Offre d'emploi : Responsable qualité, communication et délégué à la protection des données (M/F)

UN RESPONSABLE DE LA QUALITÉ, DE LA COMMUNICATION
ET ASSUMANT LE RÔLE DE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES
DONNÉES, AFFECTÉ À L’ADMINISTRATION GÉNÉRALE.

1. Renseignements généraux

Localisation de la fonction 

Lieu de travail : Administration centrale
Avenue Henri Lepage, 7 - 1300 WAVRE

Direction : Direction de la gestion

Service : Service qualité et progrès, communication et protection des données

Place au sein de l’organisation

Travaille sous l’autorité de : Directeur de la gestion stratégique (M/F)

2. Mission du service

La mission du service comporte :

A. Qualité, progrès et communication

  • Le développement de la gestion de la qualité au sein de l’administration du Centre ;
  • La gestion de la communication d’entreprise, à l’exclusion de toute participation directe ou indirecte à des démarches de communication politique.

Les processus du service sont clairs, transparents et documentés. La réalisation des objectifs du service est mesurée par un tableau de bord.

Le développement de la gestion de la qualité s’inscrit dans une démarche transversale de bonne gouvernance,  de business reengineering  et/ou de business process management. Elle comporte notamment :

  • L’inventaire des processus du Centre : processus de gestion, processus supports, processus métiers ;
  • L’appréhension des forces et faiblesses de l’organisation et de ses services, des opportunités et menaces auxquelles elle doit pouvoir faire face ;
  • La participation active à la construction d’une vision stratégique pour l’administration ;
  • La cartographie des processus selon un modèle uniforme ;
  • Le partage et la diffusion actifs d’une culture d’entreprise basée sur l’amélioration continue des prestations et services, au profit des clients internes et externes ;
  • Le développement d’outils d’entreprise modernes et performants, utilisant au mieux les nouvelles technologies ;
  • Une contribution active  à la gestion la  plus efficiente de l’administration du Centre dans ses 4 perspectives : finances, clients, personnel et innovations, processus ;
  • Une participation active à la mise en œuvre de tableaux de bord et indicateurs pertinents ;
  • La compréhension de mécanismes normatifs de type ISO, EMAS, IIP ou autres, des procédures de gestion intégrative des risques, du contrôle interne et d’audit.
  • Une contribution active à un projet de management incluant la modernisation des structures et la motivation des ressources humaines ;
  • Le développement et la supervision du portail de l’administration du Centre ;
  • Le secrétariat du Comité de direction ;

La gestion de la communication comprend toute action visant à rassembler, structurer et transmettre, aux clients internes et externes, moyennant aval préalable de l’autorité politique, les informations permettant de prendre connaissance des initiatives et innovations décidées par le Conseil de l’action sociale ou le bureau permanent, de mesurer objectivement les résultats atteints par l’administration du Centre quant aux objectifs lui assignés.  La gestion de la communication obéit aux impératifs de neutralité du service public. La gestion de la communication est transparente envers le citoyen et crée du lien entre les collaborateurs, stimule leur engagement. Elle comporte notamment la participation au comité de rédaction de la newsletter d’entreprise, la rédaction et l’envoi de communiqués de presse, de la gestion événementielle, l’élaboration de programmes de communication prévisionnel, la conception de supports divers (folders, flyers, affiches), la couverture photographique de certains événements,  la supervision de la page Facebook du Centre, la définition de programmes de services en matière d’infographie et/ou d’impression, la rédaction et la diffusion du rapport annuel,  la participation aux marchés publics subséquents pour  le choix des critères de  sélection qualitative et d’attribution, l’analyse comparative des offres sur le plan qualitatif, le contrôle de l’exécution des marchés s’il échet.

La mission du service comprend aussi la préparation (notes et délibérations) des projets de dossier pour le Conseil ou le Bureau permanent, le contrôle des facturations, le contrôle du budget correspondant et ses propositions d’adaptation.

