Assistant(e) de direction

Horeca Forma Bepro, un centre qui regroupe le Fonds de Formation Sectoriel Bruxellois pour l’Horeca (Horeca Forma Bruxelles) et le Centre de Référence professionnelle bruxellois pour le secteur de l’Horeca (Horeca Bepro). 

Nos activités ont pour objectif :

  • D’initier et soutenir divers projets de formation
  • De favoriser l’adéquation entre les besoins des entreprises et les offres de formation
  • De promouvoir auprès des Bruxellois la formation professionnelle aux métiers porteurs

Nous recherchons :

Assistant(e) de direction


Description de la fonction :

Il/elle est chargé d’assister la direction et la coordination en prenant en charge :

  • La rédaction des contrats/conventions
  • La préparation de la comptabilité
    • L’établissement des déclarations de créance
    • La vérification et l’encodage des factures pour paiement
    • L’encodage dans le facturier
  • Les démarches administratives officielles (publication au Moniteur,…)
  • Le traitement et le filtrage du courrier (trie, date, classe et dispatche au besoin) et le suivi des mails (dispatche et s’assure du suivi des réponses)
  • La rédaction des notes/courriers pour des sujets définis (et les fait valider)
  • La dactylographie des notes/rapports sur base d’instructions ou d’informations reçues
  • La réponse aux appels téléphoniques et le filtrage au besoin, veille à la transmission, prend note et transmet les messages (en cas d’absence)
  • Le classement et l’archivage des documents
  • Le suivi administratif des demandes de congé, fiche de paie, chèque repas, etc.
  • L’organisation des réunions des Conseils d’Administration et Assemblées Générales (planification, envoi des ordres du jour, réservation de salle, …)
  • Le soutien de la direction pour la planification des rendez-vous / réunions
  • La prise de note lors des réunions des CA/AG et autres réunions officielles et la rédaction des PV
  • La rédaction et l’envoi des appels d’offre

De manière générale, il/elle assiste la direction sur les dossiers/projets en cours.


Compétences :

Précision/vérification

  • Etre précis dans ses tâches ;
  • Apprécier le fait de travailler minutieusement ;
  • Etre en mesure d’effectuer des activités de contrôle de listing, d’encodage, …  de manière correcte ;
  • Rédiger de manière correcte, sans fautes.

Organisation du travail

  • Pouvoir gérer plusieurs activités en parallèle, être multitâches et polyvalent;
  • Esprit analytique
  • Etre ordonné dans ses dossiers et dans les activités de classement ;
  • Jongler avec les imprévus ;
  • Etre en mesure de suivre le planning transmis et effectuer les tâches dans les temps impartis ;
  • Gérer efficacement son temps et établir des priorités.

Autonomie

  • Pouvoir évaluer correctement quand prendre des décisions de façon autonome et quand en référer ;
  • Prendre des initiatives pour s’assurer que tout est en ordre et fonctionne ;
  • Etre proactif et avoir la capacité de s’adapter ;
  • Etre digne de confiance, que l’équipe puisse compter sur lui pour que tout soit prêt et en ordre au moment voulu.

Esprit d’équipe

  • Faire preuve d’assertivité
  • Aider un autre membre de l’équipe quand le besoin s’en fait sentir
  • Relayer les informations utiles
  • Avoir une vision générale des objectifs du Centre de formation et du travail de chacun.

Conscience professionnelle

  • Respecter les règles
  • Réaliser dans le détail et avec sérieux les tâches qui lui sont confiées
  • Respecter la confidentialité


Connaissances :

  • Connaissance de base en comptabilité et règlementation marchés publics
  • Bureautique : Microsoft, Word, Excel, Outlook
  • Capacités rédactionnelles : excellent
  • Bilingue français – néerlandais (connaissance néerlandais : niveau C1 à l’oral et C1 à l’écrit)
  • Diplôme de l’enseignement supérieur au minimum
  • Une première expérience d’au moins 5 années (dans une ou plusieurs fonctions de ce type sont demandés)


Offre

CDI, temps-plein, assurance groupe, assurance hospitalisation, chèques repas

Disponibilité : De préférence juin ou juillet, août (au maximum).

Veuillez envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) à l’adresse suivante :

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