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Cette offre a expiré

2 secrétaires de direction (H/F/X)

Employeur
Wallonie Bruxelles Enseignement
Lieu
Bruxelles (BE)
Salaire
entre 27.415,60 € brut annuel minimum et 44.664,46 € brut annuel maximum
Date de clôture
29 avr. 2021

Wallonie Bruxelles Enseignement (WBE) est le plus important pouvoir organisateur d’enseignement dans l’espace belge francophone. Notre organisme rassemble 365 établissements scolaires et 150 institutions apparentées (internats, centres PMS, etc.), répartis sur l’ensemble du territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Ce service public accueille plus de 211 000 élèves ou étudiants de la maternelle à l’enseignement supérieur et emploie plus de 30 000 personnes. WBE, c’est aussi 3.200.000 m2 de bâtiments scolaires distribués sur 800 sites géographiques.

La mission générale est de participer à l’organisation, à la bonne marche et au développement au quotidien de l’enseignement organisé par WBE et de tous ses établissements d’enseignement, cela au bénéfice de tous ses membres des personnels et, à travers eux, de tous ses élèves et de tous ses étudiants.

Dans le cadre de sa transformation, et des différents projets menés dans le secteur de l’enseignement dont notamment le Pacte pour un enseignement d’excellence, WBE est à la recherche de nouveaux collaborateurs pour l’aider à mener à bien son évolution et ses missions de pouvoir organisateur.

C’est aussi une opportunité de développer une nouvelle culture institutionnelle orientée usagers répondant davantage aux besoins de ses établissements d’enseignement et des élèves et étudiants qui y sont inscrits.

www.w-b-e.be

DIRECTION & SERVICE

Il y a 2 emplois actuellement vacants :

  • 1 poste à la Direction Générale de la Stratégie et de l’Innovation

La Direction Générale de la Stratégie et de l’Innovation a pour mission de soutenir la transformation de WBE.

Cette direction générale est organisée autour de 4 pôles (services) dont l’un est plus particulièrement en charge de la coordination et du suivi des différents projets menés en interne de WBE ainsi que de l’accompagnement du changement

  • 1 poste à la Direction Générale Organisation et Finances

La Direction Générale Organisation et Finances a pour mission d’assurer l’efficience de WBE par la simplification des procédures administratives, l’optimisation des ressources humaines et le bon usage des ressources financières.

Cette direction générale est composée de cinq départements : Finances (comptabilité, budget et appui aux établissements), Ressources humaines de l’administration centrale (recrutement, sélection, administration et paie, formation), Affaires juridiques (marchés publics, disciplinaire, contentieux, conseils), Bien-être (Sécurité et prévention, coordination médecine du travail, risques psycho-sociaux) et Contrôle interne (administration, établissements, processus)

 

OBJECTIFS DE LA FONCTION

 En tant que secrétaire de direction, vous prenez en charge la gestion d’un secrétariat de direction ainsi que la coordination et la réalisation des tâches administratives.

En tant que personne de contact, vous vous chargez de l’accueil des visiteurs et aidez les collaborateurs ou des personnes externes à obtenir l’information recherchée.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

En tant que Secrétaire de direction (H/F/X) du Directeur Général, vous serez amené.e à assister ce dernier afin d’optimiser la gestion de son activité (organisation personnelle, communications, préparation de réunions, accueil, classement et suivi de dossiers, …). 

Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction Générale.

En tant que secrétaire de direction, vous prenez en charge la gestion d’un secrétariat de direction ainsi que la coordination et la réalisation des tâches administratives : 

  • Vous réceptionnez et traitez la correspondance entrante et sortante afin de réaliser un tri des informations devant notamment être communiquées au responsable hiérarchique.
  • Vous exécutez un ensemble de tâches liées au suivi du secrétariat du responsable hiérarchique (rédiger et dactylographier des notes, des courriers, des rapports de réunions, des mémos, des présentations,…) et assurez le suivi des dossiers.
  • Vous classez et archivez en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations confidentielles et pertinentes pour le service afin d’assurer un accès rapide et efficace aux informations /connaissances nécessaires pour le responsable du service et des collaborateurs
  • Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques
  • Vous gérez l’agenda du responsable hiérarchique et organisez les rendez-vous et réunions de celui-ci.
  • Vous gérez l’organisation des réunions, conviez les personnes concernées, réservez la salle et mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique …).
  • Vous participez aux réunions et en rédigez les comptes rendus dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre.
  • Vous gérez l’organisation des déplacements du responsable hiérarchique.
  • Vous serez également appelé.e à prendre en charge une série de tâches journalières pour les autres directeurs et coordinateurs au sein des DG.

En tant que personne de contact, vous vous chargez de l’accueil des visiteurs et aidez les collaborateurs ou des personnes externes à obtenir l’information recherchée :

  • Vous transmettez l’information venant du supérieur hiérarchique vers les collaborateurs.
  • Vous agissez comme un trait d’union entre le responsable hiérarchique et les partenaires externes et/ou internes.
  • Vous gérez l’ensemble des documents et informations afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes.
  • Vous accueillez des visiteurs et les réorientez vers la personne ou les services concernés.
  • Vous répondez personnellement, par téléphone ou par courrier aux demandes de renseignements et les orientez vers les personnes et/ou les services concernés.

Cette liste de tâche n’est pas exhaustive.

DIPLÔME REQUIS ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE : 

Vous êtes en possession :

Soit (option 1)

  • d’un diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier professionnalisant) dans une orientation Assistant de direction ou Secrétariat de direction ou de son équivalence reconnue par le Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur de la Communauté française au moment de la candidature. (requis)

d’une expérience professionnelle en tant que secrétaire, secrétaire de direction ou assistant.e de direction telle que décrite ci-dessous, qui constitue alors un atout.

Soit (option 2)

  • d’un diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier) ou de son équivalence reconnue par le Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur de la Communauté française au moment de la candidature (requis)

d’une expérience professionnelle requise de minimum 2 années en tant que secrétaire, secrétaire de direction ou assistant.e de direction comprenant des tâches telles que : la gestion d’un agenda, la gestion et la rédaction de courriers et/ou d’e-mails administratifs, la rédaction de procès-verbaux, l’organisation de réunions, l’accueil téléphonique, …. (requis)

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription  en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise (pour l'obtenir: 02/690.89.00  Service de l’équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur)

2. ATOUTS : 

  • Dans tous les cas, une expérience en organisation ou prise de responsabilité, telle qu’au sein d’un mouvement de jeunesse, en tant que délégué étudiant,… constitue un atout supplémentaire pour la fonction.

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

  • Analyser l’information : analyser de manière ciblée les données et juger d’un œil critique l’information.
  • Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome.  Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions.
  • Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues
  • Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation.  Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

  • Vous avez une bonne connaissance en gestion des plannings.
  • Vous avez de bonnes techniques de communication orale.
  • Vous avez de bonnes techniques de communication écrite.

Les compétences en gras et la motivation sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction et ont une valeur plus importante dans le score final de la sélection.

Les compétences en italique et la motivation sont considérées comme essentielles pour la fonction. Si vous n’obtenez pas le score minimal pour ces critères, vous ne pourrez pas réussir la sélection.

   

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