Hands-On Personal Assistant /Office Manager NL/GB + FR (m/v)

Région
BRUXELLES
Publication
mercredi 5 juin 2019
Date limite
vendredi 5 juillet 2019
Réf
171196UNQ-BE
Contact
Unique Brussel Max Office
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
CDD
Temps de travail
Temps plein

A global management consulting firm



Functiebeschrijving

• Beheren en bewaken van de agenda en plannen van afspraken.

Verzekeren dat schema van Partner(s)wordt gevolgd en gerespecteerd (gatekeeper / gateway rol), zodat er win-win situatie gecreëerd wordt tussen iedereen.

Begrijpen en daardoor kunnen prioriteren van conflicterende belangen. Goed inschatten van uitloop, reistijd en tijd vrijhouden om te werken

• Admin:

 Planning van interne en externe vergaderingen, telefoongesprekken en videoconferenties

 Planning en organisatie van business trips (vlucht, trein, hotel, etc.)

 Up to date houden van de contacten van de Partner(s)/Principal(s)

 Indienen van timesheets en expense reports,

 Printen en inbinden van documenten

Office Management:

 Onthaal van bezoekers en beheer van de vergaderzalen

 Aanmaken van badges

 Verwerking en verzending van interne en externe post

 Bestellen van kantoorbenodigdheden en catering

 Toezien op naleven veiligheidsmaatregelen

 Aanspreekpunt voor kantoor Brussel (zowel intern als extern, op gebied veiligheid, marketing, pers)

 Logistieke uitvoering bij organisatie events



Functie-eisen

Je beschikt minimaal over een Bachelor diploma en kan 10 jaar relevante ervaring voorleggen.

Communicatie skills:

• Excellente kennis van (business) Nederlands, Engels en Frans (gesproken en geschreven)

• Sterke interpersoonlijke skills: is gesprekspartner op alle niveaus

Technische skills:

• Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word)

Als persoon ben je flexibel, proactief en je kan zelfstandig werken. Je neemt initiatief waar mogelijk en koppelt tijdig terug.

Je bent een kei in het organiseren en plannen van afspraken, niet alleen met bestaande contacten, maar ook ingang vinden bij nieuwe klanten. Je blinkt uit met je organisatietalent, communicatievaardigheden, houdt van vrijheid en variatie in je job en kunt goed omgaan met ambiguiteit.

Je bent in staat een hoge kwaliteit af te leveren omdat je gestructureerd, accuraat, en onder druk kan werken in een dynamische, internationale omgeving. Je hebt een entrepreneurial mindset en streeft naar perfectie, je zoekt altijd naar manieren om de kwaliteit en de efficiency verder te verbeteren.

Je denkt mee en vooruit en bent creatief in het vinden van alternatieven. Je weet te allen tijde overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken. Je hebt een dienstverlenende, flexibele en collegiale instelling (geen 9-5 mentaliteit) en je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.

Je bent representatief, hebt gevoel voor stijl en oog voor detail. Je bent discreet en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan



Arbeidsvoorwaarden

Onze klant biedt je een full time tewerkstelling in een nieuw kantoor in het centrum van Brussel op wandelafstand van het Centraal Station. Indien je met de wagen naar kantoor komt, kan een parking voorzien worden. Verder kan je rekenen op een aantrekkelijk loon, een internationale omgeving waar je veel kan bijleren en doen en het aangenaam is om te werken.

Emplois similaires

Emplois similaires