B. Protection des données

  • Identifier toutes les activités de traitement de données à caractère personnel au sein du CPAS et en dresser le registre.
  • Participer à l’élaboration des procédures liées à la politique de sécurité de l’information au sein de l’institution.
  • Diffuser une culture de protection en la matière ; sensibiliser et informer l’ensemble des collaborateurs, aux règles à respecter en matière de traitement des données à caractère personnel.
  • Conseiller les directions concernées et émettre des avis et recommandations motivés et documentés sur le sujet.
  • Veiller au respect du règlement européen (RGPD), d’autres dispositions du droit belge et européen et des règles internes en matière de protection des données à caractère personnel.
  • Veiller à l’exécution des mesures de sécurité décidées.
  • Notifier les violations de données et les communiquer aux personnes et instances concernées.
  • Mener, faire mener ou piloter toute action permettant de juger du degré de conformité de l’organisme, de vérifier le respect du cadre légal ou de la bonne application de procédures, méthodes ou consignes relatives à la protection des données personnelles.
  • Etablir et maintenir une documentation relative aux traitements de données à caractère personnel.
  • Assurer la médiation avec les personnes qui introduisent une réclamation.
  • Traiter ces réclamations et plaintes avec impartialité, ou mettre en œuvre les procédures propres à en assurer le bon traitement. 
  • S’assurer que les organismes et autres correspondants externes du CPAS respectent les règles de protection des données mises en place, dans leur propre traitement de données.
  • Rédiger des bilans et rapports, notamment annuels, reflétant les actions menées et les éventuelles difficultés rencontrées.
  • Interagir avec l’ensemble des départements concernés, et notamment le gestionnaire informatique, pour comprendre, suivre et améliorer les mesures mises en place pour assurer la sécurité de l’information. -

3. But de la fonction

Le responsable qualité et communication (M/F) participe à la construction et au développement d’une culture d’entreprise visant à inscrire toute l’administration dans une logique d’amélioration continue et une adaptabilité accrue aux conditions d’un environnement socio-économique mouvant, dans le respect des principes suivants :

  • Efficience plutôt qu’efficacité ;
  • Travail sur les individualités, le collectif et les structures ;
  • Orientation résultats plutôt que moyens ;
  • Orientation clients ;
  • Transversalité ;
  • Gestion prévisionnelle optimalisée ;
  • Gestion des risques et contrôle interne fort ;
  • Rationalisation continue des processus ;
  • Hiérarchisation des priorités sur base de besoins sociaux aussi objectivés que possible plutôt que sur base intuitive ;
  • Autonomie et responsabilisation ;
  • Approches « top-down » et « bottom-up ».

Le responsable qualité et communication assure la visibilité des actions du Centre au moyen d’une communication actuelle,  claire, transparente, adaptée, positive, compréhensible de tous. Cette communication valorise les services et prestations fournis, dans le respect des règles du service public dont l’égalité de traitement et la neutralité. Cette communication crée du lien entre les différents services et collaborateurs du Centre, participe à leur reconnaissance. Il  fournit aux clients du Centre les renseignements pouvant faciliter leurs démarches, informe régulièrement le citoyen des résultats atteints en matière d’action sociale.

Le responsable qualité et communication (M/F) partage et porte les valeurs de l’administration du Centre dont il est un des ambassadeurs. Il (M/F) fait sienne la mission de l’administration du Centre qui est d’accueillir et d’accompagner toute personne dans sa dignité humaine et ses droits sociaux de manière à réaliser ensemble son intégration active dans la collectivité ainsi que développer les services ou partenariats qui y participent

Traduisant cet engagement dans son travail quotidien, il (M/F) supporte tous les établissements et services du Centre dans leurs activités. Il  (M/F) produit à cet effet des réponses, propositions, textes ou présentations qui témoignent de sa maîtrise actualisée des questions de qualité, de contrôle interne, de management, de gestion des ressources humaines, de la stratégie des organisations, de la communication. Le responsable qualité et communication (M/F) est parallèlement un « problem solver », orienté résultat, autonome et responsable. Il (M/F) inscrit son action dans une dynamique d’amélioration continue  et prospective.

Le responsable qualité et communication (M/F) constitue le relais entre la Direction de la gestion et les autres établissements ou services du Centre. Il (M/F) agit en étroite collaboration avec eux.

Le responsable qualité et communication (M/F) dirige le personnel (bachelier(e)s, employé(e)s d’administration ou auxiliaires administratif(ve)s e .g.) placés sous ses ordres, sous l’autorité et par délégation de son N + 1. Avec ses collaborateurs et partenaires, le responsable qualité et communication (M/F) favorise un climat de travail positif. Il (M/F) veille à l’évaluation, à la motivation, au coaching de ses collaborateurs. Il (M/F) rapporte les éventuels dysfonctionnements par la voie hiérarchique. 

