Offre d'emploi : 1 Gestionnaire en simplification administrative et en e-Gouvernement (Expert – niveau A) (M/F/X)

1 Gestionnaire en simplification administrative
et en e-Gouvernement (Expert – niveau A) (M/F/X)

Dans le cadre de son rôle de support aux différentes administrations de la Wallonie et de la Fédération Wallonie-Bruxelles, eWBS se veut être le partenaire de référence et innovant de la transformation de l’administration vers des services publics modernes, simples et efficaces grâce à une équipe motivée.

Description de fonction :

La dématérialisation des démarches est une tendance lourde de l’évolution des services publics, qui est perçue comme une source de gains, pour l’usager et pour le service public en général. Elle consiste à simplifier les démarches et à les rendre accessibles en ligne.

Dans l’optique de pouvoir répondre aux défis grandissant de l’utilisation du canal digital dans le cadre de l’interaction avec les usagers, il s’agit d’engager un expert gestionnaire en simplification administrative et en e-Gouvernement qui sera chargé du rôle de promotion, de prospection du canal digital et d’accompagnement des projets.

Missions :

DE MANIERE GENERALE :

  • Mener les projets de A à Z en respectant les règles et méthodes existantes en matière de marchés publics et de gestion de projets en ce compris le suivi des collaborateurs ou prestataires externes et l'utilisation si besoin d'outils informatiques de gestion de projets. Travailler en collaboration étroite avec le Directeur Mission Conseil et de manière générale avec les autres membres de la Direction. Travailler en lien direct avec les collaborateurs eWBS (directeurs et membres) des équipes Production et Gestion et BCED dans une approche intégrée. Collaborer étroitement avec les services et responsables « simplification » et PMO des administrations wallonnes, de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des autres entités fédérées. Collaborer étroitement avec les différentes administrations, que ce soit avec le management ou avec les collaborateurs. Négocier avec les dirigeants des administrations wallonnes, de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des autres entités fédérées.

EN PARTICULIER :

  1. Assurer le rôle de promotion et de prospection du canal digital
    • Contribuer au développement d’outils de promotion des services simplifiés et du canal digital, qui permet d’améliorer le parcours des usagers au contact de l’administration ;
    • Organiser et assurer la promotion des services simplifiés et du canal digital auprès des différentes administrations, prioritairement le Service Public de Wallonie et le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
    • Démarcher les administrations pour créer du contenu et identifier les projets permettant d’alimenter le canal digital : vente du canal digital, cadrage du projet (avec le reste de l’équipe et en tenant compte des outils et méthodes d’eWBS), pour en définir l’ambition, ;
    • Prioriser les projets qui vont alimenter le canal digital ;
    • Assurer le « service après-vente » auprès des administrations ayant collaboré avec eWBS en vue de simplifier leurs services et alimenter le canal digital ;
    • Participer à l’amélioration continue des missions d’eWBS ;
  2. Accompagnement des projets
    • Veiller à ce que les différentes initiatives proposées permettent d’améliorer le parcours des usagers au contact de l’administration ;
    • Assurer l’atteinte de résultats concrets via la gestion de projet, notamment :
    • Analyse des projets/dispositifs selon l’approche intégrée d’eWBS ;
    • Gestion des interdépendances, des contraintes, du séquençage entre plusieurs démarches complémentaires sur un dispositif/projet ;
    • Diffusion de l’information et du suivi vers les différents services d’eWBS ;
    • Gestion d’un reporting régulier et efficace vers le sponsor de projet et les services concernés ;
    • Formalisation et respect des critères de qualité attendus ;
    • Gestion du changement et de la communication envers les administrations et usagers ;
    • Maîtrise de la mesure des indicateurs de suivi, de résultat du portefeuille de projets et des projets pris individuellement, et des indicateurs d’impact sur les usagers.
  3. Stratégie
    • Veiller à la poursuite des objectifs de long terme, et assurer une réévaluation régulière des solutions proposées pour parvenir à ces objectifs (notes de vision, …) ; Assurer une veille permanente en matière de simplification administrative, canal digital et orientation usager ; Représenter eWBS aux réunions en lien avec l’expertise ;
  4. Organisation et administratif :
    • Veiller à l’application rigoureuse des méthodologies de gestion de projet : notes de mise en œuvre, rapports de progression, rapports de bilan, tableau de suivi ; Réaliser le suivi budgétaire et des marchés publics en lien avec l’activité.

Lieu de travail :

Siège administratif de la fonction situé à Namur (Salzinnes) mais la nature de la fonction implique une présence importante à Bruxelles.

Profil recherche

Diplôme :

  • Pour les personnes qui ne proviennent pas de la fonction publique : être titulaire d’un diplôme de niveau universitaire ou enseignement supérieur de type long équivalent idéalement dans le domaine des sciences humaines (sciences politiques, sciences sociales, sciences économiques, communication ...) ;
  • Pour les personnes de la fonction publique : être titulaire d’un diplôme donnant accès au niveau A, être lauréat d’un concours d’accession ou être nommé dans un emploi de niveau A.

