Responsable du secrétariat des laboratoires - Jolimont (H/F)

Responsable du secrétariat des laboratoires - Jolimont (H/F)

La société

Le Groupe Jolimont est par excellence l’Institution de confiance de la région depuis 130 ans ; il est leader dans ses bassins d’influence en accompagnant la population dans toutes les étapes de la vie.

Le Groupe Jolimont, fort de plus de 5.500 collaborateurs et médecins, fédère 6 institutions hospitalières, 6 crèches, 4 centres de santé mentale et 7 maisons de repos et de soins dans le Brabant Wallon et le Hainaut.

Celles-ci ont pour mission d’accompagner la population dans tout le parcours de la vie grâce à leurs activités dans les domaines des soins hospitaliers, ambulatoires, de l’accueil des enfants, des personnes âgées ou de toute personne en difficulté de vie.

Ces différents pôles sont accessibles à tous. Leur ADN se fonde aussi sur des valeurs fortes: l’Excellence, le Respect, l’Agilité, l’Engagement et l’Entraide ne sont pas des vains mots et fondent les décisions et actions de chacun.

Rejoindre le Groupe Jolimont, c’est donner un élan à votre carrière en intégrant des institutions en constante évolution et centrées sur l’innovation et le bien-être ; c’est aussi collaborer au sein d’équipes pluridisciplinaires, dynamiques et créatives.

Alors qu’attendez-vous ?

Rejoignez-nous !

Fonction

En tant que responsable du secrétariat des laboratoires, vos missions principales seront :

• encoder les analyses biologiques prescrites par les médecins ainsi que les frottis Covid-19
• accueillir les patients qui se présentent pour un prélèvement
• étiqueter les prélèvements
• répondre à tous types d’appels téléphoniques
• analyser et traiter le courrier
• gérer et stimuler au quotidien une équipe d’environ 30 secrétaires répartie sur différents sites (planification des tâches, évaluation, motivation, entretiens individuels, …)
• assurer de la bonne exécution des tâches de votre équipe, conformément aux procédures établies
• accueillir les nouveaux collaborateurs, coordonner leur bonne formation, intégration et jouer un rôle proactif dans leur développement
• mettre en place des indicateurs de performance pour votre équipe que vous analyserez pour établir un plan d'action correctif le cas échéant
• veiller à l'application correcte de tous les processus opérationnels et de support existants (ex. : sécurité, hygiène, …), et contribuer activement aux projets d'amélioration
• s'assurer de la continuité du service de secrétariat sur l’ensemble des sites
• se positionner comme personne de contact de votre équipe pour les autres sections du laboratoire et les autres départements de l’institution
• participer activement avec vos collègues à définir et mettre en place les plans d’action pour atteindre les objectifs et améliorer en permanence l’organisation et le fonctionnement du secrétariat du laboratoire
• participer de manière proactive à la démarche qualité de l’ensemble des laboratoires (accrédités BELAC ISO15189)
• assurer une bonne relation avec les patients et médecins en collaboration avec les biologistes

Votre travail s'effectuera principalement sur le site de Jolimont avec des déplacements sur les sites de Lobbes et de Nivelles.

Profil

• Vous êtes titulaire d'un bachelier en secrétariat de direction ou d'un autre type de bachelier avec expérience dans une fonction d'encadrement
• Vous pouvez démontrer une expérience convaincante en management d’équipe
• Vous savez planifier et organiser le travail d’une équipe
• Vous communiquez efficacement, que ce soit à l’oral ou à l’écrit, vous savez écouter et prendre des décisions
• Vous aimez travailler en équipe et prenez volontiers les initiatives qui s'imposent
• En cas de circonstances imprévues, vous cherchez des solutions créatives en collaboration avec les autres membres de l'équipe
• Vous êtes capable d’entretenir des contacts constructifs avec les partenaires sociaux
• Vous êtes flexible, intègre, positif(ve) et résistant(e) au stress
• Vous accueillez les changements avec enthousiasme
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et concentré(e)
• Vous maitrisez le pack MS Office

Offre

Nous offrons :

• Un contrat à durée indéterminée - 38h/sem (entrée en fonction immédiate)
• Un environnement dynamique et professionnel
• Un challenge ambitieux
• L'opportunité de développer vos compétences dans un département en pleine expansion
• Un accès à des formations complémentaires