1 GESTIONNAIRE DE PORTEFEUILLE DE PROJETS (h/f/x)

ACTIRIS recherche :

1 GESTIONNAIRE DE PORTEFEUILLE DE PROJETS (h/f/x)

Qui sommes-nous ?

En tant que Service Public Bruxellois, nous sommes l’acteur principal en matière d’emploi. Chaque jour, nos 1.500 collaborateurs aident les chercheurs d’emploi à trouver du travail et les employeurs à engager du personnel motivé et compétent. Pour cela, nous travaillons en synergie avec de nombreux partenaires.

Dans le cadre de l’adoption de son de Contrat de gestion, Actiris a développé des nouveaux outils de gouvernance lui permettant de faciliter l’opérationnalisation des objectifs stratégiques et le suivi de leur réalisation à travers la mise en place d’objectifs quantitatifs.

Contexte

Le Service Pilotage du Contrat de gestion et appui aux réformes est rattaché à la Direction Générale et est en charge : 

• du pilotage et du reporting des outils de gouvernance d’Actiris, stratégiques et opérationnels, internes (Contrat de gestion, plans opérationnels,  indicateurs) et externes (contrôle de gestion),
• de l’implémentation et le suivi de la gestion de projet,
• de l’appui aux réformes portées par la DG ou les directions d’Actiris.

Responsabilités

En tant que Gestionnaire de portefeuille de projets (PMO), vous êtes responsable du suivi de la réalisation du portefeuille des projets de l’organisme. De plus, vous contribuez à l’atteinte des objectifs en développant les outils de suivi, notamment informatiques, et en soutenant les chefs de projet (soutien méthodologique, planification et estimation des ressources). Enfin, vous assurez un reporting du portefeuille régulier, consolidé et de qualité à l’attention des organes de décisions (comité de direction, comité de gestion, ministre de tutelle). Vous assurez la fonction en étroite collaboration avec le référent de chaque direction.

Vos principales responsabilités sont :

• Vous suivez et évaluez le portefeuille des projets en lien avec la stratégie de l’organisation
• Vous assistez et accompagnez les projets dans leur structuration, leur planification leur budgétisation et leur suivi
• Vous collectez les informations nécessaires au bon déroulement des projets
• Vous identifiez les moyens disponibles ainsi que les résultats attendus
• Vous définissez les étapes clés et établissez un planning afin d’assurer la réalisation des livrables dans le respect des délais
• Vous créez un cadre collaboratif avec les acteurs concernés et assurez une communication régulière et constructive
• Vous mesurez l’état d’avancement des projets et vous donnez du feedback sur l’avancée des projets aux interlocuteurs concernés au moyen de tableaux de bord fiables et à jour
• Vous êtes garant de la méthodologie de gestion de projets et de son évolution en utilisant ou en élaborant, de manière participative, les outils nécessaires au suivi et à l’évaluation des projets et en partageant les bonnes pratiques
• Vous veillez à suivre les risques des projets et à évaluer leur qualité
• Vous rédigez les notes et les rapports requis en adaptant le contenu et la technicité en fonction des destinataires

Profil recherché

• Un Master de préférence en sciences économiques, commerciales, sociales, ingénieur commercial
• Une expérience de 4 à 10 ans en gestion de projet, en contrôle ou audit interne, en amélioration de processus ou en tant que business analyst est souhaitée

Vous êtes capable de :

• Gérer vos activités en tenant compte des impératifs de temps et de moyens, des priorités et des objectifs à atteindre
• Communiquer de manière claire et synthétique
• Obtenir des résultats en vous engageant sur les délais et/ou la qualité des services proposés
• Travailler avec les autres et d’apporter votre contribution active afin d’atteindre un but commun
• Faire preuve d’adaptation en fonction des priorités, des personnes et des imprévus

Vous possédez :

• Des connaissances en gestion de projet, des outils de reporting et en gestion du changement
• Une certification en gestion de projet (atout)
• Des connaissances en techniques de présentation
• Une bonne connaissance du néerlandais (atout)

Actiris vous offre un contexte de grande valeur et les avantages suivants :