Expérience exigée :

Expérience de 6 ans minimum dans une position non-technique en lien avec des projets informatiques :

  • en tant que chef de projet ; et/ou dans le suivi et la gestion de contacts avec des services métier et d'analyse/expression de leurs besoins.

La vérification de votre expérience professionnelle se fera sur base du CV que vous aurez téléchargé dans votre dossier en ligne. Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre CV et d’indiquer les dates de manière précise (jour-mois-année).

Expérience professionnelle constituant un plus :

  • Expérience en matière de promotion et de prospection
  • Expérience en gestion du changement
  • Expérience en matière de marchés publics
  • Expérience en méthode de design thinking ou design de service
  • Expérience en animation de groupe

Compétences techniques :

  • Connaissance de la politique du Gouvernement wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles en matière de simplification administrative et d’e-gouvernement ;
  • Connaissance de l’administration du Service Public de Wallonie, de l’administration de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de leur fonctionnement ; Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique); Connaissance suffisante des règles de marchés publics et capacité à gérer un marché public de A à Z ;
  • Concevoir, mettre en œuvre et assurer le suivi de projets stratégiques faisant appel à des compétences de pointe et nécessitant la collaboration d’une équipe pluridisciplinaire ;
  • Proposer des solutions innovantes, inventives ou originales visant à concevoir de nouveaux services/outils, en faisant preuve de créativité, de manière à positionner la fonction publique à la pointe du progrès ;
  • Emettre des avis techniques argumentés et pertinents ;
  • Planifier, organiser et animer des réunions en permettant à chacun de s’exprimer

Compétences comportementales :

Être capable :

  • D’ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation ;
  • De recueillir, relier et interpréter des informations provenant de sources diverses ;
  • D’accomplir son travail sans supervision directe ;
  • De coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs ;
  • De communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise ;
  • D’adopter une communication cohérente, exempte de contradiction et qui respecte la position de l’autorité ;
  • D’adapter les méthodes et les approches actuelles de façon novatrice ou en concevoir de nouvelles ;
  • De surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
  • De demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions ;
  • Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs
  • S’impliquer et démontrer de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises
  • D’organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités ;
  • De mettre en place de sa propre initiative des actions en prenant en considération leurs impacts ;
  • De traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions ;
  • De proposer et mettre en place des solutions face à un problème en tenant compte de sa propre expérience, de la situation, des enjeux et des intervenants ;
  • D’avoir une vue d’ensemble d’un problème et pouvoir en résumer les points essentiels.

Employeur détail

La question de la simplification administrative et de l’eGouvernement a une dimension stratégique qui la place au cœur de la modernisation des services publics par sa dimension transversale et systémique : elle doit permettre de renforcer par leur qualité, leur modernité et leur sens du partenariat efficace, les services publics.

En février 2013, les Gouvernements wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles ont créé le service e-Wallonie-Bruxelles Simplification (eWBS). La simplification administrative se définit comme l'ensemble des démarches destinées à faciliter et simplifier les formalités administratives qu'un usager est tenu d'exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités.

Fonctionnellement, le service eWBS est rattaché auprès du Secrétariat général du Service Public de Wallonie et auprès du Secrétariat général du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles et relève directement de l’autorité hiérarchique des Secrétaires généraux.

Ce service commun est né de la fusion de services existants en Wallonie (Commissariat EASI-WAL) et en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Quels sont les rôles de ce service commun, conçu comme un véritable « consultant interne » ? :

  • Proposer, poursuivre et coordonner pour la Wallonie et la Fédération Wallonie-Bruxelles les mesures en vue de lutter contre la complexité administrative et les contraintes administratives imposées aux usagers des services publics et donc à améliorer le service rendu à ces usagers ;
  • Aider, mobiliser et inciter les administrations et les organismes publics de la Région wallonne et de la Communauté française à mettre en œuvre les mesures proposées.

L'équipe eWBS se compose d'environ 40 personnes, d'orientations diverses, issues du secteur public et du secteur privé.

Conditions d’engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat :

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat d’experts à durée indéterminée.

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade A5/1 (à partir de 49 096.38 euros annuel brut indexé avec 6 années d’ancienneté) ; avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient :

  • de chèques-repas ;
  • d’une assurance hospitalisation ;
  • d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à la Direction de la Sélection pour le 19/09/2019 au plus tard via le formulaire en ligne
  • comprendre un CV à jour permettant d’identifier clairement les expériences utiles pour la fonction ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : « 2019-55-PC-eWBS » et annexée au formulaire en ligne ;
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée au formulaire en ligne.

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

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