Le responsable qualité et communication (M/F) rend régulièrement compte de sa gestion à son N + 1, notamment à travers des entretiens de fonctionnement et d’évaluation.

Le responsable qualité et communication (M/F) est responsable des dépenses de son service, en collaboration avec la direction financière.

Dans ses contacts avec les clients internes et externes, le responsable qualité et communication (M/F) donne une image positive et constructive de sa fonction. Pédagogue, fédérateur d’énergies et d’idées, acteur de progrès et d’épanouissement des initiatives ou talents, il (M/F) présente des solutions tout en étant capable d’assertivité.

Le délégué à la protection des données, en tant que personne dédicacée à la confidentialité des données, est responsable de la mise en conformité du Centre avec le cadre légal relatif au traitement et à la gestion des données personnelles imposé par le nouveau règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Il est le garant du droit des personnes en termes de traitements des données à caractère personnel.

4. Responsabilités du titulaire de la fonction

Responsabilité générale

Sous l’autorité du Directeur de la gestion stratégique (M/F), l’agent endosse la responsabilité du service qualité, communication et protection des données.

L’agent (M/F) organise le travail du service avec efficience, de manière planifiée. 

L’agent (M/F) sait garder le moral lorsque les autres succombent au pessimisme et au défaitisme. Il/elle sait continuer à fournir des solutions acceptables qui soient innovantes et inattendues. Il/elle fait preuve d’assurance et a la faculté de communiquer avec les autres de manière rationnelle. Il/elle est prêt(e) à défendre ses idées en dépit des oppositions et des résistances.

L’agent (M/F) développe et entretient une relation constructive avec les clients internes et externes du service pour lesquels il constitue un référent technique et un support.

L’agent (M/F) veille à l’actualisation régulière de ses connaissances, développe ses capacités de gestion par des formations appropriées. 

L’agent (M/F) participe positivement à la réalisation des objectifs budgétaires, est attentif aux économies de fonctionnement.

L’agent (M/F) crée une culture de l’excellence et encourage autrui à penser à long terme, développer des stratégies et rechercher des opportunités de développement ultérieur.

L’agent (M/F) sait faire preuve d’autorité afin de respecter les délais convenus et afin de surmonter les problèmes qui pourraient éventuellement faire obstacle. Il/elle sait mettre la juste pression pour atteindre ce résultat si nécessaire

L’agent (M/F) sait prendre la bonne décision au bon moment et s’assure que les autres fonctionnent selon les mêmes principes.

L’agent (M/F) fait preuve de confiance en soi lorsque les choses ne se passent pas comme prévu, sait convaincre ses collègues d’exprimer leurs idées et d’explorer de nouvelles options. Il/elle les encourage à trouver des solutions empreintes d’imagination pour résoudre les problèmes difficiles. Il/elle motive les collègues afin qu’ils obtiennent les meilleurs résultats possibles, veille à la sanction positive des bons résultats et encourage à l’amélioration. Il/elle assume un rôle de coach avec pédagogie.

L’agent (M/F) sait user de données factuelles pour résoudre les problèmes et fait preuve de logique dans la résolution des conflits.

L’agent (M/F) propose les meilleures solutions en termes de qualité et de coût.

L’agent (M/F) a le sens des priorités, une approche proactive et engagée afin de faire avancer les choses et atteindre les objectifs.

Direction de personnel

L’agent (M/F) exerce, par délégation, l’autorité patronale sur le personnel qui est éventuellement placé sous son management.

L’agent (M/F) pratique une délégation active envers ses éventuels collaborateurs directs, dans le cadre d’une gestion par objectifs, d’autonomisation et de responsabilisation.

Gestion

Dans le respect des normes en vigueur, des compétences du Conseil de l’action sociale ou du Bureau permanent ainsi que des prérogatives de la hiérarchie, l’agent (M/F) garantit un traitement rapide et approprié des dossiers ou projets qui lui sont confiés, selon les règles de bonne pratique les plus actualisées, de manière dynamique, dans une approche budgétaire optimalisée, conciliant qualité et utilisation efficiente des ressources, évitant tout gaspillage et double emploi.

Sous l’autorité de sa hiérarchie, en collaboration étroite avec le Comité de direction,  l’agent (M/F) construit, ajuste, évalue, améliore le plan qualité du Centre, sur base d’une balanced score card à 4 éléments d’égale importance : clients, personnel et innovations, processus, finances.

