Management Assistant pour le Directeur Général (f/h)

Recruteur
FANC
Région
Bruxelles
Publication
vendredi 26 juillet 2019
Date limite
lundi 9 septembre 2019
Réf
RF40466
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

Company details

L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire est un organisme d’intérêt public créé en 2001 par la loi du 15 avril 1994 relative à la protection de la population et de l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire.

L’Agence compte actuellement environ 160 membres du personnel.

Nous sommes à la recherche d'un Management Assistant.

Fonction

Vous rapporterez directement au Directeur Général .

Vous gérez les activités suivantes:

Assistance administrative du Directeur Général, du Comité de direction et du Conseil d’administration

  • Assurer la communication entre le Directeur Général et les collaborateurs de l’AFCN ;
  • Rédiger la communication à l’égard des parties prenantes de l’AFCN, des services ou des départements, une fois celle-ci approuvée par le Directeur Général ;
  • Traiter le courrier postal entrant du Directeur Général, en assurer l’enregistrement et la distribution ;
  • Traiter le courrier électronique entrant et sortant du Directeur Général dans le respect des règles de confidentialité ;
  • Filtrer les communications téléphoniques du Directeur Général ;
  • Gérer l’agenda du Directeur Général ;
  • Planifier les missions du Directeur Général ;
  • Relire et corriger des textes courts (par ex. mise en page, présentations, lettres), essentiellement en français, néerlandais et anglais.

Organiser les réunions du Directeur Général, du Comité de direction et du Conseil d’administration

  • Envoyer les convocations aux réunions ;
  • Réserver le matériel informatique, le lieu et commander le catering ;
  • Préparer la documentation utile ;
  • Accueillir les participants ;
  • Veiller au bon déroulement pratique de l’événement ;
  • Prendre des notes lors des réunions de département ou de service ;
  • Rédiger les rapports et assurer le suivi des listes d’action.

Assurer une assistance administrative 

  • Créer des rapports ;
  • Formater des documents ;
  • Préparer, copier et archiver des documents.

Assistance au niveau du fonctionnement de l’AFCN

  • Participer à des groupes de travail horizontaux ;
  • Participer à des projets multidisciplinaires.

Profil

  • Vous avez un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Bachelor) avec 10 années d’expérience pertinente ou diplôme de l’enseignement supérieur de type long avec 6 années d’expérience pertinente ;
  • Vous avez une bonne connaissance de Microsoft office : Word, Excel, Outlook, CRM et Sharepoint;
  • Vous êtes communicatif et discret;
  • Vous faites preuve de diplomatie;
  • Vos points forts sont l’administration, l’organisation et le suivi de vos dossiers;
  • Vous êtes résistant au stress;
  • Vous communiquez par écrit et oralement correctement en français, en néerlandais et en anglais.

Offre

  • Rémunération selon l’expérience et conforme au marché. Evolution annuelle selon un barème ;
  • Chèques-repas ;
  • Assurance de groupe (pension complémentaire, capital décès, rente complémentaire d’invalidité) entièrement à charge de l’employeur ;
  • Assurance d’hospitalisation entièrement à charge de l’employeur ;
  • Transport en commun gratuit entre le domicile et le lieu de travail ;
  • Communications téléphoniques (mobiles) et connexion internet à charge de l’employeur ;
  • Laptop ;
  • L’AFCN est située à 150 mètres de la gare Bruxelles-Central.

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