attractif 
• Un bonus basé sur vos performances annuelles
• Une assurance hospitalisation et une assurance groupe
• Des chèques repas
• 20 jours de congés et 13 jours de repos compensatoire 
• Des horaires flexibles
• Un plan de carrière accompagné de formations
• Des tarifs préférentiels sur vos déplacements en train Belgique