Responsable du secrétariat des laboratoires

En tant que responsable du secrétariat des laboratoires du Groupe Jolimont, vos missions principales seront :

• encoder les analyses biologiques prescrites par les médecins ainsi que les frottis Covid-19
• accueillir les patients qui se présentent pour un prélèvement
• étiqueter les prélèvements
• répondre à tous types d’appels téléphoniques
• analyser et traiter le courrier
• gérer et stimuler au quotidien une équipe d’environ 30 secrétaires répartie sur différents sites (planification des tâches, évaluation, motivation, entretiens individuels, …)
• assurer de la bonne exécution des tâches de votre équipe, conformément aux procédures établies
• accueillir les nouveaux collaborateurs, coordonner leur bonne formation, intégration et jouer un rôle proactif dans leur développement
• mettre en place des indicateurs de performance pour votre équipe que vous analyserez pour établir un plan d'action correctif le cas échéant
• veiller à l'application correcte de tous les processus opérationnels et de support existants (ex. : sécurité, hygiène, …), et contribuer activement aux projets d'amélioration
• s'assurer de la continuité du service de secrétariat sur l’ensemble des sites
• se positionner comme personne de contact de votre équipe pour les autres sections du laboratoire et les autres départements de l’institution
• participer activement avec vos collègues à définir et mettre en place les plans d’action pour atteindre les objectifs et améliorer en permanence l’organisation et le fonctionnement du secrétariat du laboratoire
• participer de manière proactive à la démarche qualité de l’ensemble des laboratoires (accrédités BELAC ISO15189)
• assurer une bonne relation avec les patients et médecins en collaboration avec les biologistes

Votre travail s'effectuera principalement sur le site de Jolimont avec des déplacements sur les sites de Lobbes et de Nivelles.

Profil :

• Vous êtes titulaire d'un bachelier en secrétariat de direction ou d'un autre type de bachelier avec expérience dans une fonction d'encadrement
• Vous pouvez démontrer une expérience convaincante en management d’équipe
• Vous savez planifier et organiser le travail d’une équipe
• Vous communiquez efficacement, que ce soit à l’oral ou à l’écrit, vous savez écouter et prendre des décisions
• Vous aimez travailler en équipe et prenez volontiers les initiatives qui s'imposent
• En cas de circonstances imprévues, vous cherchez des solutions créatives en collaboration avec les autres membres de l'équipe
• Vous êtes capable d’entretenir des contacts constructifs avec les partenaires sociaux
• Vous êtes flexible, intègre, positif(ve) et résistant(e) au stress
• Vous accueillez les changements avec enthousiasme
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et concentré(e)
• Vous maitrisez le pack MS Office