Secrétaire de direction (h/f)

En tant que Secrétaire de direction, votre rôle sera de fournir à l’administrateur délégué un support quotidien dans la mise en place des nombreuses procédures de la société et une assistance à la gestion journalière. Votre objectif sera en outre  de rendre la société accessible, aussi bien par téléphone que lors des visites des clients au siège grâce à un accueil humain et chaleureux. Le groupe pour lequel vous travaillerez, dispose d’une multitude de marques et d’entités en représentation, il sera essentiel de gérer un flux d’appel quotidien pour des demandes diverses et variées, propres à chaque entité. Jongler avec les demandes et les différents formulaires pour faire remonter des informations structurées est dès lors capital. Dans les phases plus calmes, vous réaliserez des tâches administratives telles que la préparation du courrier, des appels clients pour un suivi actif ou du démarchage de prospects, de l’encodage documentaire et de l’archivage. En bref, vous serez le pivot de la société permettant de diriger et encadrer les clients.

- Comprendre la structure du groupe et de ses sociétés filles et actifs

- Développer la connaissance des clients

- Etre réactif(ve) et répondre prioritairement aux appels de la chaîne hiérarchique

- Gérez le volume d’appel entrant dans la société et transmettre les communications à la personne ad hoc

- Gérez l’archivage et la rédaction de procédure, en texte ou en image

- Gérez l’encodage journalier des documents d’achats et des communications

- Gérez le suivi des projet

- Gérez la mise en contact de l’administrateur délégué avec les tiers

- Accueillir les visiteurs sur site

- Réceptionner le courrier et les colis pour la société ou les clients de la société

- Vous êtes ponctuel(le), fiable, rigoureux(se), structuré(e) et fiable.

- Vous maîtrisez les langues suivantes : anglais ( B2), néerlandais (B2), allemand (A1).

Mi-temps ( possibilité de temps pleins ), contrat intérim en vue d'engagement.