UN GRADUE SPECIFIQUE « SECRETAIRE DE DIRECTION » (M/F/X) – SERVICE FINANCES

LA VILLE DE NIVELLES RECRUTE

UN GRADUE SPECIFIQUE « SECRETAIRE DE DIRECTION » (M/F/X) – SERVICE FINANCES

 NIVEAU B1 - STATUTAIRE

Missions

Dans le respect de la hiérarchie, de la législation, des procédures et des règlements en vigueur, l’agent gère les activités liées à la préparation et au suivi pratique des dossiers. Il/elle assure la circulation de l’information dans l’administration. Il/elle assure la logistique en distribuant et préparant le matériel et les salles de réunion. Il/elle contrôle la conformité des dossiers en signalant les erreurs et interagit en support des gestionnaires de dossiers.

Il/elle gère la préparation et le suivi des dossiers financiers. Il/elle codifie les données conformément aux règles administratives et comptables et les transforme en corrigeant les erreurs et tenant compte des évolutions. Il/elle contrôle les données des dossiers financiers et contribue à la circulation des informations financières.

Activités

Contrôle

• Détecter et signaler les erreurs éventuelles dans les dossiers
• Vérifier que les dossiers sont complets et réclamer les informations auprès des personnes concernées si besoin

Gestion

• Assurer le suivi des courriers, de la correspondance
• Classer les données, les informations, les courriers, les dossiers
• Compléter les données dans les documents types et/ou dans les bases de données
• Mettre en page les textes et les documents
• Photocopier des documents, des dossiers
• Préparer les documents pour les réunions
• Ranger les documents, les dossiers dans les classeurs, les armoires en suivant le plan de classement
• Trier le courrier et l’encoder dans l’application-métier

Information

• Dactylographier des notes, les procès-verbaux de réunion, des courriers… sur base de consignes précises, sans faire d’erreurs d’orthographe ni de contenu
• Notifier les décisions des organes communaux, les notes du service finances

• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes à l’administration sur le fonctionnement du service finances
• Dispatcher les informations nécessaires au traitement des dossiers financiers
• Informer les collaborateurs et la hiérarchie du contenu de l’état d’avancement des dossiers financiers

Interaction

• Collaborer avec le Directeur financier
• Collaborer avec les membres du service

Complémentairement à ces compétences et activités prioritaires, il/elle pourrait également être amené(e) à

Production

• Effectuer l’encodage et l’envoi de la facturation des services
• Effectuer le suivi comptable des décisions des organes communaux
• Effectuer le suivi des dossiers de demandes de subventions par les associations nivelloises
• Rédiger des supports de communication interne (rapports, compte-rendus, notes...)

Impact

• Accueillir toute personne avec respect et empathie
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers

Investigation

• Se renseigner auprès des fournisseurs, prestataires de services en cas d’erreurs dans les contenus, montants des factures ou livraisons
• Se renseigner auprès des services quand il n’y a pas de bon de commande, quand l’article budgétaire n’est pas correct, quand il manque des pièces justificatives.

Conditions de recrutement et qualifications

- Etre citoyen de l’Union européenne.

- Jouir des droits civils et politiques et être d’une conduite répondant aux exigences de la fonction.

- Etre reconnu physiquement apte par l’organisme désigné par le Collège communal.

- Être titulaire d’un diplôme de l'enseignement supérieur non universitaire de type court en secrétariat de direction, en assistant de direction, en sciences administratives et gestion publique, en sciences administratives, en gestion publique ou équivalent.

- Réussir les épreuves de sélection.

