Offre d'emploi : Responsable du secrétariat médical

5 jours restants

Région
Bruxelles (BE)
Salaire
rémunération en ligne avec les barèmes et la fonction ainsi que certains avantages extra-légaux.
Publication
jeudi 22 avril 2021
Date limite
lundi 21 juin 2021
Niveau d'expérience
5 à 10 ans d'expérience
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais, Français, Néerlandais

Brussels Quality Medicals (BQM) recherche (h/f) un(e) Responsable du secrétariat médical - CDI - Temps plein.

Brussels Quality Medicals (BQM) gère 5 Centres Médicaux ainsi que le dispensaire d’un CPAS à Bruxelles. Toute l’équipe est constituée d’une petite trentaine de salariés et d’environ 100 médecins et paramédicaux indépendants.

BQM est à la recherche d’un(e) Responsable du secrétariat médical pour son centre médical situé à Meiser (centre Meiser).

Votre mission :

Sous l’autorité directe de la direction générale, vous avez la responsabilité de l’accueil et du secrétariat du centre médical. Vous assumez non seulement les tâches d’accueil et de secrétariat mais également celles d’organisation et de délégation du travail au sein de votre équipe. Votre équipe est composée de deux secrétaires ainsi que de deux personnes chargées de l’entretien des locaux et des cabinets médicaux.

Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe administrative de BQM (management et service comptabilité) ainsi que les responsables des autres centres.

Vos principales tâches : 

Vous gérez et supervisez l’ensemble des tâches liées au secrétariat et à l’accueil dans votre centre, ce qui comprend entre autres :

  • La gestion de l’accueil et de la réception des patients de « A à Z » ;
  • La gestion de prise des rendez-vous et consultations pour les différents médecins, via l’outil informatique mis en place,
  • La gestion de diverses tâches liées au bon fonctionnement du centre (gestion du stock et du matériel médical et d’entretien, commandes, gestion de la caisse, etc.) ;
  • L’amélioration continue de la qualité du service fourni aux patients (digitalisation des dossiers, amélioration dans l’organisation et le classement, communication aux patients et à l’équipe, etc.) ;
  • Le maintien des bonnes relations avec le tissu médical et des pharmacies qui se situent dans les environs du centre.

Vous organisez le travail de votre équipe et êtes le point de contact privilégié avec la direction pour tout ce qui concerne votre centre, ce qui comprend entre autres :

  • Le traitement et le suivi dans les délais de toutes les informations relatives aux prestations de votre équipe vers le service RH (horaire, congés, absences, etc.) ;
  • La supervision et le traitement des tâches administratives liées à vos responsabilités (suivi de la réunion des chefs de centres, établissement des rapports hebdomadaires, etc.)
  • Le respect par votre équipe de l’ensemble des procédures de travail mises en place par la direction ;
  • Le soutien à votre équipe pour toute question qui relève de l’exécution de son travail et de ses relations avec ses collègues ;

Vous garantissez un soutien et un support adéquat aux praticiens, ce qui comprend entre autres :

  • Être à l’écoute des remarques et des attentes des praticiens afin de les relayer vers la direction pour y apporter des réponses ;
  • L’information aux praticiens de tout changement, nouveauté qui concerne le centre ;
  • Le suivi et la coordination de l’entretien du bâtiment et du matériel médical et/ou dentaire.

Profil recherché :

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études supérieures et vous disposez d’une expérience probante dans une fonction à responsabilités. Une expérience dans le secteur hospitalier ou médical est un atout non négligeable pour la fonction.
  • Votre sens de l’organisation et de la communication vous permet de déléguer au mieux le travail au sein de l’équipe et de faire face aisément aux situations de stress.
  • Vous êtes autonome, pragmatique et débrouillard(e).
  • A l’écoute, vous êtes orienté(e) service et avez une attitude accueillante et bienveillante envers les patients.
  • La connaissance du néerlandais et de l’anglais est exigée.
  • Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique ou montrez de l’intérêt pour vous former.
  • Votre orthographe est impeccable !

 

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