• Des valeurs ancrées dans notre quotidien : la mise en pratique de notre politique d’égalité des chances, le respect, la coopération et l’orientation solutions.
• Un équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce aux 35 jours de congés annuels, à des horaires flexibles et la possibilité de travailler de la maison.
• Un investissement dans votre développement professionnel par des formations adaptées à votre fonction et vos besoins (11 jours par an)
• Travailler auprès d’un employeur durable : bâtiment passif et moderne, une accessibilité aisée via les transports en commun et la volonté de stimuler l’usage des transports en commun et du vélo : gratuité des abonnements (Villo, STIB, TEC, De Lijn, SNCB), indemnité pour les déplacements à vélo, prêt de vélos électriques, etc.
• Un cadre agréable et stimulant : un restaurant proposant des menus variés, une salle de sport, des cours de yoga ou de zumba.
• Des facilités sur le plan social et médical comme l’organisation de dépistages, l’intervention dans certains frais médicaux, une assurance hospitalisation et soins dentaires.
• Des avantages pour les enfants : chèque et fête de St Nicolas, garde d’enfants malades, prime pour les activités durant les vacances.
• Des initiatives visant l’économie de partage (bibliothèque, prêt de matériel divers,...), des activités culturelles à prix réduits, …

Contrat et rémunération

• Un contrat CDI à temps plein
• Un salaire mensuel brut de 3.517 EUR pour 4 ans d’ancienneté et possibilité de reconnaître des années d’expérience supplémentaires dès l’entrée en fonction
• Une prime de fin d’année
• Des chèques repas de 8€
• La possibilité d’une prime linguistique allant de 340 à 450€ mensuels bruts

Intéressé(e) ?

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à Madame Sylvie Van Doornick via le bouton POSTULER au plus tard le 18/08/2019.

Au fil de la procédure et au plus tard pour la date de l’engagement, les documents suivants devront impérativement être fournis :

• Copie du diplôme (+ équivalence officielle si diplôme issu d’un pays autre que la Belgique)
• Extrait de casier judiciaire
• Attestation pour chaque expérience antérieure si une valorisation d’expérience acquise est prévue

Actiris sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration. Pour en faire la demande, nous vous invitons à joindre le formulaire Handi-Inclusion à votre candidature.

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ACTIRIS zoekt :

1 BEHEERDER VAN PROJECTPORTEFEUILLE (m/v/x)

Wie zijn wij ?

Als Brusselse openbare dienst zijn we de voornaamste speler op het vlak van tewerkstelling. Elke dag helpen onze 1.500 medewerkers werkzoekenden werk te vinden en werkgevers gemotiveerd en bekwaam personeel aan te werven. Hiervoor werken we nauw samen met talrijke partners.

Actiris heeft, in het kader van de goedkeuring van zijn beheerscontract, nieuwe bestuurtools ontwikkeld waarmee het de operationalisering van de strategische doelstellingen kan vergemakkelijken alsook de opvolging van hun verwezenlijking via de invoering van kwantitatieve doelstellingen.

Context

De dienst Aansturing van het Beheerscontract en Hervormingsondersteuning is verbonden aan de Algemene Directie en is belast met: 

• de aansturing van en verslaggeving over de interne (beheerscontract, operationele plannen, indicatoren) en externe (beheerscontrole) strategische en operationele bestuurtools van Actiris;
• de implementering en opvolging van het projectmanagement;
• de ondersteuning van de hervormingen van de AD of de directies van Actiris.

Verantwoordelijkheden

Als beheerder van de projectportefeuille (PMO) bent u verantwoordelijk voor de opvolging van de projecten uit de portefeuille van de instelling. Daarnaast draagt u bij aan het behalen van de doelstellingen door opvolgingstools te ontwikkelen, o.a. IT-tools, en de projectleiders te ondersteunen (methodologische ondersteuning, planning en raming van de middelen). Tot slot zorgt u voor een regelmatige, geconsolideerde en kwalitatieve verslaggeving over de portefeuille bij de beslissingsorganen (directiecomité, beheerscomité, voogdijminister). U werkt in de functie nauw samen met de referent van elke directie.

