Management Assistant (Société prestigieuse)

Company details

 Notre client, une banque de haut prestige, est à la recherche d"un Assistant Private Banking dynamique, désireux de et prêt à prendre des initiatives et d"agir proactivement dans le but de renforcer l"équipe Private Banking (depuis notre siège à Bruxelles).  Fonction En tant que Management Assistant, vos tâches seront :

• Gestion de l"agenda de A à Z (coordination des rendez-vous et réunions, réservation de salles, organisation des conférence calls et suivis, ...)
• Gestion du courrier et des e-mails (examiner et traiter les e-mails et demandes de renseignements à sa propre initiative et prioritiser les actions à prendre)
• Gérer les appels téléphoniques : prendre des messages clairs, identifier les personnes clés pour transférer les appels, évaluer l"urgence et donner une réponse appropriée aux questions standards ; faire un suivi pour assurer le maintien d"un niveau élevé de service à la clientèle
• Organiser les réunions internes et celles avec clients : gérer les calendriers, réserver les salles, préparer et envoyer l"agenda des réunions, ...
• Tenir des registres de réunions et s"assurer que les points d"actions soient suivis
• Organiser et faire le suivi des organisations de voyages et des documents (réservation des avions et des trains, réservation des hôtels, etc)
• Garder à jour la base de données
• Préparer le courrier sortant et les rapports pertinents en utilisant les modèles appropriés
• Préparer des présentations dans Powerpoint, passer en revue les présentations existantes pour l"orthographe et la mise en page ou transposer des flipcharts dans les diapositives Powerpoint
• Revoir des propositions pour l"orthographe et la mise en page et les finaliser
• Procès-verbal : être présent aux réunions et rédiger les procès-verbaux
• Gérer la complétion des documents
• Préparation des rapports de dépenses

Mots clés : personal assistant, assistante de direction

Profil

En tant que Management Assistant, vos qualités sont :

• Vous possédez un bachelier (langues ou management assistant)
• Vous avez une large expérience comme Management Assistant
• Vous avez de très bonnes connaissances du Français, de Néerlandais et de l"Anglais
• Vous savez utiliser Word, Powerpoint et Excel
• Vous êtes organisé et orienté détail
• Vous êtes discret et savez gérer des informations confidentielles
• Vous êtes proactif, actif ; motivé et flexible
• Vous avez l"esprit d"équipe mais savez aussi travailler de manière indépendante et autonome
• Vous communiquez bien et de manière assertive
• Vous aimez travailler dans une équipe dynamique et n"avez pas peur du changement
• Vous avez de l"intérêt pour le secteur financier.

Offre

 En rejoignant notre groupe familial belge, vous contribuez à notre mission : permettre à nos clients de réaliser leurs ambitions, aujourd"hui et demain. Avec votre expertise, idées nouvelles et enthousiasme, vous avez un impact direct sur la réalisation de leur mission, que vous soyez dans une position face au client ou comme rôle de support. Nous sommes convaincus que ce n"est pas la taille de la société qui la rend formidable, mais ses valeurs humaines et son personnel. Nous ferons tous les efforts pour vous soutenir et créer un environnement dans lequel vous pouvez vous sentir bien et où vous pourrez atteindre votre plus haut niveau d"excellence. Nous soutenons ceux ayant l"ambition d"évoluer : investisseurs, entrepreneurs et notre personnel. Cet esprit d"entreprise nous anime depuis 1871. Vous serez fière de notre engagement durable et à long terme, de notre orientation client et notre éthique.