Profil et savoir-faire

Savoir

• maîtrise des outils bureautiques
• connaissance en communication
• connaissance du fonctionnement de la commune
• connaissance de la comptabilité est un atout

Savoir-faire

• technique rédactionnelle et de synthèse
• Polyvalence
• Aisance de communication
• rigueur, précision
• esprit de synthèse

Savoir-être

• esprit d’équipe, aisance relationnelle
• esprit critique et d’analyse
• curiosité intellectuelle, créativité, innovation
• adaptation aux évolutions et capacité de réactivité rapide
• méthodique
• autonome
• organisation, planification, proactivité, gestion des urgences et des priorités
• discipline
• discrétion
• droiture

Épreuves de sélection

1° une épreuve écrite  :

- Français : épreuve portant sur la formation générale, consistant en une synthèse et un commentaire d'une conférence sur un sujet d'ordre général au niveau de l'enseignement supérieurs sans prise de note ;

- Connaissance des institutions belges (État, Régions, Communautés, Provinces, Communes)  et des principaux organes de la Commune.

2° une seconde épreuve écrite permettant d’évaluer les connaissances professionnelles, les compétences techniques et les aptitudes à gérer les différentes missions confiées en lien avec le profil de fonction.

3° une épreuve orale : entretien à bâtons rompus sur des sujets d’ordre général, d’actualité, scolaires ou professionnels, permettant d’apprécier la motivation, la maturité, la culture générale du candidat.

Rémunération
Échelle barémique B1 – 31073,96€ bruts annuels minimum (si aucune ancienneté valorisable).

Possibilité de reprise d'ancienneté barémique de 10 années maximum dans le secteur privé et de toutes les années effectuées dans le secteur public.

Avantages

Nous offrons un cadre de travail dynamique et bienveillant :
• équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée : 38h/semaine, 26 jours de congés par an minimum + 3 jours de congés extra- légaux

• possibilité de télétravail
• prix attractif pour une assurance hospitalisation

• divers avantages sociaux via le Service social collectif
• événements conviviaux

Et parce que l’aspect pécuniaire est aussi important, nous vous offrons en plus de votre salaire :
• remboursement à 100 % des frais de déplacement en transports en commun
• prime de vélo: 0,24 €/km
• chèques-repas d’une valeur de 4€

• allocation de foyer/résidence
• intervention pour le télétravail structurel (forfait mensuel de 25€/mois pour un jour de télétravail/semaine ou 50€/mois pour 2 jours de télétravail/semaine)
• prime de fin d’année et pécule de vacances

De plus, vous bénéficiez de diverses offres de formation, d’entretiens d’évaluation, de possibilités d’évolution de carrière...

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du service des Ressources Humaines (Mme Sarah Giot – 067/88.22.58 – sarah.giot@nivelles.be) ou du service Finances (M. Mathieu Bultot – 067/88.22.53 – mathieu.bultot@nivelles.be), de 8h30 à 12h00.

Sous peine d’irrecevabilité, les candidatures accompagnées de votre CV, doivent être adressées, par recommandé postal, au Collège communal - Place Albert 1^er, 2 - 1400 NIVELLES, pour le 28/02/2021 au plus tard, accompagnées des pièces justificatives (extrait acte de naissance - copie du diplôme - extrait du casier judiciaire).

Nivelles, le 19/01/21                       

Par ordonnance, 

La Directrice générale,                  Le Bourgmestre,

Valérie COURTAIN                     Pierre HUART

La Ville de Nivelles recueille vos données afin de traiter votre candidature au poste ci-mentionné. Les données requises, conservées pendant 1 an suivant la décision de mise en stage de nomination, sont nécessaires pour en assurer le suivi. Les informations transmises sont réservées à l’usage exclusif de la Ville de Nivelles, et ne seront en aucun cas communiquées à des tiers. Conformément au RGPD, Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous seul pouvez exercer ces droits sur vos propres données en vous adressant à : Ville de Nivelles, Jean-Marc Lecrignier, Délégué à la protection des données, 2 place Albert 1er à 1400 Nivelles ou à dpo@nivelles.be, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes » et en joignant la copie de votre justificatif d’identité.

Consultez le site autoriteprotectiondonnees.be pour plus d’informations sur vos droits.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l’Autorité de protection de données.