Offre d'emploi : Secrétaire de direction à l’IBSA ( CDD de 2 ans)

Région
Bruxelles (BE)
Publication
jeudi 15 octobre 2020
Date limite
vendredi 23 octobre 2020
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
CDD
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Français

perspective.brussels est un centre d’expertise multidisciplinaire qui donne à la Région bruxelloise les moyens de mieux se connaître et de préparer son futur. Par ses analyses rigoureuses et pertinentes, Perspective nourrit la réflexion des autorités publiques et le débat citoyen. Initiateur de la stratégie de développement territorial, perspective.brussels propose également des solutions intégrées et prospectives pour construire la Région de demain.

Ses missions principales sont :

  • Assurer la collecte de données, le développement, la production, le traitement, la diffusion et l’analyse de statistiques et réaliser des missions d’évaluation ;
  • Assurer la connaissance du territoire ;
  • Assurer la préparation des missions réglementaires et stratégiques de la planification territoriale.

Outre la direction générale, perspective.brussels se compose de quatre départements : l’Institut Bruxellois de Statistique et d’Analyse (IBSA), le Département Connaissance territoriale, le Département Stratégie territoriale et le Département Services transversaux.

L’IBSA collecte, produit et diffuse des statistiques sur la Région bruxelloise. Il réalise aussi des analyses socio-économique et évalue des politique publiques.

L’IBSA se structure en cinq cellules :

  • deux cellules thématiques : « Emploi et Économie » et « Territoire et Population » ;
  • une cellule d’« Évaluation des politiques publiques » ;
  • deux cellules transversales : « Méthodes et Statistiques » et « Communication et Comités statistiques ».

Pour plus d’informations sur les activités de l’IBSA : www.ibsa.brussels

Pour plus d’informations sur les activités de perspective.brussels : www.perspective.brussels

 

Un emploi de secrétaire de direction à durée déterminée est à pourvoir au sein de l’IBSA.

 

Au sein de l’IBSA, vous réalisez les activités suivantes :

  • Réceptionner, enregistrer, classer et archiver divers documents en ce compris les courriers entrants et sortants ;
  • Assurer la diffusion correcte du courrier et un suivi actif ;
  • Rédiger des courriers courants sur la base des instructions données ;
  • Établir des documents sur traitement de texte (textes, tableaux, …) ;
  • Effectuer de la mise en page ;
  • Réaliser des lettres types ;
  • Encoder des informations dans une banque de données (contacts…) ;
  • Faire le suivi des publications : gestion des commandes et des stocks et envoi des publications
  • Mettre constamment à jour les tableaux de suivi pour la gestion de l’Institut (factures, marchés, questions/réponses, plan opérationnel…) ;
  • Suivi du planning des congés des membres de la direction et gestion des demandes d’absences sur la plateforme prévue à cet effet ;
  • Gérer les appels téléphoniques, accueillir et orienter les visiteurs, répondre aux demandes d’information générale ;
  • Organiser l’agenda croisé de la directrice et des chefs d’équipe (sur support informatique) ;
  • Organiser les rendez-vous et réunions ;
  • S’assurer du bon fonctionnement des appareils bureautiques et signaler les problèmes éventuels aux responsables concernés ;
  • Assurer certaines activités de soutien logistique : préparer les dossiers pour les réunions, réserver les salles, commander des boissons pour celles-ci, faire des copies, envoyer des courriels, scanner des documents ;
  • Gérer les fournitures de bureau ;
  • Gérer la documentation : classement, mise à jour des documents (codification...) ;
  • Identifier et signaler les problèmes et proposer des solutions ;
  • Formuler des propositions d’amélioration du travail ;
  • Respecter les obligations des travailleurs en matière de bien-être au travail.

 

Profil

Diplôme

Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (p.ex. graduat, bachelier ) délivré par une haute école belge après au moins 3 ans d’études dans une orientation assistant de direction ou secrétariat de direction ou d'une expérience équivalente.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, il est indispensable de détenir une attestation d’équivalence belge (délivrée par la Communauté française ou la Communauté flamande) correspondant au niveau de cet emploi pour pouvoir entrer en service. Si vous n’avez pas encore effectué les démarches nécessaires, nous vous invitons à les entamer très rapidement, la procédure d’obtention de cette attestation s’étalant sur plusieurs semaines.

Expérience exigée

Une expérience professionnelle de 2 ans minimum en tant que secrétaire, assistant de direction ou secrétaire de direction ou en lien avec la fonction est exigée.

 

Offre

Echelle de traitement : B101
Traitement en fonction de l’ancienneté (salaire mensuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises, à adapter selon la situation de ménage).
L’ancienneté utile pour la fonction est prise en considération dans le calcul de l’ancienneté pécuniaire.

Avantages complémentaires

  • 35 jours de congés annuels
  • prime linguistique pour les détenteurs d’un brevet linguistique SELOR
  • chèques-repas de 8€ (quote-part personnelle de 0,91€ par chèque)
  • abonnement sur le réseau de la STIB offert
  • nombreuses possibilités de formation (à suivre durant les heures de travail)
  • possibilité de télétravail
  • abonnement GSM
  • assurance hospitalisation
  • prime vélo pour les déplacements domicile-lieu de travail : 0,24 €/km
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • intervention de 100% dans l’abonnement de train et/ou de bus (TEC – DE LIJN – MTB) pour les déplacements domicile-lieu de travail

Intéressé.e ? Envoyez-nous votre C.V. accompagné d’une lettre de motivation via le bouton « Postulez maintenant » .

Vous avez d’autres questions sur le contenu de la fonction ? Contactez Astrid ROMAIN via cette adresse aromain@perspective.brussels ou par téléphone +32 2 435 42 20.