Dans le respect des règles du service public, l’agent (M/F) participe à la satisfaction des clients internes et externes.

Dans le respect des normes en vigueur, des compétences du Conseil de l’action sociale ou du Bureau permanent ainsi que des prérogatives de la hiérarchie, l’agent (M/F) veille à l’optimalisation continue et à l’intégrité maximale des différents processus du Centre, à l’amélioration continue de la qualité.

L’agent (M/F) assure une communication d’entreprise répondant aux objectifs de qualité susvisés.

L’agent (M/F) informe d’office et sans délai  sa hiérarchie de toute économie, opportunité ou menace potentielle, dans tous les domaines se rapportant aux prestations et activités des services dont il/elle a la responsabilité.

Tout en ne disposant pas de fonds propres, l’agent (M/F) veille au respect des crédits budgétaires relatifs aux dépenses ordinaires et extraordinaires, dans la limite des enveloppes ou parties d’enveloppe consacrées au service. D’initiative et proactivement, l’agent (M/F) exprime, par la voie hiérarchique, ses desiderata en matière de crédits budgétaires, selon les procédures en vigueur. Il/elle  rapporte aussi tout projet extraordinaire, avec estimation des ressources estimées nécessaires à cette fin, ainsi que des résultats attendus. Les éléments actualisés de la comptabilité budgétaire se rapportant à ce(s)  service(s) ainsi que les outils d’exploitation de ces données lui sont accessibles.

L’agent (M/F) fait procéder à l’établissement des bons de commande nécessaires au fonctionnement régulier du service. La signature des bons de commande relève de sa responsabilité, sous le contrôle de sa hiérarchie.

L’agent (M/F) exprime des aptitudes pédagogiques et de coaching, à travers des exposés et l’animation de groupes de travail.

L’agent (M/F) répond avec expertise aux demandes qui lui sont adressées pour l’amélioration continue de la qualité. Connaissant ses limites, dans le respect de la loi sur les marchés publics, il/elle sollicite l’avis de services extérieurs spécialisés pour fournir la réponse la plus complète et la plus sûre. 

L’agent (M/F) développe des projets adaptés aux besoins du Centre, dans le sens d’un engagement irréversible de résultat, selon une méthodologie rigoureuse, avec des ressources clairement planifiées et des échéances fixées. Tout projet est précédé d’une analyse objective des besoins, d’une analyse des établissements et services similaires déjà en fonction, d’une description du processus de fonctionnement, de projections budgétaires, de propositions quant aux voies de financement, d’une identification des sources de subsides,  d’une évaluation du bénéfice social estimé, d’une balance synthétique des intérêts.

L’agent (M/F) maîtrise la communication écrite et orale et fournit des travaux rédactionnels, notamment en matière de communication interne et externe. Il/elle maîtrise les applicatifs métiers, notamment les traitements de texte, tableur et logiciels spécifiques (logiciel de gestion des process, logiciel de gestion des organes délibérants, …).

L’agent (M/F) est responsable du contrôle interne au sein du service.

L’agent (M/F) participe à la cartographie des processus du service. L’agent (M/F) veille à leur actualisation régulière avec le même appui, leur documentation toujours pertinente.

L’agent (M/F) développe le tableau de bord du service. L’agent (M/F) veille à son alimentation régulière, l’utilise comme instrument de mesure de la performance et outil de reporting. 

L’agent (M/F) assume toute autre tâche nécessaire à la réalisation de la mission confiée au service  notamment dans le cadre du plan d’intervention psychosociale.

5. Formations et expériences 

Formation de base (orientation études) : Au minimum être titulaire d’un titre de l’enseignement supérieur de type court (graduat / baccalauréat)

Liste non  exhaustive des diplômes pouvant être pris en compte :

gestion, communication, sciences humaines et sociales, sciences du travail, politique économique et sociale, gestion des ressources humaines, administration publique, sciences commerciales, 

Formation complémentaire souhaitée : 

Formation qualifiante (RGPD), ou disposé (M/F) à acquérir

Expérience souhaitée : Une expérience significative dans un emploi du secteur public ou privé en rapport avec la fonction constitue un atout certain.

