Offre d'emploi : RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION ETAT CIVIL (m/f/x)

Région
Fernelmont (Commune), Namur (BE)
Salaire
Rémunération fixée sur base de l’échelle B1 (Diplôme supérieur de type court ou A1 (Diplôme de l’ens
Publication
vendredi 16 juillet 2021
Date limite
dimanche 15 août 2021
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Français

Située au cœur de la Wallonie, près de Namur sa capitale, la commune de Fernelmont compte aujourd’hui  plus de 8000 habitants et  se compose d’une dizaine de villages.

Malgré sa croissance, la Commune de Fernelmont veut rester fidèle à sa réputation d’ouverture et d’accueil.

Pour ce faire, elle veut renforcer l’équipe du Service Population.

Nous recrutons un RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION ETAT CIVIL (m/f/x) au grade d'employé B1 ou A1 selon diplôme  sous statut APE sous contrat à durée indéterminée.

ENVIRONNEMENT QUOTIDIEN :

Le service Population se compose de 4 employés qui reçoivent, écoutent et gèrent  les demandes des citoyens de la Commune.

Celles-ci sont  relatives aux changements d'adressse, aux cartes d'identité, aux passeports, aux permis de conduire, aux cohabitations légales, aux extraits de casier judiciaire,...

Le service a  pour mission  d’informer les citoyens sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre et ensuite délivre les documents demandés.

Il est donc en contact quotidien avec le citoyen et est souvent le premier  “visage” de la Commune.

Le service population travaille sous l’autorité de la direction générale.

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES DE LA FONCTION:

En tant que responsable du service population, vous êtes amené(e)  à :

  • Organiser le service : distribuer et superviser les activités et tâches de l’équipe, organiser et animer les réunions intra et interservices ; développer la polyvalence et la cohésion de l’équipe ;
  • Assurer la veille législative du service, mettre en place des procédures pur s’assurer de la bonne application de la législation, être la personne de contact des autorités administratives et judiciaires concernées ; rédiger et vérifier les documents/rapports/courriers du service ;
  • Accueillir les citoyens et répondre aux  démarches administratives et sociales (attirer l'attention de l'usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à effectuer) ;
  • Délivrer les documents officiels au guichet de la population (cartes d’identité, passeports, permis de conduire, extraits de casier judiciaire, autorisations, etc…) ;
  • Assurer le suivi des dossiers dont le service à la charge : déclarations de naissance, reconnaissances, choix du nom, déclarations de mariage, déclarations de décès, d'obtention de la nationalité belge, cohabitation légale,  changement de nom,  de prénom(s),…
  • Dans le cadre des mariages établir les carnets de mariage et veiller à l’organisation de la cérémonie (agenda, cadeaux, seconder l’Officier de l’Etat civil);
  • Organiser les élections (accès aux bureaux de vote, isoloirs, matériel électoral nécessaire, instructions, procurations électorales, affichages, bulletins de vote).

CONDITIONS DE PARTICIPATION :

  • Etre porteur au minimum d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court ou long, ou êtes titulaire d'un master universitaire dans les orientations suivantes : Droit ou sciences juridiques, sciences politiques, sciences administratives ou gestion publique ;
  • Vous disposez d'une expérience professionnelle suffisante en matière de gestion administrative et ce dans les domaines visés par la fonction, idéalement au sein d'une administration publique ;
  • Etre belge, lorsque les fonctions à exercer comportent une participation directe ou indirecte, à l’exercice de la puissance publique et aux fonctions qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de la Commune, ou, dans les autres cas, être belge ou citoyen de l’Union Européenne ou être en possession d’un permis de travail ou d’un permis de séjour;
  • Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer ;
  • Jouir des droits civils et politiques;
  • Etre de bonnes conduite, vie et mœurs;
  • Justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer;
  • Etre âgé de 18 ans au moins ;
  • Réussir un examen de recrutement (voir plus bas) ;
  • Disposer d’un passeport APE à la date d’engagement ;
  • Satisfaire durant toute la carrière aux conditions visées aux points 1°, 2°, 3° et 4° ci-dessus.

COMPETENCES REQUISES POUR EXERCER LA FONCTION :

Savoir :                 

  • Connaître le fonctionnement général d’une administration communale ;
  • Parler et écrire parfaitement en français 

Savoir-faire :

  • Utiliser les logiciels de bureautique et ceux spécifiques au service
  • Accueillir et comprendre les demandes ;
  • Distinguer l’utile de l’accessoire, identifier les priorités et optimiser son temps de travail ;
  • Se tenir au courant des nouvelles réglementations et appliquer les changements ;
  • Représenter (la réputation) l'image de la Commune en respectant ses valeurs, sa culture, ses formules.

Savoir-être :

  • Faire preuve d’autonomie tout en respectant le cadre hiérarchique et l’esprit d’équipe ;
  • Faire preuve de réserve, être discret et respecter le caractère confidentiel des informations traitées ;
  • Etre ponctuel tout en restant flexible pour assurer les permanences (soir et/ou samedi matin) ;
  • Etre profondément orienté client, avoir un vrai sens de l’accueil et du service ;
  • Savoir gérer le stress, les files d’attentes ou les éventuelles périodes plus intenses tout en restant calme, poli et empathique.

 

BAREMES ET AVANTAGES

Contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine) ;

Rémunération fixée sur base de l’échelle B1 (Diplôme supérieur de type court ou A1 (Diplôme de l’enseignement supérieur de type long ou universitaire);

Prise en compte de l’ancienneté du secteur public et privé ;

Allocation de fin d’année ;

Epargne-pension.

PROCEDURE DE RECRUTEMENT

La procédure de sélection se compose de deux épreuves :

Première épreuve :

  • Elle se présente sous la forme d’un examen écrit éliminatoire destiné à évaluer les connaissances générales et professionnelles, en relation avec la fonction.
  • Seuls les candidats qui ont réussi la première épreuve participeront à la deuxième.

Deuxième épreuve :

  • Elle se présente sous la forme d’un entretien approfondi mené par les membres de la commission.
  • Il permettra d'évaluer la personnalité du candidat, ses motivations, son niveau de raisonnement et son sens de l’accueil par la résolution de cas pratiques.
  •  

Conditions de réussite :

  • avoir obtenu 50% dans chacune des épreuves
  • avoir obtenu 60% pour l’ensemble des deux épreuves

Formalités relatives à l’introduction des candidatures

Le dossier de candidature doit comprendre :

  • une lettre de motivation,
  • un curriculum vitae,
  • une copie du diplôme requis,
  • un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois,
  • une copie du passeport APE (si possible).

Les candidatures doivent être introduites par courrier électronique à l’adresse

info@fernelmont.be (CV version Word) ou par pli simple à l’attention du Collège communal (Rue Goffin 2 à 5380 Noville-les-Bois) pour le 15 août 2021 au plus tard, la date de l’envoi du courrier électronique ou la date du cachet de la poste faisant foi.

Pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser au service du personnel au 081/83 02 62 ou 72.

Les candidatures incomplètes à la date de clôture ne seront pas prises en compte à l’exception du passeport APE qui pourra être remis au moment de l’engagement.

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