Offre d'emploi : SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F/X)

Région
ARLON
Salaire
Traitement annuel : Brut indexé minimum 26.878 € - Brut indexé maximum 42.789 €
Publication
mardi 20 août 2019
Date limite
mercredi 4 septembre 2019
Réf
O2 CA 2018 015
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Français

La Direction générale des Infrastructures, Service général des Infrastructures scolaires de la Fédération Wallonie Bruxelles recrute pour sa Direction régionale du Luxembourg à Arlon 

1 SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F/X)

 

ATTENTION ! 

Les actes de candidature doivent être adressés à recrutement.dgi(at)cfwb.be  en mentionnant uniquement la référence du poste O2 CA 2018 015 et comporter :

  • Une lettre de motivation faisant mention de la référence du poste
  • Un CV détaillé et actualisé en français
  • Une copie du diplôme requis

Les candidatures doivent impérativement comporter les documents ci-dessus et être envoyées uniquement par mail à recrutement.dgi(at)cfwb.be

Vous pouvez postuler jusqu'au 4 septembre  2019 inclus.

 

EMPLOYEUR

Le Service général des Infrastructures scolaires de la Fédération Wallonie-Bruxelles (SGISFWB) assure l’hébergement des établissements scolaires du réseau de la Fédération Wallonie-Bruxelles Enseignement (WBE), soit la gestion d’environ 2.800 bâtiments.

Plus particulièrement, la Direction régionale du Luxembourg gère l’ensemble des infrastructures scolaires de son réseau en Province du Luxembourg. Elle y assure l’entretien du propriétaire pour les immeubles lui appartenant. Elle est également chargée des constructions et transformations dans ses écoles.

Son objectif est de fournir les infrastructures les mieux adaptées aux besoins des occupants (enseignement de la Fédération Wallonie Bruxelles) et de gérer le patrimoine immobilier dans le respect d’une enveloppe budgétaire préétablie. 

 

DOMAINES DE RESULTATS 

L’objectif principal de la fonction est d’assurer le secrétariat de la Directrice de la Direction régionale du Luxembourg notamment en matière d’organisation, de gestion et de diffusion de l’information et de classement.

En tant que secrétaire de direction, vous pouvez être amené(e) à :

  • Assurer, à titre principal, le secrétariat de la Directrice :
    • Gérer l’agenda de la Directrice (fixer les réunions, prévoir les déplacements (itinéraires) préparer les dossiers);
    • Traiter le courrier entrant et sortant ;
    • Traiter les dossiers en fonction des besoins et priorités établis ;
    • Rédiger des courriers, des notes, des rapports sur base de lignes directrices;
    • Préparer les dossiers à l’attention de l’Administration centrale ;
    • Etablir l’ordre du jour des réunions d’équipe ;
    • Rédiger des procès-verbaux de réunions ;
    • Réaliser différents travaux de bureautiques comme mettre en forme et dactylographier des courriers et documents, réaliser divers encodages via Word et Excel ;
    • Construire et gérer des tableaux de bord et de suivi des activités via Excel ;
    • Organiser et gérer le classement et l’archivage de la correspondance et des dossiers papier et électroniques;
    • Réaliser des photocopies ;
    • Scanner des documents.
  • Assurer le secrétariat de la Société Publique d’Administration des Bâtiments Scolaires du Luxembourg (S.P.A.B.S.L.):
    • Gérer l’agenda de la S.P.A.B.S.L. (fixer les réunions, prévoir les déplacements (itinéraires) préparer les dossiers);
    • Traiter le courrier entrant et sortant ;
    • Rédiger des courriers, des notes, des rapports sur base de lignes directrices;
    • Etablir l’ordre du jour des réunions ;
    • Rédiger des procès-verbaux de réunions ;
    • Réaliser différents travaux de bureautiques comme mettre en forme et dactylographier des courriers et documents, réaliser divers encodages via Word et Excel ;
    • Organiser et gérer le classement et l’archivage de la correspondance et des dossiers papier et électroniques;
    • Réaliser des photocopies ;
    • Scanner des documents.
  • Assurer le soutien et la suppléance de la correspondante en personnel en matière de ressources humaines :
    • Gérer l’encodage du pointage, des congés des agents de la Direction. 
  • Assurer l’organisation logistique :
    • Commande et gestion de fournitures diverses ;
    • Réservation de salles de réunion (commande de boissons,…).
  • Assurer le suivi des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs
    • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le collaborateur compétent ;
  • Assurer la gestion de la documentation de la Direction régionale du Luxembourg ;
  • Assister, de manière occasionnelle, à la demande de la direction les membres de la Cellule pour certains aspects administratifs dont les marchés publics.

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive.

Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, veuillez contacter la personne de référence ci-dessous :

Madame Julie DEHALU, Directrice - Tél : 063/38 16 16 - Email : julie.dehalu(at)cfwb.be

 

DIPLOMES REQUIS ET ATOUTS POUR LA FONCTION 

  • Vous êtes en possession : d’un graduat ou d’un baccalauréat (professionnalisant ou de transition) ou de son équivalence reconnue par le « Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur » de la Communauté française au moment de la candidature. 
     
  • Un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat professionnalisant) en Assistant de direction, Secrétariat de direction ou en Sciences administratives et gestion publique constitue un atout pour la fonction

 

CONDITIONS SALARIALES

Traitement annuel (indexé au 01/10/2018) :

  • Brut indexé minimum : 26.878,62 €
  • Brut indexé maximum : 42.789,61 €

Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction dans le(s) domaine(s) du secrétariat et/ou de la gestion administrative pourra être valorisée pécuniairement (sous réserve des attestations émanant des employeurs concernés).

 

LIEU DE TRAVAIL

  • Direction régionale du Luxembourg - 59 Rue de Sesselich, 6700 Arlon   

 

AVANTAGES

  • Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
  • Pécule de vacances et prime de fin d'année ;
  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
  • Indemnité vélo (20 centimes par kilomètre) ;
  • Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;
  • Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ; ;
  • 27 jours minimum de congé par an ;
  • Possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

 

COMPETENCES INVESTIGUEES EN ENTRETIEN

Compétences spécifiques :

  • Bonne connaissance des techniques de communication écrite
  • Bonne connaissance des techniques de communication orale
  • Bonnes connaissances de l’application bureautique : WORD
  • Bonnes connaissances de l’application bureautique : EXCEL

Compétences génériques :

  • Analyser l’information
  • Résoudre les problèmes
  • Travailler en équipe
  • Faire preuve d’engagement
  • Faire preuve de fiabilité

Attention ! Les compétences en gras et la motivation sont considérées comme particulièrement importantes.  l

 

POUR POSTULER :

  • Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 4 septembre 2019 inclus
     
  • Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra mentionner uniquement la référence de l'emploi O2 CA 2018 015

ainsi que comporter ainsi que comporter :

  1. Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé.
  2. Une lettre de motivation faisant mention de la référence du ou des emplois pour lesquels vous postulez
  3. Une copie du (ou des) diplôme(s) requis.

Pour prendre connaissance du détail de l’offre, des localités et des conditions de participation, veuillez consulter

  • notre site emploi  : http://www.recrutement.cfwb.be/index.php?id=12088
  • ou le document d'accompagnement ci-dessous

 

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