Coordinateur·trice administratif·ve

La société

Bruxelles Environnement est l’administration bilingue de l’environnement et de l'énergie de la Région de Bruxelles-Capitale.

Nous sommes chargés d’un large éventail d'activités dans le domaine de l’environnement, avec comme mission d’œuvrer pour une meilleure qualité de vie pour tou·te·s les Bruxellois·es. Pour faire face aux défis climatiques, nous voulons jouer un rôle de facilitateur dans la transition de la Région bruxelloise vers une société décarbonée à l’horizon 2050.

Notre but est de réduire les émissions directes et indirectes de gaz à effet de serre, ainsi que de limiter les impacts du changement climatique et tous types de nuisances environnementales.

Grâce à l’implication de nos collaborateur·rice·s, aux valeurs que nous partageons (Respect – Innovation – Responsabilité) et à notre approche transversale en faveur de l’environnement, nous sommes en mesure, en tant qu’organisation, de nous adapter aux défis actuels et à venir, et d’atteindre notre vision à long terme.

Nous sommes actuellement à la recherche d'un (m/f/x) Coordinateur·trice administratif·ve

Fonction

Vous travaillerez à la division Espaces verts, sous-division Accueil et prévention dans les parcs.

Incluant plus de 200 gardiens et gardiennes de parc, la sous-division Accueil et prévention dans les parcs a pour mission d’assurer la prévention et un accueil qualitatif de l’ensemble du public dans les espaces verts. Afin d’optimaliser le suivi administratif des projets en cours, des procédures et de la communication vers le terrain ainsi que vers les différents services, elle souhaite s’adjoindre la collaboration d’un·e coordinateur·trice administratif·ve.

Tâches

• Vous assurez en support aux différents responsables de la sous division, la coordination administrative de l’ensemble de la sous-division
• Vous apportez un soutien administratif, logistique et vous assurez le secrétariat pour l’ensemble de la sous-division Accueil & prévention dans les parcs, aussi bien la cheffe de sous-division, sa collaboratrice, les chefs de département, de secteur et d’équipe que les gardiens.
• Vous assurez/veillez au bon suivi administratif des projets menés au sein de la sous-division :
• Vous vous assurez du suivi des communications vers le terrain, de leur bonne compréhension par les agents concernés, du respect des délais, de l’aboutissement des procédures et mettez en place les outils permettant d’assurer le suivi, en vous rendant, si nécessaire, sur place.
• Vous répondez aux questions des usagers·ères, rédigez les PV de réunions, assurez les mises en forme réglementaires et participez à la rédaction de notes et documents divers (notes disciplinaires, notes au Cabinet du Ministre, réponses à des questions parlementaires, rapports d’activités…)
• Vous assurez un accompagnement organisationnel et administratif dans des procédures spécifiques (rencontres d’agents, journées d’accueil des nouveaux agents, formations, séances d’information, visites médicales…)
• Vous collaborez à l’élaboration et à la mise à jour de procédures diverses, constituez des fichiers et en assurez l’actualisation.
• Vous mettez à jour des différents listings (mails, …)
• Vous assurez un rôle de relais administratif vis-à-vis des services internes (RH, Planification, Formations, Achats généraux, services Communication…), notamment dans le cadre de la procédure d’accueil des nouveaux ou de fin de collaboration, de procédures d’affichage dans les locaux de terrain, de fournitures spécifiques, des changements d’affectation géographique etc.
• Vous entretenez un contact aisé avec le personnel de terrain.
• Vous contribuez à préparer des présentations tant orales qu’écrites au service des chefs de département, de sous-division et de leurs collaborateurs
• Vous développez des outils de communication favorisant la fluidité de l’information vers les équipes de terrain et autres services

Profil

Diplôme*: Master 

* Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l’équivalence de diplôme à votre candidature.

Expérience

Minimum 1 an d’expérience en gestion administrative et/ou communication 

Compétences techniques

• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Vous traitez des dossiers et vous participez à des réunions dans les deux langues. Vous communiquez aisément en néerlandais et en français à l'écrit comme à l'oral
• Connaissance des missions et valeurs de Bruxelles Environnement
• Connaissances en informatique : Outlook, Word, Excel, Powerpoint

Compétences comportementales

• Vous analysez et intégrez de l’information provenant de différentes sources.
• Vous prenez des décisions et initiez des actions.
• Vous exprimez vos idées de manière claire et compréhensible, à l’oral comme à l’écrit.
• Vous vous adaptez facilement aux changements et aux circonstances variées.
• Vous réagissez efficacement au stress et à la critique.
• Vous créez et maintenez un réseau de contacts.
• Vous travaillez aisément en équipe et contribuez à la bonne entente entre collègues.
• Vous agissez de manière orientée service aux usager·ère·s ou bénéficiaires.
• Vous montrez du respect envers les autres, la réglementation et l’environnement.
• Vous développez continuellement vos connaissances et aptitudes professionnelles.
• Vous êtes orienté·e résultats et vous atteignez vos objectifs.

Offre

• Un contrat temps plein et prenant fin à l’arrêt des subsides régionaux en matière des Contrats de Rénovation Urbaine (durée estimée : 2.5 ans), avec possibilité d’intégrer une réserve de recrutement pour des contrats à durée indéterminée du même niveau
• Un travail à temps plein
• Un emploi au sein d’équipes motivées dans une administration éco-dynamique avec possibilité de télétravail
• Un salaire selon les barèmes de la fonction publique (pécule de vacances et prime de fin d’année)
• Outre les services prestés dans le secteur public, il est possible de bénéficier d'une reconnaissance pour 6 ans maximum de services prestés dans le secteur privé ou comme indépendant.
• Des chèques-repas (8 €)
• Possibilité de prime de bilinguisme (via examen Selor)
• Une formation continue
• Un horaire flexible
• Une assurance hospitalisation
• Abonnement offert pour les transports en commun domicile - travail
• Une prime vélo ou possibilité de vélo d’entreprise
• 35 jours de congés par an (sur base d’un régime de travail à temps plein)
• Possibilité d’inscription dans la crèche à proximité

Intéressé.e ?
Postulez au plus tard le 07/11/2021 (CV et lettre de motivation).

Bruxelles Environnement garantit une procédure de sélection sans discrimination, sur base des compétences requises.
« Parce que la diversité, c’est dans notre nature… »