Uw voornaamste verantwoordelijkheden zijn:

• Instaan voor de opvolging en evaluatie van de projectportefeuille in verband met de strategie van de instelling.
• De projecten bijstaan en de structurering, de planning, de budgettering en de opvolging ervan begeleiden.
• Informatie die nodig is voor het goede verloop van het project verzamelen.
• De beschikbare middelen, alsook de verwachte resultaten, bepalen.
• De voornaamste fases bepalen en een planning opstellen teneinde de verwezenlijking van de producten binnen de deadlines te verzekeren.
• Een samenwerkingskader opstellen voor de betrokken spelers en een regelmatige en constructieve communicatie verzekeren.
• De stand van zaken van de projecten meten en feedback geven over de voortgang van de projecten aan de betrokkenen via een betrouwbare en up-to-date boordtabel.
• Garant staan voor de methodologie voor het projectbeheer en de evolutie ervan door op een participatieve manier de nodige tools te gebruiken en uit te werken die nodig zijn voor de opvolging en de evaluatie van de projecten en door de goede praktijken te delen.
• Erover waken dat de risico's van de projecten worden opgevolgd en de kwaliteit ervan wordt geëvalueerd.
• De vereiste nota's en verslagen opstellen door de inhoud en de techniciteit aan te passen in functie van de ontvangers.

Gewenst profiel

• Masterdiploma, bij voorkeur in een economische, commerciële en/of sociale richting of handelsingenieur.
• 4 tot 10 jaar ervaring in projectmanagement, controle of interne audit, procesverbetering of als businessanalist is gewenst.

Bovendien ben je in staat om :

• Uw activiteiten te organiseren, rekening houdende met de vereisten inzake tijd en middelen, prioriteiten en te bereiken doelstellingen
• Duidelijk en to the point te communiceren
• Resultaten te boeken door de termijnen en/of de kwaliteit van de aangeboden diensten na te leven
• Samen te werken met anderen en zelf actief bij te dragen teneinde een gemeenschappelijk doel te bereiken
• Blijk te geven van flexibiliteit in functie van de prioriteiten, de personen en onvoorziene omstandigheden

U beschikt over:

• Kennis in projectmanagement, van de tools voor verslaggeving en changemanagement
• Een getuigschrift in projectmanagement (troef)
• Kennis in presentatietechnieken
• Goede kennis van het Nederlands (troef)

Actiris biedt u een waardevolle werkomgeving en de volgende voordelen:

• Dagelijkse waarden: toepassen van ons gelijkekansenbeleid, respect, samenwerking en oplossingsgerichtheid.
• Een evenwicht tussen beroeps- en privéleven dankzij 35 verlofdagen, een flexibel uurrooster en de mogelijkheid tot telewerk.
• Investering in uw professionele ontwikkeling via opleidingen die op uw functie en uw behoeften zijn afgestemd (11 dagen per jaar).
• Werken bij een duurzame werkgever:  passief en modern gebouw, makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en een stimulering van het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets: gratis abonnement (Villo, MIVB, TEC, De Lijn, NMBS), fietsvergoeding, uitlenen van elektrische fietsen enz.
• Een aangenaam en stimulerend kader: een restaurant met een gevarieerd menu, een sportzaal, yoga- en zumbalessen.
• Sociale en medische voorzieningen zoals de organisatie van opsporingscampagnes, de tussenkomst in bepaalde medische kosten, een hospitalisatie- en tandzorgverzekering.
• Voordelen voor kinderen: Sinterklaascheques en -feest, kinderopvang voor zieke kinderen, premie voor vakantieactiviteiten.
• Initiatieven rond deeleconomie (bibliotheek, uitleendienst voor divers materiaal enz.) culturele activiteiten tegen een verlaagde prijs enz.

Arbeidsovereenkomst en verloning

• Een voltijdse AOD
• Een brutomaandloon van € 3.517, indien 4 jaar anciënniteit, en de mogelijkheid om bijkomende jaren ervaring bij de infunctietreding te erkennen
• Een eindejaarspremie
• Maaltijdcheques ter waarde van 8 euro
• De mogelijkheid om een maandelijkse taalpremie van € 340 tot € 450 bruto te ontvangen

Interesse ?

Gelieve uw kandidatuur (CV en motivatiebrief) naar mevr. Sylvie Van Doornick te sturen via button POSTULER en dit ten laatste op 18/08/2019.

In de loop van de procedure en ten laatste voor de aanwervingsdatum moeten de volgende documenten worden bezorgd:

• Kopie van het diploma (+ officiële equivalentie indien diploma afkomstig is van een ander land dan België)
• Een uittreksel uit het strafregister
• Attest voor elke eerdere ervaring indien valorisatie van de verworven ervaring is voorzien

Actiris selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.

We moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventuele aanpassingen zowel wat betreft de aanwervingsprocedure als de integratie in de instelling. Om deze aangepaste procedure aan te vragen, verzoeken we u het formulier Handi-Inclusion bij uw kandidatuur te voegen.