Adjoint(e)s administratif(ve)s de programme

ADJOINT(E)S ADMINISTRATIF(VE)S DE PROGRAMME

Ambassade du Canada à Bruxelles, Belgique

Postes à durée d'un an – Temps plein (37.5 heures par semaine) – ERP-A2

(Possibilité de renouvellement ou pouvant mener à un emploi à durée indéterminée)

Résumés des positions :

Poste 1

L’Adjoint(e) administratif(ve) du programme commercial de la Mission du Canada auprès de l’Union Européenne (UE) se rapporte au gestionnaire du programme commercial.  Le/la titulaire fournit un support administratif et exécutif au gestionnaire du programme commercial et à sept (7) agent(e)s de la section commerciale en :

• Coordonnant l’exécution de certaines tâches particulières comme la production de notes de breffage et la logistique de visites officielles ;
• Soutenant la section dans ses relations avec les contacts locaux et les entreprises et organisations canadiennes, notamment en organisant des réunions et des appels téléphoniques, maintenant une base de données des contacts, en assurant le suivi des demandes et menant des recherches de base, et compilant de la documentation pour les entreprises ;
• Soutenant la section dans ses activités de représentation d’intérêts et d’hospitalité, y compris l’organisation de la logistique d'événements ;
• Coordonnant et préparant l’agenda et les déplacements du gestionnaire du programme commercial, préparant des rapports financiers et budgétaires, traitant les réclamations et les factures, rédigeant les procès-verbaux des réunions de la section et effectuant des tâches administratives générales.

Poste 2

L’Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) fournit des services de soutien administratif à l’Ambassadeur du Canada en Belgique et, dans une moindre mesure, au programme du Service de politique étrangère et de la diplomatie en :

• Exécutant des tâches administratives et de bureau comme la supervision de l’emploi du temps du gestionnaire, la préparation des documents de réunion, le traitement de la correspondance, la réception des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs et la préparation et le suivi de documents tels que des rapports, des lettres et des tableaux, ainsi que l’organisation des voyages, des visites, des activités d’accueil et de l’hébergement, la planification des réunions et des rendez-vous, la coordination des demandes nécessitant son approbation.
• Préparant des estimations de coûts et en assurant un suivi des dépenses liées aux déplacements, aux réunions, aux activités d’accueil, aux conférences, aux ateliers et à d’autres activités et en fournissant du soutien au gestionnaire pour la préparation des feuilles de calcul du budget et des données statistiques financières.
• Répondant aux appels téléphoniques et aux courriels aussi bien qu’en assurant la liaison avec les administrations locales sur l’application et l’administration des privilèges diplomatiques.

Comment postuler :

Les candidat(e)s intéressé(e)s doivent compléter le formulaire d’application en ligne via le bouton "POSTULER" ou via le lien suivant :

 http://wfca-tpce.com/fr/vacancyView.php?requirementId=4654&

Vous trouverez également les conditions d’emploi et les critères de sélection en cliquant sur ce lien .

Date de clôture des candidatures : 24 octobre 2021

 PROGRAM ADMINISTRATIVE ASSISTANTS

Embassy of Canada , Brussels, Belgium

One year full time positions (37.5 hours per week) – LES-A2

(Possibility of renewal or that could lead to an indeterminate employment)

Jobs summaries :

Position 1

The Program Administrative Assistant to the Trade section of the Mission of Canada to the European Union in Brussels reports to the Trade Program Manager. The incumbent provides executive and administrative support to the Trade Program Manager and seven (7) officers in the Trade section by: 

• Coordinating the execution of certain specific work such as the production of briefing material and the logistics for official visits.
• Supporting the section’s relations with local contacts and Canadian companies and organizations including through scheduling meetings and calls, maintaining a contact database, tracking inquiries, conducting background research, and compiling material for clients.
• Supporting the section’s formal advocacy and hospitality activities, including arranging event logistics.
• Coordinating and preparing the Trade Program Manager’s schedule and travel, preparing financial and budgetary reports, processing claims and invoices, writing minutes of section meetings, and performing general clerical duties.

Position 2

The Executive Administrative Assistant provides clerical and administrative support to the Ambassador of Canada to Belgium and to a lesser extent to the Foreign Policy and Diplomatic Services program by:

• Performing clerical and administrative tasks such as overseeing the supervisor’s agenda, preparing meeting documents, processing correspondence, receiving telephone calls, welcoming visitors and preparing and keeping track of documents such as reports, letters, and charts, as well as making travel, visit, hospitality and accommodation arrangements, scheduling meetings and appointments, coordinating requests for his/her approval.
• Preparing cost estimates and tracking expenditures related to travel, meetings, hospitality events, conferences, workshops and other activities and provides support to the supervisor in the preparation of budget worksheets and financial statistical data.
• Receiving and responding to telephone calls and e-mails as well as liaising with the local government concerning the application and administration of diplomatic privileges.

How to apply

All persons interested in this offer shall complete the online application form via the button "postuler" or via the following link :

http://wfca-tpce.com/vacancyView.php?requirementId=4654&

You will also find all conditions and selection criteria via this link.

Deadline for application : October 24th 2021