Offre d'emploi : Office Manager

Een internationaal bedrijf in bouwprojecten.

Functiebeschrijving

Onze functie van Office Manager heeft twee luiken:

1. Management Assistant:

- Inkomende en uitgaande post beheren (papier en e-mail), telefonisch onthaal, agendabeheer, bezoekers ontvangen, klassement, aangetekende brieven beheren, enz.

- Vergaderingen organiseren: uitnodigingen, reservering van lokalen, catering.

- Deelnemen aan wekelijkse vergaderingen, verslag opstellen.

- Correspondentie opstellen en lay-outen (brieven en e-mail).

- Ondersteuning bieden bij het dossierbeheer en update van verschillende contactpersonen van de ondernemingen.

2. Office Manager:

2.1. Verantwoordelijke voor Office Management:

- Verantwoordelijk voor bestellingen en beheer van de voorraad keuken- en onderhoudsproducten, de voorraad kantoormaterialen en diverse bestellingen.

- De verschillende administratieve taken beheren en opvolgen.

- Verschillende contracten beheren (energie, Gsm, onderhoud, premies, verzekeringen inclusief beheer van de aangiften en opvolging van schadegevallen).

- Beheer van de After-sale planning.

2.2. Boekhouding:

- De Excel-tabellen voor de opvolging van elk gebouw regelmatig bijwerken.

- Facturen en betalingen beheren: facturen (aankoop en verkoop) inboeken, de betaling van facturen voorbereiden, facturen klasseren per project en per onderneming, rekeningen controleren (rekeninguittreksels versus facturen).

- De verschillende administratieve taken beheren en opvolgen in samenwerking met het boekhoudkantoor.

Functie-eisen

• Uitstekende kennis van het Nederlands en Frans is ideaal en Engels is een plus
• Bachelor secretariaat/office management/talenrichting of vergelijkbare ervaring
• Minimaal 1 jaar ervaring met office management of als management assistant
• Kennis van boekhouding is een plus
• Gevoel voor organisatie, proactief
• Nauwkeurig, georganiseerd

Arbeidsvoorwaarden

• Een polyvalente functie boordevol uitdagingen.
• Een aantrekkelijk loonpakket: tussen 2300 en 3000 bruto, afhankelijk van jouw ervaring.
• Een fijne werkplek in Jette.
• Eeen internationale werkomgeving.
• Een contract optie vast.