Assistant•e•s Administratif•ve•s (H/F/X)

La Direction générale des Personnels de l’Education est chargée de veiller à la gestion administrative des membres des personnels de l'enseignement organisé par WBE et de mettre en œuvre les décrets et arrêtés adoptés par le Parlement et le Gouvernement de la Communauté française. Dans ce cadre, la Direction générale des Personnels de l’Education assure, notamment, la gestion et l’accompagnement, tout au long de leur carrière – de leur première entrée en fonction à leur départ définitif – des 30.000 membres des personnels qui œuvrent au quotidien en son sein.

Au sein de la Direction générale des Personnels de l’Education, le Service Général des Statuts et de la Carrière est chargé de la Direction du Service Social. Le Service Social accompagne les membres des Personnels tout au long de leur carrière au sein de Wallonie-Bruxelles Enseignement à l’occasion d’événements heureux et moins heureux de leur vie privée.

FONCTION

Vous êtes notamment chargé·e d’exécuter diverses tâches administratives à l’appui du (des) travailleur(s) social(aux) du service,  de gérer les demandes de primes et autres allocations aux membres du personnel, de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et d’assurer les contacts avec les membres du personnel bénéficiaires du service.

OBJECTIFS DE LA FONCTION

• Assurer le secrétariat du service et diverses tâches administratives
• Gérer des dossiers
• Gérer des données
• Gérer les contacts avec les membres du personnel bénéficiaires du service
• Assurer la gestion en lien avec les Relais sociaux

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

En tant qu’assistant·e administratif·ve, vous serez amené·e à :

• Assurer le secrétariat du service et diverses tâches administratives :

• Vous rédigez des lettres types et des lettres personnalisées pour le service ; 
• Vous traitez le courrier entrant et sortant ;
• Vous référencez les demandes ;
• Vous rédigez la brochure et circulaires du Service social ;
• Vous assurez la préparation et le suivi des réunions du Comité de gestion, en tenant compte des échéanciers ;
• Vous contribuez à l’établissement du procès-verbal des réunions.

• Gérer des dossiers :

• Vous traitez les demandes et dossiers selon les procédures d’usage ;
• Vous recherchez des informations utiles ;
• Vous préparez les documents de suivi des décisions administratives (arrêtés, encodage, notifications, etc.).

• Gérer des données :

• Vous gérez et encodez des données dans les fichiers de base de données ;
• Vous maitrisez les fonctions de base des applications informatiques ;
• Vous présentez les données sous forme de listes, tableaux, etc.. ;
• Vous utilisez des bases de données (Access logiciel de gestion des dossiers, HOD, Excel, DESI, Sens, base de données Access Relais sociaux, …).

• Gérer les contacts avec les membres du personnel bénéficiaires du service :

• Vous accueilliez au téléphone les bénéficiaires ;
• Vous recevez, filtrez et réorientez les appels vers les personnes et/ou services compétents ;
• Vous répondez aux demandes de renseignement simples et routinières ;
• Vous appréhendez le caractère d’urgence des informations à transmettre aux travailleurs sociaux ;
• Vous recherchez, vérifiez et diffusez des informations/ documents ;
• Vous informez les usagers du service de l’état d’avancement des dossiers.

• Assurer la gestion en lien avec les Relais sociaux :
• Vous tenez à jour la base de données des Relais sociaux du réseau WBE (personne de contact avec les secrétariats, personnes relais, personnes de référence au sein des établissements de WBE) ;
• Vous contactez les Relais sociaux et chefs d’établissements ;
• Vous organisez annuellement des rencontres des Relais sociaux.

Cette liste de tâche n’est pas exhaustive.

PLUS D’INFO SUR LA FONCTION ?

Nathalie.BEYENS | Responsable du Service Social

Tél : 02 413 40 79

Courriel : Nathalie.BEYENS@cfwb

CONDITIONS DE PARTICIPATION :

1.Diplôme Requis

Vous êtes en possession d’un certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d’un diplôme équivalent, ou de son équivalence reconnue par le Service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription  en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise (pour l'obtenir: 02/690.89.00 Service de l’équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur)

2. EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE : 

Vous disposez d’une expérience professionnelle pertinente de minimum 2 ans dans la gestion des dossiers

ET

Vous disposez d’une expérience professionnelle pertinente de minimum 1 an dans la gestion de contacts avec des usagers.

3. ATOUTS SUR DIPLÔME ET EXPERIENCE

Une expérience professionnelle en matière de secrétariat pour le secteur public constitue un atout.

Une expérience professionnelle dans le service social d’une entité publique constitue un atout.

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer votre candidature comportant impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae détaillé, rédigé en français et actualisé (avec les dates précises : jour, mois et année);
• Une lettre de motivation ;
• Une copie du DIPLÔME REQUIS (OU DE SON ÉQUIVALENCE);

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 15 août 2021 inclus. Complétez le formulaire sur notre site et joignez-y les documents requis.