Offre d'emploi : Assistant(e) opérationnel(le) secteur environnement

Région
Liège (Province) (BE)
Publication
mercredi 30 septembre 2020
Date limite
samedi 14 novembre 2020
Niveau d'expérience
Non communiqué
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais, Français

Mission : Fournir un support administratif et organisationnel à la gestion du Secteur. Contribuer à la performance du Secteur et au bien-être de ses travailleurs.

Responsabilités :

  1. Assurer le relai entre le Secteur et le Département RH;
  2. Veiller au respect des procédures administratives de JD’C;
  3. Assurer l’ensemble des tâches administratives résultant des activités ;
  4. Collaborer avec les Responsables Environnement et les Directions RH/Finance

Liens hiérarchiques : La fonction se réfère au Responsable du Secteur. Elle collabore avec les Responsables d’Activités et Pilotes du Secteur ainsi que le Département RH et la Comptabilité.

Tâches principales :

Suivi des RH :

  • Encodage journalier de la présence du personnel et heures prestées;
  • Organisation des briefings aux nouveaux venus et des évaluations fin de CDD / annuelles ;
  • Contribution au suivi des formations in- & externes + des brevets & attestations obtenus ;
  • Contribution au suivi des absences ainsi que des incapacités et accidents de travail ;
  • Entretien du lien avec les ouvriers et identification de leurs divers problèmes à adresser, en fonction, soit au service d’assistance du Département RH, soit au Responsable concerné ;
  • Participation aux entrevues de recadrage d’attitudes inappropriées par le Responsable.

Comptabilité :

  • Facturation des prestations et locations, y compris les relances ;
  • Création et/ou mise à jour les signalétiques des articles et de leurs quantités:
  • Gestion des approvisionnements, de la commande à la réception et validation comptable
  • Gestion de la caisse pour les petites dépenses du Secteur

Soutien aux opérations :

  • Organisation et participation active aux réunions et rédaction de leurs comptes-rendus ;
  • Demande d’autorisation AViQ pour le client et préparation du contrat adéquat ;
  • Suivi administratif des véhicules et de leurs maintenances;
  • Encodage des commandes client et archivage des documents y afférents ;
  • Entretien des bases de données et structures des répertoires sur le serveur.

Accueil & secrétariat :

  • Vérification, enregistrement et classement de documents administratifs et comptables ; (courrier – factures, bon de commande – bordereau de livraison,…) ;
  • Distribution du courrier et des appels entrants pour le Secteur;
  • Assiste à la rédaction et l’envoi de la correspondance
  • Gestion des fournitures pour les locaux de l'atelier ;
  • Accueil et orientation des clients et fournisseurs ;

L’employé doit pouvoir :

  • Se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes ;
  • Maintenir une vigilance prolongée malgré des tâches répétitives ;
  • Déceler des erreurs pour les corriger ;
  • Avoir le sens du contact, envers clients, fournisseurs et collaborateurs ;
  • S’exprimer avec clarté et efficacité ;
  • S’organiser en fonction des priorités, avoir de la souplesse ;
  • Utiliser des logiciels informatiques (Word – Excel), Outlook et ERP ;
  • Parler une langue étrangère est un atout (de préférence l’allemand) ;
  • Communiquer facilement avec confidentialité ;
  • S’adapter aux besoins du Secteur au niveau des horaires

Qualités :

  • Ponctualité, précision, rigueur, persévérance et esprit de synthèse ;
  • Disponibilité, sens du client et des priorités ;
  • Maniement aisé de la bureautique ;
  • Empathie, respect et exemplarité vis-à-vis des travailleurs;
  • Sens de l'observation et esprit critique.

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