Executive Assistant
- Employeur
- Unique Brussel Arts Office
- Lieu
- BRUXELLES
- Date de clôture
- 16 août 2019
Afficher plus
- Fonction
- Administration / Secrétariat
- Secteur
- Autre
- Type de contrat
- CDD
- Temps de travail
- Temps plein
- Niveau d'expérience
- 2 à 5 ans d'expérience
Détails de l'offre
Onze klant is een wereldwijd adviesbureau op het gebied van strategie.
Functiebeschrijving
Agenda:
Beheren en bewaken van de agenda en plannen van afspraken.
Verzekeren dat schema van Partner(s)/Principal(s) wordt gevolgd en gerespecteerd (gatekeeper / gateway rol), zodat er win-win situatie gecreëerd wordt tussen klant – Partner(s)/Principal(s) – collega’s.
Begrijpen en daardoor kunnen prioriteren van conflicterende belangen.
Goed inschatten van uitloop, reistijd en tijd vrijhouden om te werken
Admin:
Planning van interne en externe vergaderingen, telefoongesprekken en videoconferenties
Planning en organisatie van business trips (vlucht, trein, hotel, etc.)
Up to date houden van de contacten van de Partner(s)/Principal(s)
Indienen van timesheets en expense reports,
Printen en inbinden van documenten
Office Management:
Onthaal van bezoekers en beheer van de vergaderzalen
Aanmaken van badges
Verwerking en verzending van interne en externe post
Bestellen van kantoorbenodigdheden en catering
Toezien op naleven veiligheidsmaatregelen
Aanspreekpunt voor kantoor Brussel (zowel intern als extern, op gebied veiligheid, marketing, pers)
Logistieke uitvoering bij organisatie events
Functie-eisen
Je beschikt minimaal over een Bachelor diploma en kan 10 jaar relevante ervaring voorleggen.
Je hebt en excellente kennis van (business) Nederlands, Engels en Frans (gesproken en geschreven)
Als persoon ben je flexibel, proactief en je kan zelfstandig werken. Je neemt initiatief waar mogelijk en koppelt tijdig terug.
Je bent een kei in het organiseren en plannen van afspraken, niet alleen met bestaande contacten, maar ook ingang vinden bij nieuwe klanten.
Je blinkt uit met je organisatietalent, communicatievaardigheden, houdt van vrijheid en variatie in je job en kunt goed omgaan met ambiguiteit.
Je bent in staat een hoge kwaliteit af te leveren omdat je gestructureerd, accuraat, en onder druk kan werken in een dynamische, internationale omgeving.
Je hebt een entrepreneurial mindset en streeft naar perfectie, je zoekt altijd naar manieren om de kwaliteit en de efficiency verder te verbeteren.
Je denkt mee en vooruit en bent creatief in het vinden van alternatieven.
Je weet te allen tijde overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken.
Je hebt een dienstverlenende, flexibele en collegiale instelling (geen 9-5 mentaliteit) en je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent representatief, hebt gevoel voor stijl en oog voor detail.
Je bent discreet en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan.
Arbeidsvoorwaarden
Onze klant biedt je een verantwoordelijke functie in een dynamische omgeving met een zeer goed salarispakket.
Entreprise
En tant que prestataire de services RH polyvalent, Unique vous aide à réaliser vos ambitions. Grâce à nos plus de 40 ans d’expérience, nous faisons partie du top dans le secteur RH belge. Par le biais de nos spécialisations Office, HR Consult, Customer Care et Technicum, plus de 200 collaborateurs dans 41 agences vous garantissent une approche personnelle sur mesure pour les entreprises et candidats exigeants. De starter à professionnel, pour des emplois temporaires ou fixes.
Recevez des alertes d'offres d'emploi
Créez une alerte d'offre et recevez des recommandations personnalisées directement dans votre boîte de réception.
Créer une alerte