Management Assistant

L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire (AFCN), organisme d’intérêt public autonome, œuvre chaque jour à la protection de la population, de l'environnement et des travailleurs contre le danger des rayonnements ionisants en collaboration avec une multitude de partenaires.

Le Directeur général est à la recherche d'un nouveau collègue / une nouvelle collègue : Management Assistant.

Fonction

Vous apportez un soutien administratif au Directeur général de l'AFCN de manière efficace et efficiente pour lui permettre de se concentrer sur l'atteinte de ses objectifs.

Vous rapportez directement du Directeur général.

Vos responsabilités:

• Vous effectuez des tâches administratives: vous préparez des courriers; vous gérez la correspondance; vous mettez en page la mise en page de documents, textes, notes et/ou présentations; vous faites les procès-verbaux des réunions. Vous êtes responsable de la préparation administrative et du suivi des réunions et des dossiers; vous créez des tableaux de suivi pour cela; Vous créez un classement;
• Vous contrôlez la qualité des documents (courriers, rapports, présentations, e-mails et notes), tant en termes de langue que de mise en page : relecture et correction de documents en néerlandais et en français et éventuellement aussi en anglais; vous faites ou lisez de courtes traductions en néerlandais et en français;
• Vous organisez et planifiez les activités, ainsi vous gérez l'agenda du directeur général. Vous êtes également responsable de l'organisation pratique des réunions. Vous planifiez des réunions, envoyez des invitations, réservez des salles et mettez à disposition le matériel nécessaire. Vous organisez les déplacements à l'étranger du directeur général, vous vous occupez du traitement administratif de l'inscription, de la réservation des hôtels et des transports, de la mise à disposition du matériel et du traitement des rapports des missions étrangères;
• Vous êtes la personne de contact et vous jouez le rôle d'intermédiaire pour le contact avec les interlocuteurs externes et/ou internes: vous recevez des visiteurs, vous enregistrez des messages et transmettez ces informations, vous envoyez des messages au nom du directeur général, vous en vérifiez la qualité de documents à signer par le directeur général. Vous vous concertez régulièrement avec le directeur général pour coordonner les priorités et les positions à prendre.

Profil

Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier.

Vous avez de préférence, 5 ans d'expérience professionnelle dans un rôle de Management Assistant au niveau de la direction. Une expérience dans un environnement de service public et une expérience dans un environnement bilingue sont des atouts.

Vos compétences :

• Intégrer l'information : Vous établissez des liens entre diverses données. Vous percevez la cohérence entre les différents éléments d'une tâche et envisagez plusieurs alternatives pour une situation. Vous tirez des conclusions correctes sur base d’une quantité importante d’informations, de faits et du contexte. Vous documentez vos propres connaissances et les partagez avec les autres;
• Décider : Vous prenez les bonnes décisions sur base d'informations (in)complètes. Vous effectuez une analyse approfondie des risques et de leur impact éventuel. Vous initiez les actions en fonction des décisions prises;
• Accompagner : Vous pouvez guider les autres, montrer l'exemple et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien. Vous pouvez aider les autres si nécessaire;
• Travail en équipe : Vous contribuez à créer et à promouvoir l'esprit de groupe en partageant votre opinion et vos idées et en contribuant à la résolution des conflits entre collègues. Vous alignez vos propres objectifs sur ceux de l'équipe et vous impliquez vos collègues dans des activités qui stimulent le sentiment de groupe;
• Conseiller : Vous adaptez le contenu de vos conseils aux besoins des parties prenantes. Vous définissez des attentes claires pour chaque partie prenante. Vous donnez des conseils corrects et substantiels aux autres. Vous basez vos conseils sur un raisonnement cohérent et sur la motivation qui sous-tend le raisonnement. Vous construisez une relation durable avec les autres, en partie grâce à votre crédibilité personnelle. Vous démontrez une expertise valorisée dans votre organisation et vos parties prenantes;
• Faire preuve de respect : Vous montrez du respect envers les autres, leurs idées et leurs opinions, et acceptez les procédures et les instructions. Vous appliquez correctement les règles et procédures en vigueur dans l'organisation. Si vous n'êtes pas entièrement d'accord avec celles-ci, vous faites des suggestions pour les améliorer, puis vous respectez les décisions finales. Vous respectez la structure hiérarchique et les différences de responsabilité et de prise de décision qui en découlent;
• Montrer la fiabilité : Vous agissez de manière intègre conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité;
• Le développement personnel : Vous pouvez planifier et gérer de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances;
• Atteindre les objectifs : Vous démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques :

• Vous maîtrisez les outils informatiques de MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams, CRM et Sharepoint);
• Vous pouvez vous exprimer couramment à l’’écrit et à l’oral en néerlandais, français et anglais. Une connaissance de base de l'allemand est un atout.   

Offre

Vous intégrez une équipe de professionnels enthousiastes et dynamiques.  Vous bénéficiez d’un contrat à durée indéterminée avec un package salarial aux normes du marché.

Vous bénéficiez en outre de divers avantages:

• Des chèques-repas ;
• Une assurance de groupe (pension complémentaire, capital en cas de décès, rente d’invalidité complémentaire) et une assurance hospitalisation entièrement prise en charge par l’employeur ;
• La gratuité des transports en commun entre votre domicile et votre lieu de travail ;
• Une intervention sur les coûts de téléphone mobiles et de télétravail;
• La possibilité de travailler à domicile;
• L’AFCN est située à 150 mètres de la gare de Bruxelles-Central.