6. Compétences

Aptitude relationnelle

L’agent (M/F) est capable de nouer des contacts de manière aisée et positive avec la direction de la gouvernance, les collaborateurs placés sous son management, les directions, responsables et membres du personnel des autres services  du CPAS. L’agent (M/F) crée et optimalise l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits avec tact et diplomatie.

L’agent (M/F) aura de l’impact en négociant pour atteindre une situation de « Win Win ».

L’agent (M/F) remplit sa fonction avec une grande discrétion.

L’agent (M/F) transmet l’information de manière correcte et adaptée au public cible.

L’agent (M/F) explore, écoute et comprend le message des autres et se met à leur place.

Dans ses rapports avec autrui, l’agent (M/F) est dynamique, a de l’assurance, est combatif, enthousiaste, influent(e), logique, pragmatique et précis(e).

Intérêt sectoriel

L’agent (M/F) a de l’intérêt pour tous les aspects du management des administrations publiques locales, de la gestion de la qualité,  de la gestion des processus,  la satisfaction de la clientèle, la motivation des RH, le contrôle interne, la gestion du changement,  la gestion de projet et la communication.

Légalité

L’agent (M/F) veille au respect des normes et des contingences administratives

Coordination et organisation

L’agent (M/F) a la capacité de fixer efficacement des objectifs et des priorités, de déterminer les actions, délais et moyens nécessaires et de les gérer de façon à atteindre les objectifs fixés.

L’agent (M/F) pense de manière transversale et sait évaluer l’impact de ses décisions sur d’autres domaines de l’organisation.

L’agent (M/F) comprend les instructions, textes et idées même si elles sont exprimées dans le vocabulaire technique en rapport avec la fonction, sait les traduire en une expression orale compréhensible de tous.

L’agent (M/F) est capable de traiter une grande quantité d’informations, parfois non-univoques, de manière impartiale et dans les délais impartis.

L’agent (M/F) optimise les processus en fonction de la vision et de la stratégie de l’organisation

L’agent (M/F) gère et suit les délais, les coûts, les activités, les ressources.

Polyvalence

L’agent  (M/F) est apte à promouvoir et  gérer des projets multidisciplinaires, peut gérer de manière organisée une multitude de tâches.

Esprit d'initiatives

L’agent (M/F) peut signaler des opportunités, émettre des idées et entreprendre des actions sans devoir être guidé. L’agent (M/F) est apte à construire des relations et des réseaux de contact à l’intérieur et à l’extérieur du Centre  avec ses pairs et à différents niveaux hiérarchiques.

Fiabilité

L’agent (M/F) est capable de respecter les accords explicites et implicites sans qu'aucun contrôle ne soit nécessaire.

Flexibilité (contenu)

L’agent (M/F) accepte des tâches et des responsabilités autres que celles prévues dans sa fonction, et ce par intérêt du contenu ou par collégialité

Orienté résultats

L’agent (M/F) est orienté vers les résultats à atteindre.

L’agent (M/F) raisonne de manière globale pour trouver des solutions concrètes.

Résistance au stress

L’agent (M/F) fonctionne de façon normale dans des circonstances inattendues et/ou imprévues

Sens de la précision

L’agent (M/F) accorde de l'attention aux détails, tant au niveau du contenu que des délais.

Sens des responsabilités

L’agent (M/F) est prêt à endosser des responsabilités et à assumer les conséquences des actions prises.

Service‐minded

L’agent (M/F) s'adresse aux clients internes et externes de manière appropriée et donne la priorité à leur satisfaction.

Former

L’agent (M/F) partage ses connaissances, expériences et savoir faire avec ses collaborateurs et contribue à leur épanouissement professionnel.

Procédure de recrutement :

Envoyer le CV, la copie du diplôme et la lettre de motivation exclusivement via le bouton POSTULER au service des ressources humaines.

Tout dossier incomplet ne sera pas pris en compte.

Le profil de fonction peut être obtenu sur demande à la même adresse.

NB : les 3 documents exigés doivent êtres distincts du mail gui ne sera pas considéré comme lettre de motivation .

Clôture des inscriptions le dimanche 15 septembre 2019 à minuit

Pour les candidats retenus sur base du CV :

  • 25 septembre 2019 : Test écrit portant sur le développement d'un projet en lien avec la qualité et la communication.
  • Sur rendez-vous fixé par Manpower : Test de personnalité .
  • Semaine du 7 octobre 2019 : entretien oral.

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