Assistant(e) opérationnel(le) secteur environnement
- Employeur
- ATELIERS JEAN DEL'COUR
- Lieu
- Liège (Province) (BE)
- Date de clôture
- 14 nov. 2020
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- Fonction
- Administration / Secrétariat, Administration générale, Assistance
- Secteur
- Administration / ASBL
- Type de contrat
- CDI
- Temps de travail
- Temps plein
- Niveau d'expérience
- Non communiqué
- Langue(s) souhaitée(s)
- Français, Anglais
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Mission : Fournir un support administratif et organisationnel à la gestion du Secteur. Contribuer à la performance du Secteur et au bien-être de ses travailleurs.
Responsabilités :
- Assurer le relai entre le Secteur et le Département RH;
- Veiller au respect des procédures administratives de JD’C;
- Assurer l’ensemble des tâches administratives résultant des activités ;
- Collaborer avec les Responsables Environnement et les Directions RH/Finance
Liens hiérarchiques : La fonction se réfère au Responsable du Secteur. Elle collabore avec les Responsables d’Activités et Pilotes du Secteur ainsi que le Département RH et la Comptabilité.
Tâches principales :
Suivi des RH :
- Encodage journalier de la présence du personnel et heures prestées;
- Organisation des briefings aux nouveaux venus et des évaluations fin de CDD / annuelles ;
- Contribution au suivi des formations in- & externes + des brevets & attestations obtenus ;
- Contribution au suivi des absences ainsi que des incapacités et accidents de travail ;
- Entretien du lien avec les ouvriers et identification de leurs divers problèmes à adresser, en fonction, soit au service d’assistance du Département RH, soit au Responsable concerné ;
- Participation aux entrevues de recadrage d’attitudes inappropriées par le Responsable.
Comptabilité :
- Facturation des prestations et locations, y compris les relances ;
- Création et/ou mise à jour les signalétiques des articles et de leurs quantités:
- Gestion des approvisionnements, de la commande à la réception et validation comptable
- Gestion de la caisse pour les petites dépenses du Secteur
Soutien aux opérations :
- Organisation et participation active aux réunions et rédaction de leurs comptes-rendus ;
- Demande d’autorisation AViQ pour le client et préparation du contrat adéquat ;
- Suivi administratif des véhicules et de leurs maintenances;
- Encodage des commandes client et archivage des documents y afférents ;
- Entretien des bases de données et structures des répertoires sur le serveur.
Accueil & secrétariat :
- Vérification, enregistrement et classement de documents administratifs et comptables ; (courrier – factures, bon de commande – bordereau de livraison,…) ;
- Distribution du courrier et des appels entrants pour le Secteur;
- Assiste à la rédaction et l’envoi de la correspondance
- Gestion des fournitures pour les locaux de l'atelier ;
- Accueil et orientation des clients et fournisseurs ;
L’employé doit pouvoir :
- Se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes ;
- Maintenir une vigilance prolongée malgré des tâches répétitives ;
- Déceler des erreurs pour les corriger ;
- Avoir le sens du contact, envers clients, fournisseurs et collaborateurs ;
- S’exprimer avec clarté et efficacité ;
- S’organiser en fonction des priorités, avoir de la souplesse ;
- Utiliser des logiciels informatiques (Word – Excel), Outlook et ERP ;
- Parler une langue étrangère est un atout (de préférence l’allemand) ;
- Communiquer facilement avec confidentialité ;
- S’adapter aux besoins du Secteur au niveau des horaires
Qualités :
- Ponctualité, précision, rigueur, persévérance et esprit de synthèse ;
- Disponibilité, sens du client et des priorités ;
- Maniement aisé de la bureautique ;
- Empathie, respect et exemplarité vis-à-vis des travailleurs;
- Sens de l'observation et esprit critique.
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