Offre d'emploi : Assistant administratif (H/F) à 50% pour le Secrétariat des étudiants de la Faculté des Sciences

Région
5000, Namur
Publication
vendredi 22 janvier 2021
Date limite
vendredi 12 février 2021
Réf
2700-21 (PV/CA711/2020-25)
Niveau d'expérience
Non communiqué
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Mi-temps
Langue(s) souhaitée(s)
Français

Faculté : Faculté des sciences
Département : Décanat
Date d'entrée en fonction : 1/5/2021
Grade : premier agent spécialisé filière administrative
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion

Missions

Au sein de la Faculté des Sciences et, plus précisément, au sein du Secrétariat des étudiants, vous aurez pour missions de:

• Créer et suivre les dossiers de chaque étudiant de la faculté des sciences: gérer les points des examens, transmettre aux étudiants les bulletins d’inscription aux examens et éventuellement leur fournir un relevé de notes. À la demande, fournir des relevés de notes « anciens » (avant l’informatisation) et éventuellement les traduire en anglais.

• Gérer les notes d’examens: créer les fichiers d’examens de chaque enseignant, les récolter, compléter et élaborer les tableaux récapitulatifs des cotes pour les délibérations.

• Concevoir les horaires de délibérations.

• Être présent à chaque délibération et transcrire en direct les (éventuelles) corrections de notes et les grades attribués.

• Gérer les diplômes des étudiants en fin de cycle (baccalauréats et masters) en collaboration avec les président et secrétaire de jury, en département, et le Service des inscriptions.

• Gérer le registre officiel et les diplômes de doctorat en collaboration avec le service du rectorat.

• Gérer l’attribution des locaux en fonction des demandes et des disponibilités et les encoder dans le programme dédié.

• Répondre (ou essayer de trouver réponse) aux questions des étudiants, des professeurs, des assistants, quant au déroulement des activités journalières, des examens et du règlement des études et des examens.

• Déposer les informations utiles aux étudiants et/ou au corps enseignant sur les plateformes ad hoc.

• Aider à la collecte de données statistiques pour répondre aux demandes du décanat, des responsables des activités scientifiques.

• Collecter les justificatifs d’absence des étudiants et les communiquer au corps enseignant.

• Apprendre les bases de la confection des horaires de cours de la Faculté afin de soutenir ou d'assurer le suivi, en cas d'absence de la secrétaire affectée à cette activité, en Faculté des Sciences.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un Bachelier d’assistant de direction ou équivalent avec expérience probante pour la fonction à pourvoir.

Expérience

Une expérience de minimum 1 an comme assistant administratif dans le milieu universitaire est souhaitée.

Compétences et connaissances requises

Vous disposez de bonnes connaissances:

Des outils informatiques de bureautique (Word et Excel en particulier),

• Aptitude à maitriser rapidement d’autres logiciels notamment des logiciels internes spécifiques à l’UNamur.

Vous disposez des compétences suivantes:

Sens de l’organisation,

Autonomie,

• Capacité à travailler en équipe,

Capacités rédactionnelles,

Réelles aptitudes en matière de communication et de contact humain (conseils, collaboration, etc.),

• Sens de la discrétion et de la confidentialité.

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Atout

Bonne connaissance de l'anglais (niveau minimum B1 selon le CECR).

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection: la Cellule développement des ressources humaines (developpement.rh@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte: Johan Messiaen, Vice-Doyen de la Faculté des Sciences (johan.messiaen@unamur.be)

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté.

L’expérience acquise dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années.

Remarques

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Entretien par le Service des Ressources Humaines

• Épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction

• Entretien par la Commission de recrutement

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à Monsieur Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines, par mail à candidature@unamur.be pour le 12 février 2021 au plus tard.

Emplois similaires

Emplois similaires